Ihre Mitarbeiter sind krank. Das kann jedem passieren.
Aber wissen Sie, was Sie jeder einzelne Krankheitstag tatsächlich kostet?
Die meisten Geschäftsführer rechnen mit dem Bruttolohn für den Tag, vielleicht noch mit den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung. Die Rechnung greift viel z kurz:
Ein einziger Krankheitstag kostet Sie zwischen 300 und 450 Euro, je nachdem wie gut Sie Ausfälle kompensieren können und wie hoch der Wertschöpfungsverlust ausfällt.
Bei einem Krankenstand von 18 Tagen pro Mitarbeiter und 50 Beschäftigten sind das über 300.000 Euro pro Jahr.
10 Krankheitstage/Jahr · Tagessatz – € (inkl. AG-SV) · Krankheitsquote – % (Jahresbasis)
Direkte Kosten
LOHNFORTZAHLUNGGesamtkosten
DIREKT + INDIREKTSo funktioniert der Krankenstand-Rechner
Der Rechner oben zeigt Ihnen in Echtzeit, was Krankheitsausfälle Ihr Unternehmen kosten. Sie stellen fünf Werte ein:
- Bruttomonatslohn: Was verdient ein durchschnittlicher Mitarbeiter brutto im Monat (1.500 bis 12.000 Euro)
- Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteil: Wie hoch ist Ihr AG-Anteil zur Sozialversicherung (15% bis 30%, Standard 21%)
- Soll-Arbeitstage im Monat: Wie viele Tage arbeitet ein Mitarbeiter durchschnittlich pro Monat (18 bis 23 Tage, Standard 22)
- Krankheitstage pro Jahr: Wie viele Tage ist ein Mitarbeiter durchschnittlich krank (1 bis 42 Tage)
- Indirekter Produktivitätsverlust: Wie stark wirkt sich ein Ausfall zusätzlich aus (0% bis 100%, Standard 30%)
Der Rechner berechnet dann automatisch Ihre direkten Kosten (Lohnfortzahlung) und Ihre Gesamtkosten (inklusive Produktivitätsverlust).
Die linke Karte zeigt Ihnen die direkten Kosten pro Krankheitsfall:
- Brutto-Tagessatz (Monatslohn geteilt durch Arbeitstage)
- Tagessatz inklusive Arbeitgeber-Sozialversicherung
- Hochrechnung auf Ihre Krankheitstage pro Jahr
Die rechte Karte zeigt Ihnen die Gesamtkosten inklusive Produktivitätsverlust:
- Direkte Kosten (Lohnfortzahlung)
- Indirekte Kosten (Produktivitätsverlust mit Ihrem gewählten Faktor)
- Die große Zahl unten: Ihre Gesamtkosten pro Krankheitsfall und Jahr
Der dunkelblaue Banner darunter zeigt Ihre jährlichen Gesamtkosten. Sie sehen auf einen Blick, wie viel Sie durch Krankenstand verlieren und wie hoch Ihre Krankheitsquote ist (berechnet auf Basis von 250 Jahres-Arbeitstagen).
Wie berechne ich den Krankenstand in meinem Unternehmen?
Bevor Sie Kosten berechnen können, müssen Sie wissen, wie hoch Ihr Krankenstand überhaupt ist. Die Formel dafür ist simpel:
Krankenstand in % = Krankheitstage ÷ Sollarbeitstage × 100
Die Sollarbeitstage sind die Tage, an denen Ihre Mitarbeiter theoretisch arbeiten sollten.
Das sind in Deutschland typischerweise 220 Arbeitstage pro Jahr (365 Tage minus 52 Wochenenden minus 30 Urlaubstage minus 10 Feiertage minus 3 sonstige Tage). Manche Unternehmen rechnen mit 250 Arbeitstagen (ohne Abzug von Urlaub).
