Betriebliche Krankenversicherung (bKV) im SKR03 buchen

Die betriebliche Krankenversicherung (bKV) wird für immer mehr Unternehmen zum wichtigen Benefit. Sie schließen für ihre Mitarbeiter eine Kranken-Zusatzversicherung ab und übernehmen die Beiträge. Das verbessert nicht nur die Gesundheitsversorgung der Belegschaft, sondern macht Sie auch als Arbeitgeber attraktiver.

In der Buchhaltung müssen Sie die bKV-Beiträge korrekt erfassen – besonders im Kontenrahmen SKR03, der in Deutschland weit verbreitet ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie bKV-Beiträge richtig buchen, welche Konten Sie verwenden und welche steuerlichen Regeln gelten.

Was ist eine bKV und warum ist die Buchung wichtig?

Eine betriebliche Krankenversicherung (bKV) ist kein Ersatz, sondern eine Ergänzung zur normalen Krankenversicherung.

Der Arbeitgeber schließt einen Gruppenvertrag mit einem privaten Krankenversicherer ab und die Mitarbeiter sind die versicherten Personen. Der Arbeitgeber ist hier Versicherungsnehmer, nicht der Arbeitnehmer. Dadurch fließen die Versicherungsprämien direkt vom Arbeitgeber an den Versicherer.

Warum ist die korrekte Buchung wichtig? Die bKV ist ein geldwerter Vorteil für die Mitarbeiter. Falsches Buchen kann steuerliche Risiken bergen – zum Beispiel, wenn Sie die 50-€-Freigrenze falsch anwenden oder Beiträge nicht als sozialversicherungspflichtiges Entgelt behandeln, obwohl sie es sein müssten.

Außerdem gehören bKV-Beiträge in der Buchhaltung zu den Personalkosten, nicht zu allgemeinen Versicherungsaufwendungen. Eine saubere Trennung stellt sicher, dass Ihr Jahresabschluss und die Lohnabrechnungen stimmen.

Arbeitgeberfinanzierte bKV-Beiträge buchen (SKR03)

Zahlt Ihr Unternehmen die bKV-Beiträge zusätzlich zum normalen Gehalt, spricht man von arbeitgeberfinanziert. Hier trägt der Arbeitgeber die Kosten, ohne dass der Mitarbeiter dafür auf Gehalt verzichtet. Die Buchung dieser Beiträge erfolgt als Aufwand in der Kategorie Personal. Im SKR03 gibt es dafür spezielle Konten:

• 4140 – Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei: Dieses Konto nutzen Sie, wenn der bKV-Beitrag lohnsteuerfrei bleibt. Es zählt zu „Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersvorsorge und Unterstützung“ in der GuV.

• 4145 – Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig: Auf dieses Konto buchen Sie arbeitgeberfinanzierte bKV-Beiträge, wenn sie als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden müssen. Dieses Konto ist den Löhnen und Gehältern zugeordnet, es erhöht den Personalaufwand wie ein normaler Gehaltsbestandteil.

Welche der beiden Varianten Sie nutzen, hängt davon ab, ob der bKV-Beitrag als Sachlohn steuerfrei gewährt werden kann oder nicht. Entscheidend ist hier vor allem die 50-€-Sachbezugsfreigrenze und die Gestaltung der bKV.

Steuerfreie Sachzuwendung bis zu 50 € monatlich

Bleibt der bKV-Beitrag unter 50 € pro Monat und wird er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt (also ohne Gehaltsumwandlung oder Anrechnung auf bestehende Lohnansprüche), können Sie ihn in der Regel steuerfrei als Sachbezug behandeln.

Voraussetzung ist, dass Ihr Unternehmen Vertragsnehmer der Versicherung ist und direkt die Prämie an den Versicherer zahlt – es darf keine Barauszahlung oder alternative Geldleistung an den Arbeitnehmer geben.

Ist das erfüllt, greift die Sachbezugsfreigrenze von 50 € monatlich (§8 Abs.2 EStG).

In diesem Fall verbuchen Sie die bKV-Beiträge als lohnsteuerfreien Aufwand. Verwenden Sie dafür SKR03-Konto 4140 „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“. Gegenkonto ist typischerweise die Bank, da Sie die Prämie an die Versicherung zahlen.

Beispiel: Ihre Firma schließt für Mitarbeiter Max eine bKV ab. Die monatliche Prämie beträgt 40 € pro Mitarbeiter. Da 40 € unter der Freigrenze liegt und Sie als Arbeitgeber Versicherungsnehmer sind, ist das ein steuerfreier Sachlohn. Der Buchungssatz im SKR03 lautet zum Zahlungszeitpunkt:

• Soll 4140 (Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei) 40,00 € an Haben 1200 (Bank) 40,00 €

Damit erhöhen Sie Ihren Personalaufwand um 40 € und buchen die Zahlung an den Versicherer gegen die Bank. Lohnsteuer und Sozialabgaben fallen hier nicht an, da die 50-€-Freigrenze genutzt wird. In der Lohnabrechnung müssen Sie diesen Sachbezug aber trotzdem dokumentieren, damit er im Lohnkonto erscheint.

Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil (über 50 € oder Barlohn)

Übersteigt der bKV-Beitrag die 50-€-Grenze oder sind die Bedingungen für einen steuerfreien Sachbezug nicht erfüllt, wird der gesamte Beitrag steuerpflichtig. Dann handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der wie zusätzlicher Barlohn zu behandeln ist.

Auch wenn Sie den Betrag an die Versicherung zahlen, muss er beim Mitarbeiter als Arbeitslohn versteuert werden. Das ist z.B. der Fall, wenn die Prämie über 50 € liegt oder wenn Sie dem Mitarbeiter alternativ die Wahl geben würden, das Geld auszuzahlen (Barzuschuss).

Bereits ein geringes Überschreiten der Freigrenze führt dazu, dass der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird – es gibt keinen Freibetrag, sondern nur diese Freigrenze. In der Buchhaltung nutzen Sie für solche steuerpflichtigen bKV-Beiträge das Konto 4145 (Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig). Hier wird der Aufwand erfasst, der dem Mitarbeiter als Vorteil zugeflossen ist und versteuert werden muss.

