Betriebliche Krankenversicherung in DATEV LODAS abrechnen

Sie haben sich für eine betriebliche Krankenversicherung entschieden und stehen jetzt vor der Frage, wie Sie das Ganze in LODAS abbilden.

Welche Lohnart brauchen Sie? Wie funktioniert die Pauschalversteuerung? Und warum landen Ihre Auswertungen manchmal erst Stunden später im System?

In meiner Beratung erlebe ich regelmäßig, dass genau diese technischen Fragen Geschäftsführer und Lohnbuchhalter verunsichern. Wenn Sie einmal verstanden haben, wie LODAS tickt, ist die bKV-Abrechnung kein Hexenwerk.

Das Wichtigste in Kürze:

• LODAS nutzt eigene Stammlohnarten (843 bis 845, 869, 870 bis 872, 230 und 231), die sich von DATEV Lohn und Gehalt unterscheiden.
• Die Verarbeitung erfolgt im DATEV-Rechenzentrum mit maximal einer Stunde Rückübertragungszeit.
• Der Standard-Netto-Abzug 9994 kann keine Kostenstellen verteilen. Für Kostenstellenverteilung brauchen Sie einen freien Netto-Abzug (9001 bis 9799).
• Bei Sachbezügen bis 50 Euro monatlich (Stammlohnart 869) fallen weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an.
• Die 50-Euro-Grenze ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Bei Überschreitung um einen Cent wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Was ist LODAS und für wen ist dieser Artikel gedacht?

DATEV LODAS steht für „Lohn- und Datenservice“ und ist eine cloudbasierte Lohnabrechnungslösung. Im Gegensatz zu DATEV Lohn und Gehalt, wo die Abrechnung lokal auf Ihrem Rechner läuft, erfassen Sie bei LODAS die Daten in einer Windows-Software und schicken sie dann zur Verarbeitung ins DATEV-Rechenzentrum. Nach der Verarbeitung bekommen Sie die Auswertungen zurück.

Das klingt komplizierter als es ist, bringt aber ein paar Besonderheiten mit sich, die Sie kennen sollten. Vor allem die Wartezeiten zwischen Datenerfassung und fertiger Auswertung sind gewöhnungsbedürftig, wenn Sie bisher mit Lohn und Gehalt gearbeitet haben.

Dieser Artikel richtet sich an Steuerberater, Lohnbuchhalter und Unternehmer, die eine betriebliche Krankenversicherung in LODAS abrechnen möchten. Ich setze voraus, dass Sie mit den Grundlagen von LODAS vertraut sind und wissen, wie Sie Mandanten anlegen und Bewegungsdaten erfassen.

Wie unterscheidet sich LODAS von Lohn und Gehalt?

Der größte Unterschied liegt im Verarbeitungsort. Bei Lohn und Gehalt rechnet Ihr Computer alles lokal durch und Sie sehen das Ergebnis sofort. Bei LODAS schicken Sie die Daten ins Rechenzentrum, warten auf die Verarbeitung und holen dann die Auswertungen ab.

	LODAS	Lohn und Gehalt
Verarbeitung	Im Rechenzentrum (Cloud)	Lokal auf Ihrem Rechner
Wartezeit	Maximal 1 Stunde	Sofort verfügbar
Lohnarten	Stammlohnarten 843 bis 845, 869, 870 bis 872	Standardlohnarten 2620, 3810 bis 3830
Folgelohnarten	Nicht verfügbar	Verfügbar
Verarbeitungsläufe	20 pro Tag (etwa stündlich)	Beliebig oft
Updates	Seltener (nur Erfassungsmaske)	Häufiger (komplette Software)

Für die bKV-Abrechnung bedeutet das konkret, dass Sie nicht mal eben eine Probeabrechnung machen und sofort das Ergebnis sehen können. Sie müssen die Daten senden, warten und dann prüfen. Das erfordert etwas mehr Planung, ist aber kein grundsätzliches Problem.

Welche Vorteile bietet LODAS?

LODAS punktet vor allem bei der Wartung und Administration. Sie brauchen weniger Updates auf Ihrem Rechner, weil die Berechnungslogik automatisch im Rechenzentrum aktualisiert wird. Außerdem ist der Installationsaufwand geringer, was besonders bei größeren Kanzleien mit vielen Arbeitsplätzen Zeit spart.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Weniger Updates auf Ihrem Rechner nötig
• Geringerer Installationsaufwand
• Automatische Aktualisierung der Berechnungslogik im Rechenzentrum
• Keine lokale Rechenleistung für komplexe Abrechnungen erforderlich

Wo liegen die Nachteile von LODAS?