Nehmen Sie als Beispiel ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern:
| Position | Wert |
|---|---|
| Mitarbeiterzahl | 50 Personen |
| Sollarbeitstage pro Person | 220 Tage |
| Gesamte Sollarbeitstage | 50 × 220 = 11.000 Tage |
| Krankheitstage im Jahr | 900 Tage |
| Krankenstand in % | 900 ÷ 11.000 × 100 = 8,2% |
| Krankenstand in Tagen pro Person | 900 ÷ 50 = 18 Tage |
Sie hatten 8,2% Krankenstand. Das entspricht 18 Tagen pro Mitarbeiter. Der bundesweite Durchschnitt liegt bei 15 bis 20 Tagen, je nach Branche. Pflege und Handwerk liegen deutlich höher (20 bis 25 Tage), Büroberufe eher niedriger (12 bis 15 Tage).
Die meisten Unternehmen kennen ihre Krankheitstage aus der Lohnabrechnung. Ihr Steuerberater oder Ihre Lohnsoftware (DATEV, Lexware, etc.) liefert Ihnen diese Zahlen auf Knopfdruck. Falls nicht, zählen Sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen des letzten Jahres zusammen.
Krankenstand bei Teilzeit-Mitarbeitern
Teilzeit wird nicht extra korrigiert.
Sie rechnen einfach mit den vertraglichen Arbeitstagen. Eine Teilzeitkraft mit 2 Tagen pro Woche hat circa 104 Sollarbeitstage im Jahr (2 × 52 Wochen minus Urlaub). War sie 6 dieser Arbeitstage krank:
Krankenstand = 6 ÷ 104 × 100 = 5,8%
Das ist direkt mit Vollzeitquoten vergleichbar, weil Sie immer „Krankheitstage ÷ Arbeitstage dieser Person“ rechnen.
Bei stark gemischten Arbeitszeitmodellen empfehlen einige Tools, in Stunden zu rechnen:
Krankheitsquote in % = Fehlzeiten in Stunden ÷ Sollarbeitszeit in Stunden × 100
Das zeigt sauber, dass ein Krankheitstag einer Teilzeitkraft (zum Beispiel 4 Stunden) weniger ins Gewicht fällt als bei einer Vollzeitkraft (zum Beispiel 8 Stunden).
Wie teuer ist ein Krankheitstag?
Jetzt kommt die entscheidende Frage: Was kostet Sie ein einzelner Krankheitstag wirklich? Die Antwort hat zwei Komponenten: die direkten Kosten (Lohnfortzahlung und Sozialabgaben) und die indirekten Kosten (Produktivitätsverlust, Mehrarbeit der Kollegen, entgangene Wertschöpfung).
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat 2024 volkswirtschaftliche Ausfallkosten untersucht. Pro Arbeitsunfähigkeitstag entstehen durchschnittlich 429 Euro Kosten. Davon entfallen 163 Euro auf Lohnfortzahlung und 266 Euro auf Produktivitätsverlust.
Der Produktivitätsverlust-Faktor liegt also bei etwa 1,6 bis 2,0.
Ich zeige Ihnen jetzt drei Beispiele, damit Sie ein Gefühl bekommen, was ein Krankheitstag in verschiedenen Szenarien kostet.
Beispiel 1: Durchschnittsunternehmen (allgemein)
Nehmen wir einen typischen Mitarbeiter in einem deutschen Mittelstandsunternehmen:
- Bruttomonatslohn: 3.500 Euro
- Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteil: 21%
- Soll-Arbeitstage pro Monat: 22 Tage
- Produktivitätsverlust-Faktor: 1,5 (konservativ angesetzt)
Schritt 1: Personalkosten pro Tag berechnen
Brutto-Tagessatz = 3.500 Euro ÷ 22 Tage = 159 Euro pro Tag
Tagessatz inklusive Arbeitgeber-Sozialversicherung = 159 Euro × 1,21 = 192 Euro pro Tag
Schritt 2: Direkte Kosten eines Krankheitstags
Die direkten Kosten bestehen aus Lohnfortzahlung und Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung. Das sind die 192 Euro pro Tag, die Sie zahlen, auch wenn der Mitarbeiter nicht arbeitet.