Anders als bei der steuerfreien Variante müssen Sie jetzt auch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter bzw. Versicherer berücksichtigen. Da der Mitarbeiter den Vorteil versteuert, aber keine Auszahlung erhält (der Vorteil besteht ja in der Versicherungsleistung, nicht in bar), wird der Betrag in der Lohnabrechnung typischerweise einbehalten und an den Versicherer abgeführt.

In der Buchhaltung können Sie das über ein Verrechnungskonto lösen: SKR03-Konto 1748 – Verbindlichkeiten für Einbehaltungen von Arbeitnehmern. Dieses Konto dient dazu, einbehaltene Beträge (wie z.B. Beiträge, die vom Lohn abgezogen werden) zu erfassen, bis sie weitergeleitet werden.

Beispiel: Ihre Firma zahlt pro Mitarbeiter 60 € monatlich für eine bKV. 60 € überschreiten die Freigrenze, daher ist der Betrag voll lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. In der Lohnabrechnung erhöhen Sie das Steuerbrutto des Mitarbeiters um 60 € – dadurch fallen Lohnsteuer und Sozialabgaben an. Gleichzeitig behalten Sie die 60 € vom Auszahlungsbetrag ein, weil Sie sie ja an die Versicherung zahlen und nicht an den Mitarbeiter.

Der Buchungssatz im SKR03, wenn die Verpflichtung entsteht (z.B. am Monatsende nach Lohnabrechnung):

• Soll 4145 (Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig) 60,00 € an Haben 1748 (Verbindlichkeiten für Einbehaltungen von Arbeitnehmern) 60,00 €

Damit haben Sie den Personalaufwand um 60 € erhöht. Auf dem Konto 1748 steht nun die Schuld, diesen Betrag an den Versicherer zu zahlen. Wenn Sie die Überweisung an die Versicherung vornehmen, wird diese Verbindlichkeit ausgebucht:

• Soll 1748 (Verbindlichkeiten Einbehalt. AN) 60,00 € an Haben 1200 (Bank) 60,00 €

Nach der Zahlung ist das Konto 1748 wieder ausgeglichen. Die Lohnsteuer und Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung für die 60 € werden in der Lohnabrechnung berechnet. Die vom Arbeitnehmer einbehaltene Lohnsteuer überweisen Sie wie gewohnt ans Finanzamt. Gleiches gilt für Sozialversicherungsbeiträge: Der zusätzliche bKV-Vorteil erhöht das sozialversicherungspflichtige Brutto, somit steigen die Abgaben entsprechend.

Sie sehen, dass 4145 (lohnsteuerpflichtiger Aufwand) im Grunde den Bruttolohn der Mitarbeiter erhöht. In vielen Fällen könnten Sie auch direkt das Gehaltskonto (z.B. 4120 Gehälter) mit dem Betrag belasten. Aber die Verwendung von 4145 hilft Ihnen, die freiwilligen Leistungen getrennt vom regulären Gehalt auszuweisen. So behalten Sie den Überblick, was an Extras wie bKV geflossen ist.

Pauschalversteuerung als Alternative

Es gibt noch eine Sonderregel: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die bKV-Beiträge pauschal versteuern. Wenn die bKV als sogenannter sonstiger Bezug gewährt wird – es handelt sich um eine jährliche Zahlung im Rahmen eines Gruppenvertrags für eine größere Anzahl von Mitarbeitern – erlaubt § 40 Abs. 1 EStG eine Pauschalierung der Lohnsteuer.

Bis zu 1.000 € pro Mitarbeiter und Jahr können Sie dann mit 20% pauschal versteuern, anstatt den Mitarbeitern individuellen Lohnsteuerabzug zu berechnen. Dafür müssen Sie allerdings vorab einen Antrag beim Betriebsstätten-Finanzamt stellen.

Entscheiden Sie sich für diese Variante, bleibt der Beitrag für die Arbeitnehmer netto steuerfrei, da Sie als Arbeitgeber die Steuer übernehmen. Sozialversicherungsrechtlich ändert das allerdings nichts – die Beiträge gelten weiterhin als Arbeitsentgelt. Da sie aber steuerlich nicht individuell lohnversteuert, sondern pauschal vom Arbeitgeber versteuert werden, werden sie in der Lohnabrechnung meist als pauschal versteuerter Arbeitslohn gekennzeichnet.

Die Sozialabgaben sind dennoch fällig.

Buchhalterisch bedeutet die Pauschalversteuerung:

• Den bKV-Beitrag selbst buchen Sie wie oben beschrieben als Aufwand (i.d.R. 4145) und als Verbindlichkeit an 1748, die an den Versicherer zu zahlen ist.

• Zusätzlich buchen Sie die vom Arbeitgeber gezahlte Pauschalsteuer als Aufwand. Dafür bietet sich z.B. SKR03-Konto 4149 – Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge an. Die Buchung wäre: Soll 4149 an Haben 174 (Verbindlichkeit Finanzamt) in Höhe der pauschalen Lohnsteuer. Anschließend zahlen Sie diese Lohnsteuer ans Finanzamt (Ausbuchung der Verbindlichkeit gegen Bank).

Beispiel: Bei 60 € bKV-Beitrag pro Monat und Wahl der Pauschalversteuerung mit 20% entstünden 12 € Lohnsteuer pro Monat pro Mitarbeiter, die Sie ans Finanzamt abführen. Diesen Betrag tragen Sie als zusätzlichen Personalaufwand auf Konto 4149 ein. Für den Mitarbeiter bleibt der Vorteil steuerfrei (da Sie die Steuer übernommen haben), aber beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Egal ob individuell versteuert oder pauschal – alle bKV-Aufwendungen sind Betriebsausgaben für Ihr Unternehmen und damit steuerlich absetzbar. Die Entscheidung, welches Steuermodell Sie wählen, beeinflusst nur, wer die Steuerlast trägt (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber) und den bürokratischen Aufwand.

