Mitarbeiter sind ständig krank: Was kann Arbeitgeber tun?

Kennen Sie das? Jeden Montag fehlt jemand, die Vertretungen sind überlastet, und Sie fragen sich langsam, ob das noch normal ist. Hohe Krankenstände belasten nicht nur Ihr Budget, sondern auch das gesamte Team.

An dieser Stelle kann ich Sie aber erstmal beruhigen: Sie stehen dem Ganzen keineswegs machtlos gegenüber. Als Arbeitgeber haben Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter aktiv zu fördern und Fehlzeiten nachhaltig zu senken.

Das Wichtigste in Kürze:

• Der Krankenstand in Deutschland liegt aktuell bei historischen 5,4 Prozent, das entspricht durchschnittlich 19,1 Fehltagen pro Mitarbeiter und Jahr.
• Sie haben als Arbeitgeber sowohl gesetzliche Pflichten (BEM, Arbeitsschutz) als auch zahlreiche freiwillige Maßnahmen zur Verfügung.
• Investitionen in Betriebliches Gesundheitsmanagement rechnen sich: Studien belegen einen Return on Investment von 1:2,7 – für jeden investierten Euro sparen Sie also 2,70 Euro durch weniger Fehlzeiten.
• Eine Kündigung wegen Krankheit ist nur unter sehr strengen Voraussetzungen möglich und sollte immer das letzte Mittel sein.

Wie ist der aktuelle Krankenstand in Deutschland?

Der Krankenstand hat 2024/2025 ein Rekordniveau erreicht. Mit durchschnittlich 5,4 Prozent im ersten Halbjahr 2025 waren an jedem Arbeitstag 54 von 1.000 Beschäftigten krankgeschrieben. Der BKK-Gesundheitsreport 2025 dokumentiert sogar einen Krankenstand von 6,4 Prozent, was 23,4 Kalendertagen pro Beschäftigtem entspricht.

Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Ihre Mitarbeiter häufiger krank sind als früher, dann täuscht Sie Ihr Eindruck nicht. Die Zahlen liegen deutlich über dem Vor-Corona-Niveau von 2019 mit 5,0 Prozent.

Woran erkranken Mitarbeiter am häufigsten?

Die drei Hauptursachen für krankheitsbedingte Fehlzeiten verteilen sich wie folgt:

Besonders besorgniserregend ist der kontinuierliche Anstieg psychischer Erkrankungen, die 2024 um 4,2 Prozent zunahmen. Das zeigt: Gesundheitsförderung im Unternehmen muss heute weit mehr umfassen als nur den klassischen Rückenkurs.

Meine Mitarbeiter sind ständig krank: Was kann ich als Arbeitgeber tun?

Sie haben eine ganze Palette an Instrumenten zur Verfügung, von gesetzlichen Pflichten bis zu freiwilligen Präventionsmaßnahmen. Ich zeige Ihnen die wichtigsten Hebel, an denen Sie drehen können.

Welche gesetzlichen Pflichten müssen Sie als Arbeitgeber erfüllen?

Bevor Sie über freiwillige Maßnahmen nachdenken, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen. Das schützt Sie nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern legt auch das Fundament für alle weiteren Maßnahmen.

Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?

Das BEM ist Ihre wichtigste gesetzliche Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX. Sie müssen es jedem Mitarbeiter anbieten, der innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Diese Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Betriebsgröße oder Branche.

Das Ziel des BEM ist klar definiert: gemeinsam mit dem Mitarbeiter klären, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden werden kann, wie erneuten Erkrankungen vorgebeugt werden kann und wie der Arbeitsplatz erhalten werden kann.

Ein strukturiertes BEM-Verfahren umfasst folgende Schritte:

• Feststellung der Arbeitsunfähigkeit (mehr als 30 Arbeitstage in 12 Monaten)
• Kontaktaufnahme zum betroffenen Mitarbeiter
• Erstgespräch mit Information über Ziele und Datenschutz
• Fallbesprechung im Zweitgespräch
• Vereinbarung konkreter betrieblicher Maßnahmen
• Durchführung und Umsetzung der Maßnahmen
• Überprüfung und Dokumentation der Ergebnisse

Das BEM ist übrigens nicht nur eine lästige Pflicht. Es ist auch Ihre beste Absicherung, falls Sie später doch einmal über eine krankheitsbedingte Kündigung nachdenken müssen. Ohne ordnungsgemäßes BEM haben Sie vor Gericht kaum Chancen.