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wie sich diese Kosten zusammensetzen:
| Kosten | Betrag |
|---|---|
| Lohnfortzahlung (Brutto) | 159 Euro |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (21%) | 33 Euro |
| Direkte Kosten gesamt | 192 Euro |
Schritt 3: Gesamtkosten inklusive Produktivitätsverlust
Die direkten Kosten sind nur die halbe Wahrheit. Wenn ein Mitarbeiter fehlt, müssen andere einspringen, Überstunden schieben, Termine verschieben, Aufträge ablehnen. Die BAuA beziffert den Produktivitätsverlust auf etwa das 1,6-fache der Lohnkosten.
Wir rechnen konservativ mit Faktor 1,5:
Indirekte Kosten = 192 Euro × 0,5 = 96 Euro
Gesamtkosten = 192 Euro + 96 Euro = 288 Euro pro Krankheitstag
Sie können also für eine normal bezahlte Fachkraft grob mit 250 bis 350 Euro pro Krankheitstag kalkulieren.
Beispiel 2: Pflegefachkraft im Pflegeheim
Jetzt ein Szenario aus der Pflege, wo die Kosten besonders hoch sind:
- Bruttomonatslohn: 3.625 Euro (entspricht 43.500 Euro Jahresgehalt)
- Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteil: 21%
- Soll-Arbeitstage pro Monat: 22 Tage
- Produktivitätsverlust-Faktor: 1,5 bis 2,0 (Pflege hat höhere indirekte Kosten)
Personalkosten pro Tag:
Brutto-Tagessatz = 3.625 Euro ÷ 22 Tage = 165 Euro pro Tag
Tagessatz inklusive AG-SV = 165 Euro × 1,21 = 200 Euro pro Tag
Direkte Kosten eines Krankheitstags:
| Kosten | Betrag |
|---|---|
| Lohnfortzahlung (Brutto) | 165 Euro |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung | 35 Euro |
| Direkte Kosten gesamt | 200 Euro |
Indirekte Kosten in der Pflege:
In der Pflege fallen die indirekten Kosten besonders hoch aus:
- Einspringdienste und Überstunden der Kollegen (mit Zuschlägen 25% bis 50%)
- Leiharbeit als Ersatz (40% bis 80% teurer als Stammbelegschaft)
- Qualitäts- und Dokumentationsrisiken
- Unzufriedenheit bei Bewohnern und Angehörigen
- Erhöhtes Risiko weiterer Krankheitsfälle durch Überlastung
Wenn Sie für diese indirekten Effekte den Faktor 1,5 ansetzen (in der Pflege eher zu niedrig):
Indirekte Kosten = 200 Euro × 0,5 = 100 Euro
Gesamtkosten = 200 Euro + 100 Euro = 300 Euro pro Krankheitstag
Viele pflegespezifische Berechnungen setzen deshalb 300 bis 400 Euro pro Krankheitstag pro Vollzeitkraft an. In Extremfällen (hohe Leiharbeitsquote, kritische Personaldecke) können es auch 500 Euro werden.
Beispiel 3: Gesamtkosten auf Unternehmensebene (50 Mitarbeiter)
Jetzt skalieren wir das Ganze auf Ihr komplettes Unternehmen:
- 50 Mitarbeiter
- Durchschnittlicher Bruttomonatslohn: 3.500 Euro
- Tagessatz inklusive AG-SV: 192 Euro (wie Beispiel 1)
- Krankheitstage pro Person: 18 Tage
- Gesamte Krankheitstage im Jahr: 50 × 18 = 900 Tage
- Produktivitätsverlust-Faktor: 1,5
Direkte Kosten:
Direkte Kosten = 900 Tage × 192 Euro = 172.800 Euro
Gesamtkosten mit Produktivitätsverlust:
Gesamtkosten = 172.800 Euro × 1,5 = 259.200 Euro pro Jahr
Das sind über 259.000 Euro Krankheitskosten pro Jahr. Bei einem geschätzten Jahresumsatz von 5 bis 8 Millionen Euro (typisch für ein 50-Personen-Unternehmen) sind das 3,2 bis 5,2% des Umsatzes.