In den meisten Fällen ist es sowohl für Sie als auch für die Mitarbeiter vorteilhaft, die bKV als Sachlohn mit Ausnutzung der 50-€-Freigrenze zu gestalten. So sparen Sie sich und Ihren Angestellten Steuern und Sozialabgaben. Ist das nicht möglich, müssen Sie auf die anderen Modelle zurückgreifen.

Entgeltumwandlung: bKV durch Gehaltsverzicht finanzieren

Neben rein arbeitgeberfinanzierten Modellen gibt es die Variante der Entgeltumwandlung. Entgeltumwandlung bedeutet, dass der Arbeitnehmer einen Teil seines Bruttogehalts in eine Leistung umwandelt – normalerweise kennt man das von der betrieblichen Altersvorsorge, aber es kann auch bei einer bKV vorkommen.

Praktisch würde der Mitarbeiter zustimmen, dass z.B. 30 € seines Monatsgehalts nicht als Barlohn ausgezahlt, sondern für seine bKV-Prämie verwendet werden. Dadurch trägt letztlich der Arbeitnehmer die Kosten (durch Gehaltsverzicht), aber der Beitrag wird vom Arbeitgeber organisiert und überwiesen.

Wichtig: bKV via Entgeltumwandlung fällt nicht unter die 50-€-Freigrenze für Sachbezüge. Die Freigrenze gilt nur für Extras, die zusätzlich zum geschuldeten Lohn gewährt werden. Bei einer Entgeltumwandlung ist der bKV-Beitrag kein zusätzliches Extra, sondern kommt aus dem bestehenden Gehalt des Mitarbeiters. Steuerrechtlich betrachtet ist das Barlohn, auf den der Mitarbeiter verzichtet, um eine Versicherungsleistung zu bekommen – somit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig wie normaler Arbeitslohn. Es gibt hier – anders als etwa bei der bAV – keine spezielle Steuer- oder SV-Begünstigung für bKV-Entgeltumwandlungen.

Welche Konten verwendet man bei der Entgeltumwandlung?

Die Entgeltumwandlung spiegelt sich in der Buchung so wider, dass der Bruttolohn des Mitarbeiters gemindert wird (um den umgewandelten Betrag), und stattdessen eine Verbindlichkeit an den Versicherer entsteht. Im Ergebnis zahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter weniger aus, weil er einen Teil des Lohns für die Versicherung verwendet.

Buchhalterisch kann man das auf zwei Arten darstellen:

• Über das Lohnkonto reduzieren: Sie könnten den umgewandelten Betrag einfach vom Gehaltsaufwand abziehen. Beispiel: Mitarbeiterin Lisa hat 3.000 € Bruttogehalt und wandelt 30 € für bKV um. Sie buchen dann Soll Gehälter 2.970 € statt 3.000 €, und die 30 € tauchen als Gehalt gar nicht erst auf. Diese Methode führt in der Finanzbuchhaltung dazu, dass Sie einfach weniger Gehaltsaufwand haben. Allerdings ist dann nicht transparent, wie viel für bKV geflossen ist.

• Separater Ausweis als freiwilliger Aufwand: Alternativ – und klarer – können Sie den Betrag als freiwilligen sozialen Aufwand (steuerpflichtig) buchen und gleichzeitig als Verbindlichkeit an den Versicherer ausweisen. Genau wie beim arbeitgeberfinanzierten steuerpflichtigen Vorteil nutzen Sie Konto 4145 und Konto 1748.

Um es pragmatisch zu halten: Viele Unternehmen buchen eine bKV-Entgeltumwandlung genauso wie einen arbeitgeberfinanzierten Beitrag, nämlich auf 4145 an 1748. Der Unterschied ist eher in der Lohnabrechnung spürbar: Der Mitarbeiter hat keinen zusätzlichen Vorteil, sondern weniger Bruttogehalt.

Beispiel: Mitarbeiter Tom verzichtet monatlich auf 50 € Bruttogehalt, um eine bKV-Familientarif zu finanzieren. In der Lohnabrechnung werden 50 € vom Brutto abgezogen. Tom spart darauf Lohnsteuer und Sozialabgaben zunächst nicht denn es ist ja Barlohn. Effektiv hat Tom brutto 50 € weniger, erhält dafür aber Versicherungsschutz.

Für die Buchung:

• Soll 4145 50 € an Haben 1748 50 €
  
• Soll 4120 1.950 € an Haben 1740 (Verbindlichkeit Lohn) 1.950 € für den restlichen Gehalt

In Summe haben Sie wieder 2.000 € Aufwand, davon 1.950 € Gehalt und 50 € freiwilliger Aufwand bKV. Die 50 € auf Konto 1748 werden dann an den Versicherer überwiesen (Soll 1748 an Haben Bank 50 €). Toms Auszahlungsbetrag ist um 50 € niedriger, was exakt durch die Überweisung an den Versicherer kompensiert wird.

Im Vergleich zum arbeitgeberfinanzierten Fall mit 50 € Sachlohn steuerfrei hat Tom hier keinen Vorteil beim Nettogehalt – er bezahlt die 50 € ja letztlich selbst aus seinem Brutto. Sie als Arbeitgeber sparen sich 50 € an Gehaltsauszahlung. Allerdings müssen Sie auf diese 50 € trotzdem die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung abführen.

Buchhalterisch verwenden Sie ebenfalls Konto 4145 (lohnsteuerpflichtiger Aufwand) und Konto 1748 (Verbindlichkeit an Versicherer) für den umgewandelten Betrag. Achten Sie darauf, dass in der Lohnabrechnung die Entgeltumwandlung korrekt als steuer- und sv-pflichtiger Vorgang erfasst wird. Einen steuerfreien Sachbezug können Sie bei Entgeltumwandlung nicht ansetzen, daher kommt Konto 4140 hier nicht zum Zug.

Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten der bKV

Die steuerliche Behandlung der bKV hängt davon ab, ob der Vorteil als Sachlohn oder Barlohn gilt.