Die Wartezeiten bei der Verarbeitung können nerven, besonders wenn Sie unter Zeitdruck stehen.

Außerdem gibt es keine automatischen Folgelohnarten wie in Lohn und Gehalt. Das bedeutet mehr manuelle Arbeit bei komplexeren Abrechnungsszenarien. Und wenn Sie kurzfristig Korrekturen brauchen, ist die fehlende Flexibilität manchmal ärgerlich.

Die wichtigsten Nachteile im Überblick:

• Wartezeiten von bis zu einer Stunde bei der Verarbeitung
• Keine automatischen Folgelohnarten verfügbar
• Weniger Flexibilität bei kurzfristigen Korrekturen
• Abhängigkeit von der RZ-Verfügbarkeit

Welche Stammlohnarten gibt es für die bKV in LODAS?

Die Wahl der richtigen Stammlohnart hängt davon ab, wie Sie die bKV steuerlich behandeln möchten. LODAS bietet vier verschiedene Varianten an, die ich Ihnen jetzt im Detail vorstelle.

Wann nutzen Sie die Stammlohnarten 843, 844 und 845 für die Nettolohnversteuerung?

Diese Variante ist die eleganteste Lösung, wenn der Arbeitgeber wirklich alles übernehmen soll, also den Versicherungsbeitrag, die Steuern und die Sozialversicherungsbeiträge. Der Mitarbeiter bekommt sein volles Nettogehalt, ohne dass irgendetwas abgezogen wird.

So funktioniert das Zusammenspiel der drei Lohnarten:

Stammlohnart	Bezeichnung	Funktion
843	Netto-Sachzuwendung	Bruttowert des bKV-Beitrags, wird automatisch mit 30% pauschalversteuert
844	Übernahme SV AN aus Sachbezug	Berechnet automatisch die AN-Sozialversicherungsbeiträge (ca. 20,9%)
845	Übernahme Steuer aus SV AN	Steuer auf die übernommenen SV-Beiträge

Sie geben in den Bewegungsdaten nur den Bruttowert mit Stammlohnart 843 ein. LODAS berechnet dann automatisch die Lohnarten 844 und 845.

Schauen wir uns das an einem konkreten Fall an. Ihr Mitarbeiter bekommt eine bKV mit einem monatlichen Beitrag von 65 Euro. Sie geben 65 Euro mit Lohnart 843 ein. LODAS berechnet dann automatisch folgende Positionen:

• 30% Pauschalsteuer auf 65 Euro ergibt 19,50 Euro (plus Kirchensteuer und Soli)
• Die AN-Sozialversicherungsbeiträge von etwa 13,57 Euro (Lohnart 844)
• Die Steuer auf diese SV-Beiträge von etwa 4,07 Euro (Lohnart 845)

Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen bei dieser Variante zwischen 100 und 110 Euro pro Monat. Das Nettogehalt des Mitarbeiters bleibt unverändert.

Ein wichtiger Hinweis zur Lohnart 845 ist, dass diese sozialversicherungsfrei geschlüsselt ist. Das verhindert eine Endlosschleife der Versteuerung. Die doppelte Versteuerung (Sachbezug plus Steuer auf SV) ist der gesetzliche Schlussstrich.

Wann nutzen Sie die Stammlohnart 869 für steuerfreie Sachbezüge bis 50 Euro?

Die administrativ einfachste Lösung greift, wenn Ihre monatlichen bKV-Beiträge unter 50 Euro liegen. Bei Stammlohnart 869 fallen weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an.

Die Voraussetzungen für diese Steuerfreiheit müssen Sie genau kennen:

• Der monatliche Gesamtwert aller Sachbezüge darf 50 Euro nicht überschreiten.
• Der Arbeitgeber muss Versicherungsnehmer sein.
• Es darf keine alternative Geldleistung möglich sein.
• Die Prüfung erfolgt monatlich, nicht jährlich.

Ein kritischer Punkt, den viele übersehen, ist die Unterscheidung zwischen Freigrenze und Freibetrag.

Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Wenn Ihr Mitarbeiter eine bKV für 45 Euro bekommt und zusätzlich einen Tankgutschein über 10 Euro, sind das zusammen 55 Euro. Der gesamte Betrag von 55 Euro wird dann steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur die 5 Euro Überschreitung.

Es gibt allerdings eine Ausnahme, die Ihnen Spielraum verschafft. Nach §37b oder §40 Abs. 1 EStG pauschal besteuerte Sachbezüge werden bei der Prüfung der 50-Euro-Freigrenze nicht berücksichtigt.

Das bedeutet konkret, dass ein mit §37b pauschalversteuerter bKV-Beitrag die 50-Euro-Freigrenze für andere Sachbezüge wie Tankgutscheine nicht beeinträchtigt.