Warum ist die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen so wichtig?

Seit 2013 sind Sie nach § 5 ArbSchG gesetzlich verpflichtet, auch psychische Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz systematisch zu ermitteln und zu beurteilen. Das gilt für alle Arbeitgeber ab einem Beschäftigten.

Die ernüchternde Realität sieht so aus: Laut einer Analyse von Dear Employee kommen nur 21 Prozent der Unternehmen dieser Pflicht nach. Die übrigen 78 Prozent verstoßen gegen das Arbeitsschutzgesetz. Seit 2018 kontrollieren Gewerbeaufsichtsamt und Berufsgenossenschaft verstärkt, bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen.

Nehmen Sie diese Pflicht ernst. Sie hilft Ihnen, Stressfaktoren zu identifizieren, bevor sie zu Burnout und langen Ausfallzeiten führen.

Wie können Sie Krankheiten präventiv verhindern?

Die wirksamsten Maßnahmen setzen an, bevor Mitarbeiter überhaupt krank werden. Prävention kostet Geld, aber sie spart deutlich mehr.

Lohnt sich Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) rein finanziell?

Ja, und zwar deutlich. Ein systematisches BGM ist die umfassendste Präventionsstrategie. Der iga-Report 40 der Initiative Gesundheit und Arbeit dokumentiert einen durchschnittlichen Return on Investment von 1:2,7. Für jeden investierten Euro sparen Sie also 2,70 Euro durch reduzierte Fehlzeiten.

Bei systematisch geplanten Gesundheitsmaßnahmen berichten Unternehmen von einer Reduzierung der Fehlzeitenquote um bis zu 26 Prozent. Das ist kein Wunschdenken, sondern wissenschaftlich belegt.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht das Potenzial solcher Maßnahmen: Ein deutscher Textilhersteller reduzierte laut Kayser Personalkonzepte seinen Krankenstand innerhalb von zwei Jahren von 6,8 Prozent auf 4,8 Prozent. Die Maßnahmen? Konsequentes BEM, regelmäßige Rückkehrgespräche, Arbeitssituationsanalysen in Abteilungen mit hohen Fehlzeiten und ein ganzheitliches BGM.

Welche Gesundheitsförderung ist steuerfrei?

Sie können Gesundheitsförderungsmaßnahmen bis zu 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren (§ 3 Nr. 34 EStG). Laut Haufe werden folgende zertifizierte Präventionskurse gefördert:

• Bewegung (Rückenschule, Ausdauertraining)
• Ernährung (Ernährungsberatung, gesunde Kantinenverpflegung)
• Stressbewältigung und Entspannung (Achtsamkeitstraining, Progressive Muskelentspannung)
• Suchtprävention (Raucherentwöhnung)

Der Vorteil gegenüber einem einfachen Fitnessstudio-Zuschuss: Bei zertifizierten Kursen handelt es sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Übersteigt die Förderung 600 Euro, muss nur der überschreitende Betrag versteuert werden.

Senken flexible Arbeitsmodelle den Krankenstand?

Ja, flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle senken nachweislich den Stress und damit die Fehlzeiten. Die Prognos-Studie „Work-Life-Balance als Motor für wirtschaftliches Wachstum“ dokumentiert, dass Unternehmen durch verkürzte Abwesenheitszeiten und schnelleren Wiedereinstieg nach Elternzeit von diesen Maßnahmen profitieren.

Zu den wirksamsten Maßnahmen gehören:

• Flexible Arbeitszeiten: Gleitzeit, Arbeitszeitkonten, Jahresarbeitszeitmodelle
• Flexibler Arbeitsort: Homeoffice-Regelungen, mobile Arbeit
• Reduktion von Pendelstress: Homeoffice vermeidet Stoßzeiten, flexible Arbeitszeiten ermöglichen entspanntere Anfahrten

Wichtig ist dabei eine klare Struktur, damit die Zusammenarbeit im Team funktioniert und Abläufe stabil bleiben.

Wie reagieren Sie richtig nach einer Krankheitsphase?

Nicht jede Erkrankung lässt sich verhindern. Umso wichtiger ist es, dass Sie nach einer Krankheitsphase richtig reagieren.

Wie führen Sie ein gutes Rückkehrgespräch?