• Sachlohn liegt vor, wenn keine Geldzahlung an den Mitarbeiter fließt, sondern eine Sachleistung (hier: Versicherungsleistungen) gewährt wird. Entscheidend: Der Arbeitgeber muss Vertragspartner der Versicherung sein und direkt zahlen, und der Mitarbeiter darf keine Wahlmöglichkeit haben, stattdessen Geld zu nehmen. Dann kann man die 50-€-Freigrenze für Sachbezüge nutzen.

• Barlohn ist es, wenn der Mitarbeiter das Geld bekommen könnte oder selbst Vertragspartner ist. Beispielsweise: Sie geben dem Mitarbeiter 50 € mehr Gehalt mit der Auflage, eine Versicherung abzuschließen – das ist letztlich Barlohn und voll steuerpflichtig. Auch Entgeltumwandlung wird vom Finanzamt wie Barlohn behandelt, weil es nicht zusätzlich ist.

Hintergrund ist ein BFH-Urteil von 2018, das klargestellt hat: Nur wenn der Arbeitgeber der Versicherungsnehmer ist und kein Bargeld ersatzweise gezahlt werden kann, handelt es sich um einen Sachbezug im Sinne des §8 EStG. Daraufhin hat das BMF in einem Schreiben 2021 die bKV in diese Linie eingeordnet.

Für Sie bedeutet das: Gestalten Sie die bKV möglichst als echten Sachlohn, um die Steuerfreiheit bis 50 €/Monat zu nutzen. Sie schließen den Vertrag, Sie zahlen die Beiträge direkt an den Versicherer, und der Mitarbeiter hat keinen Anspruch darauf, stattdessen das Geld zu bekommen. Dann bleibt es steuerfrei im Rahmen der Freigrenze.

Überschreiten Sie 50 € im Monat pro Mitarbeiter (oder gewähren noch andere Sachbezüge, die zusammen mit bKV über 50 € kommen), ist ab dem ersten Euro der komplette Betrag steuerpflichtig.

Sozialversicherung folgt der Steuer

In der Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung) werden bKV-Beiträge genauso behandelt wie in der Steuer – es gibt keine eigenen Freigrenzen, außer jene, die das Steuerrecht bietet. Die Regel lautet: Was lohnsteuerfrei ist, bleibt auch sozialabgabenfrei; was lohnsteuerpflichtig ist, ist beitragspflichtig.

• Steuerfreie bKV (Sachbezug unter 50 €): Dieser Teil zählt nicht zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt. Sie müssen dafür keine SV-Beiträge berechnen. Der Mitarbeiter hat keinen zusätzlichen Abzug und Sie als Arbeitgeber keinen zusätzlichen Beitrag. Die 50-€-Grenze gilt pro Monat und Mitarbeiter für alle Sachbezüge zusammen. Versorgen Sie z.B. Ihre Mitarbeiter noch mit Tankgutscheinen oder anderen Sachleistungen, müssen Sie die zusammenrechnen. Überschreiten sie in Summe 50 €, wird alles darüber beitragspflichtig.

• Steuerpflichtige bKV (geldwerter Vorteil): Dieser Betrag erhöht das Bruttoentgelt für die Sozialversicherung. Entsprechend steigen die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge. Wenn Sie es individuell versteuern, zahlt der Mitarbeiter seinen Anteil der SV-Beiträge auf diesen Vorteil; Sie zahlen Ihren Arbeitgeberanteil. Bei pauschaler Lohnsteuer hat der Mitarbeiter zwar keine Lohnsteuer auf den Vorteil, aber in der Sozialversicherung zählt er trotzdem als Entgelt. Somit fallen hier ebenfalls Beiträge an.

• Entgeltumwandlung: Hier ändert sich am sozialversicherungspflichtigen Brutto nichts, solange der bKV-Beitrag nicht steuerfrei ist. Beispiel: Mitarbeiter verzichtet auf 50 € Brutto für bKV -> sein sozialversicherungspflichtiges Entgelt ist immer noch diese 50 € wert, da kein SV-Privileg existiert. Der Mitarbeiter kann also nicht Sozialabgaben sparen durch die Umwandlung.

Es gibt keinen Sozialversicherungs-Trick bei der bKV. Die bKV ist entweder komplett als Benefit on top steuer- und abgabenfrei (kleinere Beiträge) – dann ist alles gut. Oder sie ist entsprechend voll abgabenpflichtig. Seien Sie sich dessen bewusst, wenn Sie ein bKV-Modell einführen.

Arbeitgeber-Pauschalsteuer: Wer trägt die Last?

Wenn Sie sich entscheiden, die bKV-Beiträge pauschal zu versteuern (20% nach §40 Abs.1 EStG), übernehmen Sie als Arbeitgeber die Steuerlast. Für den Mitarbeiter bleibt der Vorteil dann steuerfrei (weil Sie ja die Steuer zahlen). Sozialversicherungspflicht bleibt bestehen. Aus Mitarbeitersicht ist das ähnlich attraktiv wie der Sachlohn unter 50 €. Aus Ihrer Sicht als Arbeitgeber bedeutet es aber zusätzliche Kosten (die 20% Steuer).

Manche Arbeitgeber wählen diese Pauschalversteuerung, wenn die bKV-Beiträge zwar über 50 € liegen, aber man den Mitarbeitern trotzdem netto nichts wegnehmen will. Beispielsweise bei Prämien von 100 € pro Monat: Individuell versteuert würde das netto deutlich beim Arbeitnehmer ankommen. Mit Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber vielleicht ~20 € Steuer pro 100 € Beitrag, der Arbeitnehmer behält sein Nettogehalt wie zuvor. Dafür muss aber das Finanzamt zustimmen, und es geht nur, wenn einmal jährlich gezahlt wird und für viele Mitarbeiter.

Für die Buchhaltung: Sie buchen den Aufwand der Steuer extra (z.B. Konto 4149) und führen ihn ab. Die pauschale Lohnsteuer, die Sie als Arbeitgeber übernehmen, wird weder dem Mitarbeiter zugerechnet noch der Sozialversicherung unterworfen. Diese 20% sind aber für Sie als Betrieb absetzbar (Betriebsausgabe).