Wann nutzen Sie die Stammlohnarten 870, 871 und 872 für die Pauschalversteuerung nach §37b?

Wenn Ihre bKV-Beiträge über 50 Euro liegen oder Sie die Freigrenze für andere Sachbezüge freihalten möchten, ist die Pauschalversteuerung nach §37b EStG oft die beste Wahl.

Die drei Stammlohnarten unterscheiden sich in der Sozialversicherungsbehandlung:

Stammlohnart	Bezeichnung	SV-Behandlung
870	Bezüge, besond. Pausch., sv-lfd	Laufende Sozialversicherung
871	Bezüge, besond. Pausch., jhrl	Jährliche Sozialversicherung (sonstiger Bezug)
872	Bezüge, besond. Pausch., sv-frei	Sozialversicherungsfrei

Den pauschalen Steuersatz von 30% hinterlegen Sie entweder mandantenweit unter Mandantendaten, dann Steuer, dann Pauschalsteuer im Feld „Abweichender Lohnsteuerprozentsatz“. Oder Sie legen ihn mitarbeiterspezifisch unter Personaldaten, dann Steuer, dann Pauschalsteuer fest.

Bei einem bKV-Beitrag von 80 Euro und Stammlohnart 870 sieht die Kostenverteilung folgendermaßen aus:

• Der Arbeitgeber zahlt 80 Euro Beitrag plus 24 Euro Pauschalsteuer (30%) plus etwa 17 Euro AG-Anteil Sozialversicherung, also insgesamt etwa 121 Euro.
• Der Arbeitnehmer zahlt seinen AN-Anteil Sozialversicherung von etwa 16 Euro, wodurch sich sein Netto um diesen Betrag reduziert.

Wann nutzen Sie die Stammlohnarten 230 und 231 für den Netto-Festbezug?

Diese alternative Methode wird auch als Hallesche-Methode bezeichnet, weil die Hallesche Krankenversicherung sie in ihrer Dokumentation beschreibt. Sie eignet sich für die individuelle Besteuerung als geldwerter Vorteil.

Die Stammlohnart 230 nutzen Sie für monatliche Abrechnungen, die Stammlohnart 231 für jährliche Einmalbezüge.

Das Besondere an dieser Methode ist, dass Sie den Nettobetrag eingeben, den der Mitarbeiter erhalten soll, und LODAS rechnet automatisch auf den erforderlichen Bruttobetrag hoch. Steuern und Sozialversicherung werden dabei korrekt berücksichtigt.

Wie richten Sie die bKV praktisch in LODAS ein?

Die Einrichtung einer neuen Lohnart für die bKV ist in wenigen Schritten erledigt. Ich zeige Ihnen jetzt alle notwendigen Schritte im Detail.

Wie legen Sie eine neue Lohnart an?

Öffnen Sie zunächst Mandantendaten und dann Lohnarten. Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol, um eine neue Lohnart anzulegen.

Die Einrichtung erfolgt in diesen Schritten:

1. Vergeben Sie eine fortlaufende Nummer, zum Beispiel 13, wenn bereits 12 Lohnarten vorhanden sind.
2. Wählen Sie eine individuelle Bezeichnung, etwa „bKV-Beitrag“ oder „bKV-Vollübernahme“.
3. Wählen Sie die passende Stammlohnart aus (843 für Nettolohnversteuerung, 869 für steuerfreien Sachbezug, 870 bis 872 für Pauschalversteuerung oder 230/231 für den Netto-Festbezug).
4. Nehmen Sie in den Stammlohnart-Registern die entsprechenden Hinterlegungen vor.
5. Speichern Sie die neue Lohnart.

Wie hinterlegen Sie den Pauschalsteuersatz?

Wenn Sie die Pauschalversteuerung nach §37b nutzen, müssen Sie den Steuersatz von 30% in LODAS hinterlegen.

Für eine mandantenweite Einstellung gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu Mandantendaten, dann Steuer, dann Pauschalsteuer.
2. Im Feld „Abweichender Lohnsteuerprozentsatz“ geben Sie 30,00 ein.
3. Diese Einstellung gilt dann für alle Mitarbeiter des Mandanten.

Wenn Sie den Steuersatz nur für einzelne Mitarbeiter festlegen möchten, öffnen Sie stattdessen Personaldaten, dann Steuer, dann Pauschalsteuer und geben dort den Wert ein.

Warum funktioniert die Kostenstellenverteilung nicht mit dem Standard-Netto-Abzug?