Die folgende Tabelle fasst die drei Beispiele zusammen:
| Szenario | Bruttomonatslohn | Kosten/Tag (direkt) | Faktor | Kosten/Tag (gesamt) |
|---|---|---|---|---|
| Durchschnittsunternehmen | 3.500 € | 192 € | 1,5 | 288 € |
| Pflegefachkraft | 3.625 € | 200 € | 1,5 | 300 € |
| 50 Mitarbeiter (900 Tage) | 3.500 € (Ø) | 192 € | 1,5 | 259.200 € gesamt |
Was wäre, wenn Sie den Krankenstand senken?
Nehmen wir an, Sie investieren 20.000 bis 30.000 Euro pro Jahr in betriebliche Gesundheitsförderung.
Betriebliche Krankenversicherung (bKV) für 50 Mitarbeiter kostet circa 13.000 bis 15.000 Euro pro Jahr (bei einem 600-Euro-Budget-Tarif wie Allianz MeineGesundheit für rund 22 Euro pro Person und Monat).
Ergonomie-Beratung, Rückenschulungen, Betriebssport kosten weitere 5.000 bis 10.000 Euro.
Gesamtinvestition: 25.000 Euro pro Jahr.
Ziel: Krankenstand von 18 Tagen auf 15 Tage senken (minus 3 Tage pro Person).
Einsparung = 50 Mitarbeiter × 3 Tage × 288 Euro = 43.200 Euro pro Jahr
Netto-ROI = 43.200 Euro minus 25.000 Euro = 18.200 Euro im ersten Jahr
Der ROI liegt bei 1:1,7 schon im ersten Jahr. Ab dem zweiten Jahr, wenn die Maßnahmen greifen und Sie vielleicht 4 bis 5 Tage einsparen, liegt der ROI bei 1:2,3 bis 1:3,5. Studien zeigen, dass betriebliche Gesundheitsförderung langfristig einen ROI von 1:2,7 erreicht (iga.Report 28).
Fazit: „Mit dem Geld für Krankenstand könnten wir sechs Leute mehr einstellen“
Ein 50-Personen-Unternehmen mit 18 Tagen Krankenstand verliert jährlich über 259.000 Euro durch Krankheitsausfälle. Das ist eine Menge Geld, mit der Sie sechs zusätzliche Vollzeitstellen finanzieren könnten (bei 43.000 Euro Arbeitgeberkosten pro Jahr).
Stattdessen verbrennen Sie es in Lohnfortzahlung, Überstunden und Produktivitätsverlusten.
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
- Ein einzelner Krankheitstag kostet Sie zwischen 250 und 450 Euro, also etwa das 1,5 bis 2-fache dessen, was Sie der Person an Bruttolohn für diesen Tag zahlen
- Der Produktivitätsverlust-Faktor liegt bei 1,5 bis 2,0 und treibt die Kosten nach oben (Überstunden der Kollegen, Leiharbeit, entgangene Wertschöpfung)
- Bei 50 Mitarbeitern und 18 Tagen Krankenstand verlieren Sie über 259.000 Euro pro Jahr, nur durch Krankheitsausfälle
- Investitionen in betriebliche Gesundheitsförderung rechnen sich schon im ersten Jahr: Jeder Euro, den Sie in bKV, Ergonomie oder Rückenschulungen stecken, spart Ihnen 1,70 Euro an Krankheitskosten, langfristig sogar 2,70 Euro
- Wenn Sie Ihren Krankenstand um nur 3 Tage senken (von 18 auf 15 Tage zum Beispiel), sparen Sie bei 50 Mitarbeitern über 43.000 Euro pro Jahr
Sie wollen wissen, wie Sie Ihren Krankenstand senken?
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