Unterschiede in den Buchungssätzen je nach Finanzierungsmodell

Hier eine kompakte Gegenüberstellung, wie sich die Buchung abhängig von der Finanzierungsart darstellt:

Finanzierungsart	Steuerliche Behandlung	SKR03 Aufwandskonto	Gegenkonto bei Buchung	Besonderheiten
Arbeitgeber zahlt zusätzlich (bKV als Sachlohn) Beitrag ≤ 50 € monatlich, Voraussetzungen erfüllt	Steuerfrei, keine SV-Beiträge	4140 Freiwillige soziale Aufw., lohnsteuerfrei	Bank (1200)	Sachbezug muss zusätzlich zum Lohn gewährt sein; Freigrenze von 50 € gilt für alle Sachleistungen zusammen.
Arbeitgeber zahlt zusätzlich (bKV als geldwerter Vorteil) Beitrag > 50 € oder Bedingungen nicht erfüllt	Voll steuer- und SV-pflichtig (individueller Lohnsteuerabzug beim Mitarbeiter)	4145 Freiwillige soziale Aufw., lohnsteuerpflichtig	Verbindlichkeit an Versicherer (1748)	Mitarbeiter-Brutto erhöht sich um den Betrag; Lohnsteuer & SV vom Mitarbeiter einbehalten. Buchung über 1748, dann Zahlung an Versicherung.
Arbeitgeber zahlt, aber Lohnsteuer pauschal (Option nach §40 Abs.1 EStG)	Mitarbeiter steuerfrei, SV-pflichtig; AG zahlt 20% Steuer	4145 für Beitrag +4149 Pauschale Steuer auf sonst. Bezüge	1748 (Versicherer) +Verbindlichkeit Lohnsteuer (Konto für Finanzamt)	Voraussetzung: Gruppenvertrag, jährliche Zahlung, Finanzamt-Genehmigung. Pauschalsteuer als zusätzlicher Aufwand verbuchen und ans FA abführen.
Entgeltumwandlung (Mitarbeiter zahlt aus Gehalt) (bKV durch Bruttogehaltsverzicht)	Voll steuer- und SV-pflichtig (kein Steuerprivileg, da nicht zusätzlich)	4145 Freiwillige soziale Aufw., lohnsteuerpflichtig (oder Gehaltskonto reduzieren)	1748 Verbindlichkeit Versicherer	Bruttogehalt des Mitarbeiters reduziert sich um den Betrag; keine 50-€-Freigrenze anwendbar. Für Transparenz oft auf 4145 umgebucht und via 1748 an Bank.

^{Hinweis: Kontonummern beziehen sich auf SKR03. In Klammern sind die Kontobezeichnungen angegeben.}

Anhand der Tabelle können Sie schnell erkennen, welches Konto in welcher Situation zum Einsatz kommt. 4140 brauchen Sie ausschließlich, wenn wirklich ein steuerfreier Sachbezug vorliegt. 4145 ist das zentrale Konto für alle steuerpflichtigen Varianten – egal ob vom Arbeitgeber finanziert oder durch Gehaltsumwandlung. 1748 ist immer involviert, sobald der Beitrag nicht einfach zusätzlicher Aufwand bleibt, sondern vom Lohn einbehalten/weitergeleitet wird.

Lohnarten in der Lohnbuchhaltung

Lohnarten sind in der Entgeltabrechnung die Codes bzw. Kategorien, mit denen verschiedene Arten von Entgelt oder Abzügen gekennzeichnet werden.

Jede Lohnart ist hinterlegt mit bestimmten Regeln: Ob etwas steuerpflichtig ist, ob es sozialversicherungspflichtig ist, auf welche Konten es in der Finanzbuchhaltung gebucht wird. Für die korrekte Verbuchung der bKV müssen Sie in Ihrer Lohn- und Gehaltssoftware die passende Lohnart verwenden oder einrichten.

Was bedeutet das konkret? In DATEV Lohnabrechnung oder ähnlichen Programmen gibt es vordefinierte Lohnarten für steuerfreie Sachbezüge und für geldwerte Vorteile. Eine bKV als steuerfreier Sachbezug (≤50 €) würde man einer Lohnart wie „Sachbezug freiwillige KV vom AG bis 50 € steuerfrei“ zuordnen. Diese Lohnart stellt sicher, dass:

• der Betrag nicht in die Lohnsteuerberechnung einfließt (solange unter 50 € und „zusätzlich zum Lohn“ gegeben)
• nicht in die SV-Berechnung einfließt
• aber im Lohnkonto dokumentiert wird als Sachbezug

Gleichzeitig ist bei der Lohnart hinterlegt, auf welches Fibu-Konto sie gebucht wird. In unserem Fall wäre das SKR03/4140 für den Aufwand. Wenn die Software richtig eingerichtet ist, erzeugt sie beim Buchen der Gehaltsjournale gleich den richtigen Buchungssatz (4140 an Bank) für diese Lohnart.

Welche Lohnart bei steuerpflichtigem bKV-Beitrag?

Für einen steuerpflichtigen bKV-Beitrag würden Sie eine Lohnart nutzen, die den Betrag zum steuer- und SV-pflichtigen Brutto addiert. Das könnte z.B. eine Lohnart „geldwerter Vorteil Krankenversicherung steuerpflichtig“ sein. Diese sorgt dafür, dass:

• der Betrag auf der Gehaltsabrechnung als geldwerter Vorteil erscheint (falls AG-finanziert)
• Lohnsteuer und SV darauf berechnet werden
• der Nettolohn entsprechend gekürzt wird
• in der Fibu Konto 4145 angesprochen wird für den Aufwand und Konto 1748 für die Verbindlichkeit

Warum ist die richtige Wahl der Lohnart so wichtig?

Wenn Sie hier etwas falsch machen, kann viel schieflaufen:

• Falsche Steuerlichkeit: Wählen Sie versehentlich eine Lohnart, die den bKV-Beitrag als steuerfrei behandelt, obwohl er eigentlich steuerpflichtig wäre, dann führt die Lohnabrechnung keine Steuer ab. Im schlimmsten Fall fällt das erst bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung auf – dann drohen Steuernachzahlungen und Säumniszuschläge. Achten Sie immer darauf, die 50-€-Grenze im System zu hinterlegen.