Der Standard-Netto-Abzug 9994 ist automatisch bei Stammlohnart 869 hinterlegt. Er hat aber eine wichtige Einschränkung, denn er kann keine Kostenstellen verteilen. Das ist ein Problem, wenn Sie die bKV-Kosten auf verschiedene Abteilungen aufteilen möchten.

Die Lösung besteht darin, einen eigenen Netto-Abzug im freien Nummernbereich 9001 bis 9799 anzulegen. So gehen Sie dabei vor:

1. Öffnen Sie Mandantendaten, dann Netto-Bezüge/Netto-Abzüge.
2. Legen Sie eine neue Zeile an und vergeben Sie eine freie Nummer, zum Beispiel 9100.
3. Als Bezeichnung wählen Sie etwa „bKV-KST“.
4. In der Spalte „KSt/KTr.-Verteilung“ wählen Sie JA aus.
5. Als FIBU-Konto hinterlegen Sie 4946 oder ein mandantenspezifisches 6-stelliges Konto.
6. Öffnen Sie Mandantendaten, dann Lohnarten und wählen Sie Ihre bKV-Lohnart aus.
7. In der Registerkarte Allgemein ändern Sie im Feld „Folge Netto-Abzug/Netto-Bezug“ den Wert von 9994 auf Ihren neu angelegten Netto-Abzug, also zum Beispiel 9100.

Wie richten Sie Auswertung 80 für den Buchungsbeleg ein?

Damit der Buchungsbeleg nach jeder Lohnverarbeitung automatisch zur Übernahme in die Finanzbuchführung bereitgestellt wird, müssen Sie Auswertung 80 einrichten.

Die Einrichtung erfolgt in diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zu Mandantendaten, dann Auswertungssteuerung, dann Standardauswertungen.
2. Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol oberhalb der Liste.
3. Wählen Sie Auswertung 80 (Buchungsbeleg) aus.
4. Aktivieren Sie „DFÜ an Institutionen“.
5. Speichern Sie die Einstellung.

Optional können Sie auch Auswertung 85 für einen Papierbeleg hinzufügen, was ich für die Dokumentation empfehle.

Wie erfassen Sie die Bewegungsdaten für die bKV?

Die monatliche Erfassung der bKV-Beiträge ist unkompliziert, wenn Sie die Lohnart einmal eingerichtet haben. Ich zeige Ihnen die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten.

Wie funktioniert die Standard-Monatserfassung?

Öffnen Sie den Mandanten mit Beraternummer und Mandantennummer. Navigieren Sie zu Bewegungsdaten, dann Monatserfassung oder alternativ zu Bewegungsdaten, dann Erfassungstabellen, dann Standard.

Die Erfassung erfolgt in diesen Schritten:

1. Wählen Sie den Mitarbeiter über das Symbol oder das Dropdown-Menü aus.
2. Öffnen Sie die Dropdown-Liste für die Lohnart und wählen Sie Ihre bKV-Lohnart aus.
3. Geben Sie den Wert ein. Bei Stammlohnart 843, 869 und 870 bis 872 geben Sie den Bruttobetrag ein, bei Stammlohnart 230/231 den Nettobetrag.
4. Klicken Sie auf Übernehmen.

Bei Netto-Festbezug (230/231) rechnet LODAS automatisch den erforderlichen Bruttobetrag hoch.

Können Mandanten die Daten selbst erfassen?

Ja, über DATEV Personal können Mandanten ihre Monatsdaten selbst erfassen. Das reduziert den Erfassungsaufwand in der Kanzlei um 50 bis 70%.

Als Steuerberater richten Sie das einmalig ein:

1. Öffnen Sie DATEV Personal und wählen Sie Konfiguration Monatsdaten.
2. Aktivieren Sie die gewünschten Lohnarten, die aus LODAS übernommen werden.
3. Sie können auch individuelle Bezeichnungen pro Mandant vergeben.
4. Senden Sie die Stammdaten einmal ins Rechenzentrum, damit neue Lohnarten in der Monatsdatenerfassung erscheinen.

Der Mandant loggt sich dann in DATEV Personal ein, klickt auf Monatsdaten erfassen, füllt die vorkonfigurierten Lohnarten aus und gibt die Daten zur Übermittlung frei.

In LODAS importieren Sie die Daten über Datenübernahme, dann ASCII-Daten importieren, dann Aus Rechenzentrum abrufen.

Wie funktioniert die Verarbeitung im Rechenzentrum?

DATEV garantiert 20 Verarbeitungsläufe pro Tag, etwa stündlich zwischen 6:00 und 22:00 Uhr. Die Rückübertragungszeit beträgt maximal eine Stunde nach Verarbeitungsbeginn, meistens geht es aber deutlich schneller mit 15 bis 30 Minuten.