Das Rückkehrgespräch nach einer längeren Abwesenheit (in der Regel ab drei Wochen) ist ein wichtiges Führungsinstrument. Es signalisiert Wertschätzung und hilft, mögliche betriebliche Ursachen für die Erkrankung zu erkennen. Die Haufe Akademie empfiehlt folgenden Ablauf:

• Freundliche Begrüßung und ehrliche Freude über die Rückkehr
• Erkundigung nach dem aktuellen Wohlbefinden
• Information über Veränderungen im Betrieb während der Abwesenheit
• Frage nach möglichen betrieblichen Ursachen für die Erkrankung
• Angebot von Unterstützungsmaßnahmen
• Gute Wünsche für die Wiederaufnahme der Arbeit

Führen Sie diese Gespräche fair und zugewandt. Mitarbeiter, die Wünsche zur Verbesserung ihrer Arbeitsbedingungen äußern, sollten Sie ernst nehmen.

Wie funktioniert die stufenweise Wiedereingliederung (Hamburger Modell)?

Das Hamburger Modell nach § 44 SGB IX ermöglicht arbeitsunfähigen Mitarbeitern die schrittweise Rückkehr in den Job. Der behandelnde Arzt erstellt einen Stufenplan, der festlegt, wie Arbeitszeit und Belastung schrittweise gesteigert werden.

Die Wiedereingliederung beginnt typischerweise mit wenigen Stunden pro Tag und wird erhöht, bis die volle Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt ist. Während der gesamten Dauer gilt der Mitarbeiter weiterhin als arbeitsunfähig und erhält Krankengeld von der Krankenkasse.

Dieses Modell hilft, lange Ausfälle zu verkürzen und den Wiedereinstieg zu erleichtern. Nutzen Sie es aktiv.

Warum kostet Präsentismus mehr als Krankmeldungen?

Während Sie sich auf hohe Krankenstände konzentrieren, übersehen Sie möglicherweise ein noch größeres Problem: Präsentismus. Das bezeichnet Mitarbeiter, die krank zur Arbeit kommen.

Die Zahlen sind durchaus erschreckend: Laut Ärztezeitung kostet Präsentismus die Wirtschaft etwa 257 Milliarden Euro pro Jahr, fast dreimal so viel wie Absentismus mit 90 Milliarden Euro. Pro Mitarbeiter verursacht Präsentismus Kosten von etwa 2.400 Euro jährlich, doppelt so viel wie durch Krankmeldungen.

54,6 Prozent der Beschäftigten geben an, mindestens einmal im Jahr krank zur Arbeit gekommen zu sein. Die Gründe? 47 Prozent wollen Kollegen nicht im Stich lassen, 39 Prozent haben zu viel zu tun, 20 Prozent fürchten die Reaktion des Chefs.

Die Konsequenzen von Präsentismus sind gravierend:

• Eingeschränkte Leistungsfähigkeit und erhöhte Fehlerquoten
• Ansteckung von Kollegen bei Infektionskrankheiten
• Erhöhtes Risiko für Chronifizierung von Krankheiten
• Erhöhtes Unfallrisiko

Schaffen Sie eine Kultur, in der kranke Mitarbeiter ermutigt werden, zu Hause zu bleiben. Das zahlt sich langfristig aus.

Wie oft dürfen Mitarbeiter krank sein?

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze, wie oft ein Mitarbeiter krank sein darf. Krankheit ist ein unverschuldetes Ereignis, und jeder Arbeitnehmer hat bei Arbeitsunfähigkeit laut § 3 EFZG Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen pro Erkrankung.

Für Sie als Arbeitgeber wird es jedoch relevant, wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen insgesamt fehlt. Dann müssen Sie ein BEM anbieten. Und für die Frage einer möglichen Kündigung haben die Gerichte Richtwerte entwickelt.

Ab wann gelten Fehlzeiten als auffällig?

Die Rechtsprechung orientiert sich an folgenden Werten:

Diese Werte sind Orientierungsmarken, keine starren Grenzen. Jeder Fall wird individuell betrachtet, und es fließen viele weitere Faktoren ein.

Kann man Mitarbeiter, die ständig krank sind, kündigen?