• Falsche SV-Behandlung: Wenn die Lohnart falsch eingerichtet ist und keine SV-Beiträge berechnet, obwohl sie müssten, kann das zu Nachberechnungen führen. Sozialversicherungsprüfer schauen auf sowas genau.

• Fehlerhafte Kontierung: Jede Lohnart ist mit Fibu-Konten verknüpft. Verwenden Sie eine falsche, könnte der bKV-Beitrag plötzlich auf Versicherungsaufwand 4360 oder sonstwo landen, wo er nicht hingehört.

Viele Softwarelösungen haben in aktuellen Versionen vordefinierte Modelle für bKV. Informieren Sie sich beim Hersteller oder in der Dokumentation. Wenn nicht, erstellen Sie eine neue Lohnart:

• für steuerfreie bKV: Kennzeichen „steuerfrei nach §8 Abs.2 EStG bis 50 €“, SV-frei, Fibu: Aufwand 4140 an Bank
• für steuerpflichtige bKV: Kennzeichen steuer- und SV-pflichtig, ggf. Pauschalsteuer, Fibu: Aufwand 4145 an Verbindlichkeit 1748

Eine weitere Rolle der Lohnarten: Sie sorgen dafür, dass die bKV im Lohnkonto getrennt ausgewiesen wird. Nach §4 Abs.2 Nr.3 LStDV sind Sie verpflichtet, jeden Sachbezug im Lohnkonto einzeln aufzuzeichnen. Die Lohnarten steuern genau das – sie „benennen“ den Bezug auf der Abrechnung. Zum Beispiel steht dann im Lohnkonto „Sachbezug bKV Januar 2025 – 40,00 € steuerfrei“ drin.

Die korrekte Einrichtung der Lohnarten ist die halbe Miete für richtige Buchungen. Kontrollieren Sie nach Einführung der bKV unbedingt in den ersten Abrechnungen:

• Wird der bKV-Beitrag richtig auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen?
• Stimmen die Steuer- und SV-Berechnungen?
• Kommt im Buchungsjournal der Betrag auf den erwarteten Konten (4140/4145 und 1748)?

Rückstellungen für zukünftige bKV-Leistungen: Wann ist das nötig?

In der Regel sind bKV-Verträge jährliche Versicherungsverträge, die Sie als Arbeitgeber mit dem Versicherer abschließen. Die Beiträge zahlen Sie laufend (meist monatlich oder jährlich) und erhalten dafür vom Versicherer die Leistung.

Nach Ende des Versicherungsjahres besteht normalerweise keine Verpflichtung mehr, außer Sie verlängern den Vertrag für das nächste Jahr. Deshalb müssen Sie für die laufende bKV normalerweise keine Rückstellungen in der Handelsbilanz bilden – die Aufwendungen werden einfach als Betriebsausgaben in der Periode erfasst, in der sie anfallen.

Es gibt aber Ausnahmefälle, in denen Sie an Rückstellungen denken müssen:

Langfristige Zusagen an Mitarbeiter

Falls Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern zusagt, die bKV über einen längeren Zeitraum oder sogar im Ruhestand zu gewähren, kann daraus eine ungewisse Verbindlichkeit entstehen.

Beispiel: Sie versprechen in der Betriebsvereinbarung, dass alle ausscheidenden Mitarbeiter im Rentenalter noch 5 Jahre lang bKV-Schutz auf Firmenkosten erhalten. Das wäre eine Verpflichtung, die über das aktive Arbeitsverhältnis hinausgeht. Für solche Zusagen müssten Sie eine Rückstellung nach §249 HGB bilden. Das käme einer Pensionsrückstellung ähnlich, nur eben für Krankenversicherungsleistungen.

Die Bewertung solcher Rückstellungen wäre komplex, aber das sprengt meistens den Rahmen normaler bKV-Modelle.

Beitragserhöhungen oder versprochene Leistungen in der Zukunft

Manche bKV-Modelle könnten vorsehen, dass der Arbeitgeber künftige Beitragssteigerungen übernimmt oder bestimmte Leistungen garantiert. Wenn Sie sich heute verpflichten, in 3 Jahren eine bestimmte Zahlung zu leisten, könnte dafür eine Rückstellung notwendig sein.

Bereits eingetretene Versicherungsfälle

Das betrifft eher den Versicherer als Sie. Sie zahlen ja die Prämie, nicht die Leistung. Sollte es aber ein Modell geben, wo Ihr Unternehmen direkt gewisse Gesundheitskosten trägt und der Versicherer erstattet, dann müssten Sie ggf. am Jahresende antizipative Posten bilden.

Was ist mit der Rechnungsabgrenzung?

Wenn Sie die bKV-Prämie für ein ganzes Jahr im Voraus bezahlen (kommt vor, um Rabatte zu erhalten), dann müssen Sie am Jahresende eine aktive Rechnungsabgrenzung bilden für den Anteil, der ins nächste Jahr gehört.

Beispiel: Sie zahlen im Juli 2025 die Prämie für Juli 2025 bis Juni 2026 auf einmal. Zum 31.12.2025 haben Sie dann 6 Monate (Jan-Jun 2026) Vorauszahlung geleistet, die als Aktive RAP in die Bilanz muss. Das ist aber keine Rückstellung, sondern eine Abgrenzung.

In 90% der Fälle brauchen Sie keine Rückstellungen für eine bKV. Die Ausgaben fallen an und werden als Aufwand gebucht – fertig. Prüfen Sie aber die Verträge und Versprechungen Ihres bKV-Modells:

• Gibt es eine verbindliche Zusage für zukünftige Zeiträume, die über den üblichen Vertragszeitraum hinausgeht?
• Handelt es sich um eine leistungorientierte Verpflichtung ähnlich einer betrieblichen Altersversorgung?

Wenn Sie unsicher sind, ziehen Sie einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer hinzu.