Wie beschleunigen Sie die RZ-Kommunikation?

Wenn Ihre Auswertungen zu lange brauchen, liegt das oft an falschen Einstellungen. Mit den richtigen Anpassungen können Sie die Wartezeit deutlich reduzieren.

So optimieren Sie die Programmtermine:

1. Öffnen Sie die RZ-Kommunikation.
2. Navigieren Sie zu Konfiguration, dann Programmtermine.
3. Setzen Sie bei LODAS den Termin auf „Sofort“ statt „Nächster Rastertermin“.
4. Speichern Sie die Einstellung.

So verkürzen Sie das Abo-Intervall für Auswertungen:

1. Öffnen Sie RZ-Kommunikation, dann Konfiguration, dann Abo-System.
2. Reduzieren Sie das Zeitintervall von einer Stunde auf 10 bis 15 Minuten.
3. Speichern Sie die Einstellung.

Wie sieht der typische Workflow aus?

Der Workflow teilt sich in Probeabrechnung und Monatsabschluss auf. Beide Phasen erfordern jeweils einen Verarbeitungslauf im Rechenzentrum.

Der Ablauf bei der Probeabrechnung sieht so aus:

1. Erfassen Sie die Bewegungsdaten.
2. Senden Sie die Probeabrechnung.
3. Warten Sie auf die RZ-Verarbeitung (maximal eine Stunde).
4. Prüfen Sie die Auswertungen.
5. Bei Fehlern korrigieren Sie und wiederholen den Vorgang.

Der Ablauf beim Monatsabschluss sieht so aus:

1. Senden Sie nach erfolgreicher Prüfung den Monatsabschluss.
2. Warten Sie auf die RZ-Verarbeitung (maximal eine Stunde).
3. Rufen Sie die Auswertungen ab (automatisch per Abo oder manuell).
4. Drucken und verteilen Sie die Unterlagen.

Beachten Sie, dass eine einmal gesendete Abrechnung nicht mehr storniert werden kann. Es ist nur eine Wiederholungsabrechnung möglich.

Wie übertragen Sie den Buchungsbeleg in die Finanzbuchführung?

Der Buchungsbeleg wird nach der Lohnverarbeitung am gleichen Tag bereitgestellt und bleibt 36 Monate zum Abruf gespeichert. Die Übertragung in die FIBU ist ein wichtiger Schritt, um die bKV-Kosten korrekt zu verbuchen.

Welche Konten werden in der Buchführung verwendet?

Für die Kontierung nach SKR 03 verwenden Sie folgende Konten:

Konto	Bezeichnung	Soll/Haben	Verwendung
6072	Sachzuwendungen an AN	Soll	Aufwand für bKV-Beiträge
4946	Verrechnete sonstige Bezüge	Haben	Ertrag/Neutralisierung
3790	Lohnverrechnungskonto	Soll/Haben	Durchlaufposten
1750	AG-Leistung Zukunftssicherung	Soll	Alternative Verbuchung

Der typische Buchungsablauf funktioniert so, dass die Lohnabrechnung automatisch Konto 6072 im Soll mit dem bKV-Betrag und Konto 4946 im Haben mit dem gleichen Betrag bucht. Bei der Zahlung an die Versicherung buchen Sie Konto 3790 im Soll gegen Konto 1200 (Bank) im Haben.

Wie importieren Sie den Buchungsbeleg in die DATEV FIBU?

Für den manuellen Abruf in der FIBU gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und dann den Mandanten.
2. Navigieren Sie zu Mandant, dann Ergänzen, dann Lohnbuchungen holen.
3. Wählen Sie die Mandanten aus.
4. Führen Sie die Stapelverarbeitung durch.

Vollautomatisch geht es leider nicht, denn die Stapelverarbeitung muss manuell ausgelöst werden.

Wie sehen typische Abrechnungsbeispiele aus?

Konkrete Beispiele helfen Ihnen dabei, die verschiedenen Varianten besser zu verstehen. Ich zeige Ihnen vier typische Szenarien aus der Praxis.

Beispiel 1 zeigt den steuerfreien Sachbezug unter 50 Euro

Angenommen, der Arbeitgeber zahlt monatlich 45 Euro für die bKV. Es gibt keine weiteren Sachbezüge und der Arbeitgeber ist Versicherungsnehmer.

In diesem Fall brauchen Sie keine eigene Lohnart anzulegen, sondern verwenden einfach die Stammlohnart 869. In den Bewegungsdaten wählen Sie den Mitarbeiter aus, wählen Lohnart 869 (Sachbezug ST+SV frei) und geben 45,00 Euro als Wert ein.