Ja, eine Kündigung wegen häufiger Krankheit ist grundsätzlich möglich, allerdings nur unter sehr strengen Voraussetzungen. Die krankheitsbedingte Kündigung sollte immer das allerletzte Mittel sein, nachdem alle anderen Optionen ausgeschöpft wurden. Das Hensche Arbeitsrecht-Portal fasst die Rechtsprechung umfassend zusammen.

Welche drei Stufen prüft das Bundesarbeitsgericht?

Das Bundesarbeitsgericht hat ein dreistufiges Prüfungsschema entwickelt. Alle drei Stufen müssen erfüllt sein, damit eine Kündigung wirksam ist.

Erste Stufe: Negative Gesundheitsprognose

Sie müssen nachweisen, dass der Mitarbeiter auch in Zukunft voraussichtlich in ähnlichem Umfang fehlen wird. Bei häufigen Kurzerkrankungen prüfen die Gerichte, ob der Mitarbeiter in den letzten zwei bis drei Jahren durchschnittlich mehr als sechs Wochen pro Jahr gefehlt hat.

Bei lang andauernden Erkrankungen muss zum Kündigungszeitpunkt laut Arbeitsrecht Siegen feststehen, dass in den nächsten 24 Monaten keine Genesung zu erwarten ist.

Zweite Stufe: Erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen

Die Fehlzeiten müssen zu konkreten Problemen führen. Laut TTP Rechtsanwälte zählen dazu:

• Störungen im Arbeitsablauf (Verzögerungen, Produktionsausfälle)
• Erhebliche Entgeltfortzahlungskosten
• Dauerhafte Mehrbelastung der Kollegen
• Kosten für Ersatzkräfte

Bei häufigen Kurzerkrankungen gilt: Die Kosten müssen für mindestens 45 bis 60 Krankheitstage pro Jahr anfallen und damit deutlich über dem Sechs-Wochen-Zeitraum liegen.

Dritte Stufe: Interessenabwägung

Selbst wenn die ersten beiden Stufen erfüllt sind, muss eine Abwägung aller Umstände ergeben, dass dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr zuzumuten ist. Dabei spielen eine Rolle:

• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• Alter des Mitarbeiters
• Unterhaltspflichten
• Schwerbehinderung
• Ob die Erkrankungen betrieblich bedingt sind
• Möglichkeit der Weiterbeschäftigung auf einem anderen Arbeitsplatz

Je länger die Betriebszugehörigkeit und je älter der Mitarbeiter, desto schwieriger wird eine Kündigung.

Warum scheitern die meisten Kündigungen ohne BEM?

In der Praxis scheitern die meisten krankheitsbedingten Kündigungen am fehlenden oder fehlerhaften BEM. Zwar ist das BEM formal keine zwingende Voraussetzung, aber ohne ordnungsgemäßes BEM trifft Sie laut EF Arbeitsrecht eine erheblich erschwerte Beweislast. Sie müssen dann darlegen, dass auch ein BEM nichts gebracht hätte. Das gelingt in der Praxis fast nie.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2021 klargestellt: Sie müssen laut Human Resources Manager ein erneutes BEM durchführen, wenn der Mitarbeiter nach einem abgeschlossenen BEM wieder länger als sechs Wochen erkrankt, auch wenn seit dem letzten BEM noch kein Jahr vergangen ist.

Auch formale Fehler im BEM können die Kündigung unwirksam machen. Das LAG Baden-Württemberg entschied, dass Sie den Mitarbeiter ordnungsgemäß über Zweck, Ablauf und Datenverarbeitung informieren und die Einwilligung korrekt einholen müssen.

Wie sage ich einem Mitarbeiter, dass er zu oft krank ist?

Das Fehlzeitengespräch gehört zu den schwierigsten Führungsaufgaben. Hier geht es darum, ein sensibles Thema anzusprechen, ohne den Mitarbeiter vor den Kopf zu stoßen. Mit der richtigen Vorbereitung und Haltung gelingt das.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Gespräch?

Führen Sie das Gespräch nicht direkt nach der Rückkehr aus einer Krankheitsphase. Wählen Sie einen neutralen Zeitpunkt. Planen Sie ausreichend Zeit ein und sorgen Sie für eine ungestörte Atmosphäre. Das Gespräch sollte unter vier Augen stattfinden.

Wie strukturieren Sie das Fehlzeitengespräch?