Typische Fehler bei der bKV-Buchung und wie Sie sie vermeiden

Bei der Verbuchung der betrieblichen Krankenversicherung kann einiges schiefgehen. Hier sind häufige Fehler aus der Praxis:

Falsches Konto verwendet

Einer der häufigsten Fehler ist, bKV-Beiträge auf ein allgemeines Versicherungskonto zu buchen (z.B. „Versicherungen“ 4360 SKR03) statt auf ein Personalaufwandskonto. Dadurch würde der Aufwand zwar in Summe stimmen, aber falsch zugeordnet. Die bKV ist ein personalbezogener Aufwand und gehört zu den Sozialleistungen in der GuV, nicht zu den Sachversicherungen.

Vermeidung: Nutzen Sie die oben genannten Konten (4140/4145) ausdrücklich für bKV und ähnliche freiwillige Leistungen.

50-€-Freigrenze falsch angewendet

Hier lauern mehrere Fallen. Zum einen müssen Sie aufpassen, dass die Grenze pro Monat und Mitarbeiter gilt und alle Sachbezüge umfasst.

Beispiel: Schenkt Ihr Unternehmen dem Mitarbeiter im selben Monat einen 30-€-Tankgutschein und zahlt 30 € bKV-Prämie, sind das zusammen 60 € Sachlohn – Freigrenze überschritten! Dann wären beide Vorteile steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. Ein häufiger Fehler ist, fälschlich anzunehmen, die 50 € gelten je Benefit.

Vermeidung: Führen Sie für jeden Mitarbeiter eine Übersicht oder nutzen Sie die Lohnsoftware, die Sachbezüge addiert. Zweite Falle: Entgeltumwandlung – manche glauben, man könne durch Gehaltsverzicht die 50 € nutzen. Das ist falsch: zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn ist Voraussetzung. Vermeidung: Gewähren Sie die bKV echt on top, oder versteuern Sie sie, wenn nicht on top.

Sozialversicherung übersehen

Einige denken, wenn etwas steuerfrei ist, sei es automatisch sozialversicherungsfrei – was im Prinzip stimmt, aber man muss sauber arbeiten. Anderer Fehler: Bei pauschal versteuerten Beträgen zu glauben, auch SV entfällt.

Vermeidung: Für SV gibt es nur ganz wenige eigene Regeln. Die bKV kennt keine speziellen SV-Befreiungen außer denen, die parallel zur Steuerfreiheit laufen.

Lohnart falsch bzw. unvollständig eingerichtet

Stellen Sie sich vor, Sie richten eine neue Lohnart für bKV ein, vergessen aber, das Fibu-Konto zu hinterlegen. Dann wird zwar der Lohn korrekt abgerechnet, aber im Buchungssatz-Journal taucht der Posten vielleicht auf einem Unbekannt-Konto auf.

Vermeidung: Nach Einführung einer neuen Lohnart immer einen Testlauf machen. Prüfen Sie die automatisch erzeugten Buchungssätze.

Verzicht auf Dokumentation

Ein Fehler wäre, keine oder unzureichende Dokumente zur bKV aufzubewahren. Bei einer Betriebsprüfung möchte der Prüfer vielleicht den Gruppenversicherungsvertrag, die Liste der versicherten Mitarbeiter und die interne Regelung sehen.

Vermeidung: Sorgen Sie für eine saubere Dokumentation: bewahren Sie Verträge, Rechnungen der Versicherung und interne Mitteilungen/Betriebsvereinbarungen zur bKV auf.

Rückstellungs-Thema ignoriert

Wie erwähnt, meistens kein Thema. Aber wenn es doch relevant ist (z.B. langfristige Verpflichtung gemacht) und Sie vergessen eine Rückstellung zu bilden, wäre der Jahresabschluss falsch.

Vermeidung: Augen auf bei allem, was über das Normale hinausgeht.

GoBD-Verstöße

Sie buchen alles korrekt, haben aber keine Verfahrensdokumentation und Ihre digitalen Unterlagen zur bKV sind nicht geordnet. GoBD verlangt, dass alle steuerrelevanten Dokumente vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden.

Vermeidung: Implementieren Sie gleich ordentliche Archivierungsprozesse.

Sorgfalt ist die beste Medizin gegen Fehler. Halten Sie sich an folgende Checkliste:

• Habe ich den bKV-Beitrag richtig als Sachlohn oder Barlohn eingeordnet?
• Werden die 50 € pro Monat nicht überschritten bzw. wenn doch, alles korrekt versteuert?
• Sind alle Konten stimmig (4140 vs 4145, 1748) und bleibt am Periodenende kein Betrag auf einem Lohnverrechnungskonto hängen?
• Lohnkonto: Wird im Lohnkonto der bKV-Bezug getrennt ausgewiesen mit Betrag und Art?
• Belege & Unterlagen: Habe ich alle nötigen Dokumente zur Hand?
• Falls Pauschalsteuer: Wurde die beim Finanzamt beantragt und buche ich die Steuer auf ein separates Konto?
• Falls Entgeltumwandlung: Wurden Arbeitsvertrag/Betriebsvereinbarung entsprechend angepasst?

GoBD-Anforderungen: Dokumentation und Aufbewahrung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie Sie Ihre Buchführung organisieren und dokumentieren müssen, damit sie einer Steuerprüfung standhält. Für die buchhalterische Erfassung der bKV sind insbesondere folgende Punkte wichtig:

• Einzelnachweis und Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss nachvollziehbar sein – der Prüfer muss verstehen können, was die wirtschaftliche Grundlage ist. Daher sollten Sie zu jeder bKV-Buchung entsprechende Belege haben: die Rechnung oder Beitragsaufstellung des Versicherers pro Zahlungsperiode, ggf. mit Aufschlüsselung, welcher Betrag für welche Mitarbeiter gezahlt wurde. Bewahren Sie auch den Versicherungsvertrag selbst auf. Heften (oder speichern) Sie sich pro Jahr eine Kopie des Vertrags und der Beitragsrechnung ab, die genau den gebuchten Betrag zeigt.