Das Ergebnis auf der Lohnabrechnung sieht dann so aus:

Position	Betrag
Bruttogehalt	3.500,00 EUR
+ Sachbezug bKV (st-/sv-frei)	45,00 EUR
Steuerbrutto	3.500,00 EUR
SV-Brutto	3.500,00 EUR
Nettogehalt	2.100,00 EUR

Der Netto-Abzug 9994 wird automatisch erstellt. Die Kontierung läuft über 6072 im Soll und 4946 im Haben. Es fallen keine Steuern und keine Sozialversicherung an.

Beispiel 2 zeigt die Nettolohnversteuerung mit vollständiger Übernahme durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber zahlt monatlich 65 Euro für die bKV und möchte Steuern und Sozialversicherung komplett übernehmen. Der Mitarbeiter soll netto nichts zahlen.

Die Einrichtung erfolgt so:

1. Legen Sie eine neue Lohnart an mit Nummer 13, Bezeichnung „bKV-Vollübernahme“ und Stammlohnart 843.
2. In den Bewegungsdaten geben Sie 65,00 Euro als Wert ein.

LODAS berechnet dann automatisch folgende Positionen:

Lohnart	Beschreibung	Betrag
843	bKV-Beitrag (brutto)	65,00 EUR
844	AN-Sozialversicherung (20,876%)	13,57 EUR
845	Steuer auf SV-Beiträge	ca. 4,07 EUR
Pauschalsteuer 30%	Auf 65 EUR	19,50 EUR (+ KiSt/Soli)

Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen bei etwa 100 bis 110 Euro. Das Nettogehalt des Mitarbeiters bleibt unverändert.

Beispiel 3 zeigt die Pauschalversteuerung nach §37b mit Sozialversicherungspflicht

Der Arbeitgeber zahlt monatlich 80 Euro für die bKV und übernimmt die Steuerlast von 30%. Der Mitarbeiter zahlt seinen AN-Anteil Sozialversicherung.

Die Einrichtung erfolgt so:

1. Legen Sie den Pauschalsteuersatz fest unter Mandantendaten, dann Steuer, dann Pauschalsteuer mit dem Wert 30,00.
2. Legen Sie eine neue Lohnart an mit Nummer 14, Bezeichnung „bKV-§37b“ und Stammlohnart 870.
3. In den Bewegungsdaten geben Sie 80,00 Euro als Wert ein.

Das Ergebnis sieht so aus:

• Der Arbeitgeber zahlt 80 Euro Beitrag plus 24 Euro Steuer (30%) plus etwa 17 Euro AG-Anteil SV, also insgesamt etwa 121 Euro.
• Der Arbeitnehmer zahlt etwa 16 Euro AN-Anteil SV, wodurch sich sein Netto um diesen Betrag reduziert.

Beispiel 4 zeigt die Einrichtung der Kostenstellenverteilung

Das Unternehmen hat Kostenstellen für Vertrieb, Produktion und Verwaltung. Die bKV soll kostenstellengenau erfasst werden, aber der Standard-Netto-Abzug 9994 kann das nicht.

Die Lösung besteht aus folgenden Schritten:

1. Öffnen Sie Mandantendaten, dann Netto-Bezüge/Netto-Abzüge.
2. Legen Sie eine neue Zeile mit Nummer 9100, Bezeichnung „bKV-KST“, KSt/KTr.-Verteilung JA und FIBU-Konto 4946 an.
3. Öffnen Sie Mandantendaten, dann Lohnarten und wählen Sie die Lohnart mit Stammlohnart 869 aus.
4. In der Registerkarte Allgemein ändern Sie den Folge Netto-Abzug auf 9100 statt 9994.

Im Buchungsbeleg erscheint dann die Kostenstellenzuordnung:

Konto	Kostenstelle	Soll	Haben
6072	100 (Vertrieb)	45,00
4946	100 (Vertrieb)		45,00

Welche Fehler passieren am häufigsten?

In meiner Beratung sehe ich immer wieder die gleichen Fehler bei der bKV-Abrechnung in LODAS. Hier zeige ich Ihnen die fünf häufigsten Probleme und wie Sie sie lösen.

Warum kommen die Auswertungen zu spät an?

Wenn Ihre Auswertungen erst am nächsten Tag oder nach mehr als vier Stunden sichtbar sind, liegt das meist an falschen Einstellungen in der RZ-Kommunikation.

Die Ursachen sind typischerweise folgende:

• Der Programmtermin steht auf „Nächster Rastertermin“ statt „Sofort“.
• Das Abo-Intervall ist auf eine Stunde eingestellt.