Ein strukturiertes Fehlzeitengespräch folgt diesem Ablauf:

• Einstieg mit Wertschätzung: Beginnen Sie freundlich und machen Sie deutlich, dass Sie den Mitarbeiter als Person und seine Arbeit schätzen. „Mir ist aufgefallen, dass Sie in letzter Zeit häufiger ausgefallen sind. Ich mache mir Sorgen und möchte verstehen, ob wir als Unternehmen etwas tun können.“
• Fakten sachlich benennen: Nennen Sie konkret die Fehlzeiten, ohne zu dramatisieren. Verzichten Sie auf Vorwürfe. „In den letzten zwölf Monaten waren Sie an 48 Tagen krankgeschrieben.“
• Auswirkungen erklären: Machen Sie die Konsequenzen deutlich, ohne zu beschuldigen. „Wenn Sie fehlen, müssen Ihre Kollegen einspringen. Das führt zu Überstunden und manchmal auch zu Verzögerungen bei Projekten.“
• Ursachen erfragen: Fragen Sie offen nach möglichen Gründen. Hören Sie zu, ohne zu urteilen. „Gibt es etwas in Ihrem Arbeitsumfeld, das zu den Ausfällen beiträgt? Können wir als Arbeitgeber etwas verbessern?“
• Lösungen entwickeln: Erarbeiten Sie gemeinsam konkrete Maßnahmen. Das können ergonomische Verbesserungen sein, flexible Arbeitszeiten, Anpassungen der Aufgaben oder die Vermittlung von Gesundheitsangeboten.

Halten Sie die Vereinbarungen schriftlich fest und vereinbaren Sie einen Folgetermin zur Überprüfung.

Welche Fehler sollten Sie im Gespräch vermeiden?

• Schuldzuweisungen: Krankheit ist in der Regel unverschuldet. Formulierungen wie „Sie sind zu oft krank“ oder „Das kann so nicht weitergehen“ erzeugen nur Widerstand.
• Diagnose-Fragen: Sie haben kein Recht zu erfahren, woran der Mitarbeiter erkrankt war. Fragen Sie nicht nach konkreten Krankheiten.
• Drohungen: Drohen Sie nicht mit Kündigung oder anderen Konsequenzen. Das vergiftet die Atmosphäre und führt selten zu Verbesserungen.
• Pauschalurteile: Vermeiden Sie Verallgemeinerungen wie „Sie fehlen immer montags“ oder „Jedes Mal, wenn es stressig wird, sind Sie krank.“

Gehen Sie mit echter Neugier und Unterstützungswillen in das Gespräch. Viele Mitarbeiter haben private Belastungen, von denen Sie nichts wissen. Manchmal stecken auch betriebliche Ursachen hinter den Fehlzeiten: ein toxisches Teamklima, Überforderung, mangelnde Wertschätzung oder ergonomische Mängel.

Mitarbeiter, die sich gesehen und ernst genommen fühlen, sind motivierter und seltener krank. Ein gut geführtes Fehlzeitengespräch kann der Beginn einer positiven Veränderung sein, für den Mitarbeiter und für Ihr Unternehmen.

Fazit: So senken Sie Fehlzeiten nachhaltig

Hohe Krankenstände sind kein Schicksal, dem Sie machtlos ausgeliefert sind. Sie haben als Arbeitgeber zahlreiche Hebel, um die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zu fördern und Fehlzeiten zu senken. Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick:

Erfüllen Sie zunächst Ihre gesetzlichen Pflichten: BEM anbieten, Gefährdungsbeurteilung durchführen, ergonomische Arbeitsplätze schaffen. Investieren Sie dann in Prävention, denn jeder Euro in Gesundheitsförderung bringt Ihnen 2,70 Euro zurück. Führen Sie Rückkehrgespräche wertschätzend und nutzen Sie Fehlzeitengespräche als Chance, gemeinsam Lösungen zu finden.

Und vergessen Sie nicht: Präsentismus kostet Sie mehr als Krankmeldungen. Schaffen Sie eine Kultur, in der kranke Mitarbeiter zu Hause bleiben dürfen.

Die Kündigung wegen Krankheit bleibt das letzte Mittel und ist nur unter sehr strengen Voraussetzungen möglich. Setzen Sie stattdessen auf Prävention, Wertschätzung und echtes Interesse an Ihren Mitarbeitern. Das zahlt sich langfristig aus, für die Gesundheit Ihrer Belegschaft und für Ihren Unternehmenserfolg.