• Dokumentation der Sachbezüge im Lohnkonto: §4 Abs.2 LStDV verlangt, dass im Lohnkonto Bar- und Sachlohn getrennt ausgewiesen werden. Sie müssen also für jeden Mitarbeiter aufzeichnen, in welchem Zeitraum er welchen Sachbezug erhalten hat und wie hoch dieser war. Moderne Lohnsoftware erledigt das automatisch, wenn Lohnarten korrekt gesetzt sind. Bei einer Lohnsteuerprüfung wird der Prüfer genau diese Aufzeichnungen sehen wollen.

• Verfahrensdokumentation: Die GoBD fordert, dass Sie eine Verfahrensdokumentation vorhalten sollen. Darin beschreiben Sie, wie in Ihrem Unternehmen Buchführungsprozesse ablaufen, insbesondere bei EDV-Einsatz. Für die bKV bedeutet das: In Ihrer Verfahrensdoku sollte ein Abschnitt zur Lohnabrechnung sein, in dem vermerkt ist, dass eine bKV gewährt wird, wie diese in der Lohnsoftware erfasst wird und wie die Daten in die Finanzbuchhaltung fließen.

• Unveränderbarkeit und Aufbewahrung von Unterlagen: Wenn Ihre bKV-Unterlagen elektronisch vorliegen (z.B. PDF-Rechnungen vom Versicherer per E-Mail), müssen Sie diese GoBD-konform archivieren. Die Dateien sollten unverändert und auffindbar gespeichert werden, idealerweise mit einem revisionssicheren Archivierungssystem. E-Mails allein im Outlook zu lassen, erfüllt das nicht unbedingt – besser, Sie speichern das PDF in einem zentralen Buchführungsordner oder verwenden ein DMS. Aufbewahrungsfrist: Lohnunterlagen und Buchungsbelege müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren. Das gilt selbstverständlich auch für den bKV-Vertrag und alle Abrechnungen.

• Arbeitsrechtliche Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass es einen schriftlichen Nachweis der bKV-Zusage gibt. Z.B. eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung, die festhält: „Alle Mitarbeiter erhalten ab Datum X eine vom Arbeitgeber finanzierte bKV mit folgenden Leistungen…“ und „dies stellt eine freiwillige Zusatzleistung dar“. Warum ist das relevant? Zum einen für Gleichbehandlung – nur dann darf es steuerfrei sein. Zum anderen als Beleg gegenüber Prüfern, dass es sich um „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ handelt. In dem Schriftstück sollte idealerweise stehen: „Die bKV wird zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt und kann nicht in Bar abgegolten werden.“

Eine sorgfältige Dokumentation schützt sowohl den Arbeitgeber als auch die Mitarbeiter. Für Sie bedeutet das Sicherheit bei Prüfungen und Klarheit über die Kosten; für Mitarbeiter bedeutet es, dass transparent ist, welchen Vorteil sie bekommen und dass alles korrekt abgerechnet wurde.

Datenzugriff für Prüfer

GoBD schreibt auch vor, dass Sie der Finanzbehörde auf Verlangen die elektronischen Daten zur Verfügung stellen müssen (Z1-Z3 Zugriffsarten). Bereiten Sie sich darauf vor, dass ein Prüfer vielleicht die digitale Lohnabrechnung einsehen will. Mit korrekter Lohnart und Kontierung wird er sehen: Sachbezug bKV 30 €, steuerfrei, LStDV-konform aufgezeichnet – alles gut.

Noch ein Wort zur IT-gestützten Verwaltung: Viele Versicherer bieten digitale Plattformen oder Apps an, über die Mitarbeiter Leistungen abrufen. Das ist praktisch, aber stellen Sie sicher, dass Sie als Arbeitgeber trotzdem regelmäßig eine Abrechnung der Beiträge bekommen. In der Buchführung sollten Sie immer auf diese Rechnung referenzieren können.

GoBD-Konformität bedeutet: Alles ist vollständig, zeitnah, richtig, ordnungsgemäß aufgezeichnet und jederzeit nachprüfbar. Konkret für bKV:

• Vollständig: Jeder gezahlte Euro an die Versicherung ist verbucht und durch Belege belegbar
• Richtig: Die Konten und Beträge stimmen, keine Vermischung mit anderen Posten
• Zeitnah: Buchung möglichst zeitnah zur Zahlung, spätestens im nächsten Monat
• Unveränderbar: Keine nachträgliche Manipulation von Einträgen
• Nachprüfbar: Ein Dritter kann den Zusammenhang von Buchung und Geschäftsvorfall erkennen

Halten Sie sich an diese Grundsätze, erfüllen Sie die GoBD-Anforderungen ohne Probleme.

Fazit: „Die buchhalterische Erfassung der bKV mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, ist aber gut zu bewältigen.“

Wichtig ist, dass Sie klar zwischen steuerfreiem Sachlohn und steuerpflichtigem Lohn unterscheiden, die richtigen SKR03-Konten verwenden und die Lohnabrechnung korrekt einstellen. Buchungstechnisch sind die Fälle relativ standardisiert.

Denken Sie immer daran: „Zusätzlich zum Lohn“ = Sachbezug möglicherweise steuerfrei, „anstatt Lohn“ = normaler Lohn. Diese goldene Regel entscheidet über 4140 vs. 4145 und über Steuerfreiheit vs. Steuerpflicht. Halten Sie sich an die gesetzlichen Vorgaben – insbesondere die 50-€-Grenze und die Dokumentationspflichten – dann können Sie Ihren Mitarbeitern die bKV steueroptimiert zukommen lassen, ohne in eine Buchführungsfalle zu treten.

Kommunikation und Dokumentation sind das A und O. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter transparent über die bKV-Leistung (was sie wert ist, wie sie versteuert wird) und dokumentieren Sie intern alle Schritte. So haben Sie auch bei Rückfragen von Mitarbeitern eine fundierte Antwort parat. Und bei einer Betriebsprüfung können Sie selbstbewusst auftreten, denn Sie haben alles ordentlich verbucht und belegt – GoBD-konform und prüfungssicher.