Die Lösung ist einfach:

1. Prüfen Sie unter Konfiguration, dann Programmtermine, ob LODAS auf „Sofort“ gesetzt ist.
2. Prüfen Sie unter Konfiguration, dann Abo-System, ob das Intervall auf 10 bis 15 Minuten steht.

Warum erscheinen die Kostenstellen nicht im Buchungsbeleg?

Wenn der Sachbezug ohne Kostenstelle im Buchungsbeleg erscheint, liegt das am Netto-Abzug 9994, der keine Kostenstellenverteilung unterstützt.

Die Lösung besteht darin, einen freien Netto-Abzug im Bereich 9001 bis 9799 mit KSt/KTr-Verteilung JA anzulegen und diesen der Lohnart zuzuordnen.

Warum erscheint die neue Lohnart nicht in der Monatsdatenerfassung?

Wenn eine in LODAS neu angelegte Lohnart in DATEV Personal nicht sichtbar ist, wurden die Stammdaten noch nicht ins Rechenzentrum verarbeitet.

Die Lösung erfolgt in diesen Schritten:

1. Öffnen Sie LODAS.
2. Senden Sie die Stammdaten ins Rechenzentrum.
3. Warten Sie den Verarbeitungslauf ab.
4. Prüfen Sie dann erneut die Konfiguration Monatsdatenerfassung.

Was passiert, wenn die 50-Euro-Grenze überschritten wird?

Wenn Sie monatlich 51 Euro für die bKV und 10 Euro für einen Tankgutschein gewähren, sind das zusammen 61 Euro Sachbezüge. Der gesamte Betrag von 61 Euro wird steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur die Überschreitung.

Es gibt zwei Lösungsansätze für dieses Problem:

• Reduzieren Sie die bKV auf 40 Euro, sodass zusammen mit dem Tankgutschein nur 50 Euro entstehen.
• Versteuern Sie die bKV mit §37b pauschal, denn dann zählt sie nicht zur 50-Euro-Grenze für den Tankgutschein.

Warum funktionieren die Folgelohnarten nicht?

Wenn automatische Berechnungen wie in Lohn und Gehalt nicht funktionieren, liegt das an einer grundsätzlichen Einschränkung von LODAS. Automatische Folgelohnarten sind in LODAS Stand 2026 nicht verfügbar.

Als Alternative bleibt Ihnen die manuelle Erfassung oder der Wechsel zu Lohn und Gehalt.

Welche Best Practices sollten Sie beachten?

Mit den richtigen Arbeitsweisen können Sie die bKV-Abrechnung in LODAS deutlich effizienter gestalten. Hier sind meine wichtigsten Empfehlungen aus der Praxis.

Wie steigern Sie die Effizienz?

Nutzen Sie DATEV Personal für die Mandanten-Selbsterfassung. Das reduziert Ihren Erfassungsaufwand in der Kanzlei erheblich.

Weitere Effizienz-Tipps im Überblick:

• Passen Sie die Erfassungstabellen individuell an und platzieren Sie häufig benötigte Lohnarten prominent. Die DATEV Dokumentation dazu finden Sie unter Dokument 1036436.
• Wenn Sie viele Mandanten haben, können Sie Buchungsbelege für mehrere Mandanten auf einmal abrufen und die Stapelverarbeitung in der FIBU für alle gleichzeitig durchführen.

Wie vermeiden Sie typische Fehler?

Prüfen Sie monatlich, ob die Summe aller Sachbezüge pro Mitarbeiter maximal 50 Euro beträgt. Denken Sie daran, dass pauschal besteuerte Bezüge nach §37b oder §40 nicht zur 50-Euro-Grenze zählen.

Weitere wichtige Punkte zur Fehlervermeidung:

• Halten Sie den Datenfahrplan ein und senden Sie Probeabrechnungen mindestens zwei Stunden vor Frist.
• Bei knappen Terminen können Sie auch direkt den Monatsabschluss senden, allerdings ist dann kein Fehlerprotokoll mehr möglich.
• Bei Wiederholungsabrechnungen beachten Sie, dass diese nur bei bereits verarbeiteten Monaten funktionieren und in den gleichen Verarbeitungslauf wie der Folgemonat müssen.

Wie stellen Sie die Qualität sicher?

Prüfen Sie systematisch Ihre Auswertungen. Vergleichen Sie die Bruttogesamtkosten des Arbeitgebers mit der Versicherungsrechnung.

Ihre Qualitätsprüfung sollte diese Punkte umfassen:

• Sind die Netto-Abzüge korrekt zugeordnet?
• Erscheinen die Kostenstellen plausibel?
• Sind Steuern und Sozialversicherung korrekt berechnet?
• Stimmen die Summen im Buchungsbeleg mit dem Lohnjournal überein?
• Sind die FIBU-Konten korrekt zugeordnet?

Halten Sie außerdem Ihre Versorgungsordnung aktuell, dokumentieren Sie Änderungen im Mitarbeiterkreis und archivieren Sie die Versicherungsverträge sorgfältig.

Checkliste für die bKV-Einrichtung in LODAS

Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, bei der Einrichtung der bKV in LODAS keinen wichtigen Schritt zu vergessen. Ich habe die Aufgaben in sechs Phasen unterteilt.

Phase 1 umfasst die Vorbereitung

Bevor Sie in LODAS irgendwelche Einstellungen vornehmen, müssen Sie einige grundlegende Entscheidungen treffen und Voraussetzungen schaffen.

Diese Punkte sollten Sie in der Vorbereitung abhaken:

• Besteuerungsmodell festlegen (Sachbezug bis 50 Euro, §37b, §40 oder individuell)
• Versorgungsordnung erstellen (optional, aber empfohlen)
• Gruppenvertrag mit dem Versicherer abschließen
• Sicherstellen, dass der Arbeitgeber Versicherungsnehmer ist
• Monatlichen Beitrag pro Mitarbeiter ermitteln

Phase 2 umfasst die LODAS-Einrichtung beim Mandanten

Jetzt geht es an die technische Einrichtung in LODAS. Diese Schritte führen Sie einmalig durch.

Diese Punkte sollten Sie bei der LODAS-Einrichtung abhaken:

• Neue Lohnart unter Mandantendaten, dann Lohnarten anlegen (Nummer, Bezeichnung, Stammlohnart)
• Pauschalsteuersatz festlegen (falls §37b) unter Mandantendaten, dann Steuer, dann Pauschalsteuer auf 30,00%
• Netto-Abzug konfigurieren (falls Kostenstellen benötigt) mit freier Nummer 9001 bis 9799 und KSt/KTr-Verteilung JA
• Auswertung 80 einrichten unter Mandantendaten, dann Auswertungssteuerung mit „DFÜ an Institutionen“
• Buchungsbeleg-Einstellungen in der Finanzbuchführung prüfen

Phase 3 umfasst die Optimierung der RZ-Kommunikation

Die richtigen Einstellungen in der RZ-Kommunikation sparen Ihnen viel Zeit bei der täglichen Arbeit.

Diese Punkte sollten Sie bei der RZ-Kommunikation abhaken:

• Programmtermine auf „Sofort“ setzen unter Konfiguration, dann Programmtermine
• Abo-Intervall auf 10 bis 15 Minuten reduzieren unter Konfiguration, dann Abo-System
• Prüfen, ob der DFÜ-Sammler aktiv ist und LODAS installiert ist

Phase 4 umfasst die Personaldaten

Jetzt nehmen Sie die Mitarbeiter in die bKV auf und hinterlegen die notwendigen Daten.

Diese Punkte sollten Sie bei den Personaldaten abhaken:

• Mitarbeiter gemäß Versorgungsordnung in die bKV aufnehmen
• Kostenstellen hinterlegen (falls verwendet)
• Informationsschreiben an die Mitarbeiter versenden

Phase 5 umfasst die monatliche Abrechnung

Diese Schritte wiederholen Sie jeden Monat bei der Abrechnung.

Diese Punkte sollten Sie bei der monatlichen Abrechnung abhaken:

• Bewegungsdaten erfassen (Mitarbeiter auswählen, Lohnart bKV auswählen, Betrag eingeben)
• Probeabrechnung senden und Ergebnis prüfen
• Bei Fehlerfreiheit den Monatsabschluss senden
• Auswertungen abrufen und verteilen
• Buchungsbeleg in die FIBU importieren

Phase 6 umfasst die Dokumentation

Die saubere Dokumentation ist wichtig für Prüfungen und Ihre eigene Nachvollziehbarkeit.

Diese Punkte sollten Sie bei der Dokumentation abhaken:

• Sachbezüge im Lohnkonto dokumentieren gemäß §4 LStDV
• Versicherungsrechnungen archivieren
• Zahlungsnachweis an den Versicherer archivieren
• Bei Mitarbeiteraustritt die bKV-Regelung beachten

Die korrekte Abrechnung der betrieblichen Krankenversicherung in DATEV LODAS erfordert fundierte Kenntnisse über Stammlohnarten, Netto-Abzüge, RZ-Verarbeitung und Kontierung.

Die cloudbasierte Architektur von LODAS bringt Vorteile wie weniger Updates und automatische Aktualisierung mit sich, aber auch Nachteile wie Wartezeiten und fehlende Folgelohnarten.