Tankgutscheine für Mitarbeiter: Höhe, Steuern & Buchhaltung

Sie möchten Ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun, ohne dass Steuern und Sozialabgaben den Großteil auffressen? Tankgutscheine sind seit Jahren ein beliebter Klassiker unter den Mitarbeiterbenefits.

Bis zu 50 Euro monatlich können Sie steuerfrei gewähren, wenn Sie die Spielregeln kennen. Und genau da liegt oft das Problem: Die rechtlichen Anforderungen wurden in den letzten Jahren deutlich verschärft, und ein kleiner Fehler kann den kompletten Steuervorteil zunichtemachen.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, welche Regeln ab dem 1. Januar 2026 gelten, wie Sie Tankgutscheine korrekt in DATEV buchen und welche Alternativen es gibt, wenn Sie Ihre Mitarbeiter wirklich nachhaltig binden möchten.

Das Wichtigste in Kürze:

• Die steuerfreie Sachbezugsfreigrenze liegt 2026 unverändert bei 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei Überschreitung wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.
• Tankgutscheine müssen zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist ausdrücklich nicht erlaubt und führt zur vollen Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
• Seit 2020 gelten verschärfte Anforderungen nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Nachträgliche Erstattungen von Tankquittungen sind nicht mehr zulässig.
• Tankgutscheine lassen sich mit anderen Benefits wie der betrieblichen Krankenversicherung, Essenszuschüssen oder dem Deutschlandticket kombinieren.

Wie hoch ist die steuerfreie Gutscheingrenze für Mitarbeiter im Jahr 2026?

Die steuerfreie Gutscheingrenze beträgt 2026 weiterhin 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Diese Regelung ist seit dem 1. Januar 2022 in Kraft und wurde durch das Jahressteuergesetz 2020 von zuvor 44 Euro angehoben. Die gesetzliche Grundlage finden Sie in § 8 Absatz 2 Satz 11 Einkommensteuergesetz.

Freigrenze bedeutet Alles-oder-Nichts

Ein Punkt, der in der Praxis immer wieder zu Problemen führt: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Der Unterschied ist entscheidend.

Bei einem Freibetrag wäre nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Bei einer Freigrenze wird jedoch der gesamte Betrag steuerpflichtig, sobald Sie auch nur einen Cent über die 50 Euro kommen.

Wenn Sie also einen Tankgutschein über 50,10 Euro ausgeben, werden die kompletten 50,10 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Die 50-Euro-Grenze gilt für alle Sachbezüge zusammen

Bevor Sie jetzt einen Tankgutschein für 49,90 Euro bestellen, sollten Sie prüfen, welche anderen Sachbezüge Sie bereits gewähren. Die 50-Euro-Grenze gilt nämlich für die Summe aller Sachbezüge eines Mitarbeiters im Monat.

Wenn Sie bereits Essensgutscheine über 20 Euro gewähren, haben Sie nur noch 30 Euro Spielraum für den Tankgutschein. Überschreiten Sie die Grenze durch die Kombination verschiedener Sachbezüge, werden alle Sachbezüge des Monats steuerpflichtig.

Monatsprinzip ohne Übertragungsmöglichkeit

Die Freigrenze gilt strikt pro Kalendermonat. Sie können nicht genutzte Beträge nicht auf den nächsten Monat übertragen oder auf ein Jahr hochrechnen. Wenn ein Mitarbeiter im Januar keinen Gutschein erhält, können Sie ihm im Februar nicht 100 Euro steuerfrei geben.

Maßgeblich für die steuerliche Erfassung ist der Zeitpunkt der Ausgabe des Gutscheins an den Mitarbeiter, nicht der Zeitpunkt der Einlösung. Ihre Mitarbeiter können Gutscheine also durchaus über mehrere Monate ansparen und gebündelt einlösen.

Welche Regeln gelten für Tankgutscheine für Mitarbeiter?

Damit Tankgutscheine als steuerfreier Sachbezug gelten, müssen Sie drei zentrale Voraussetzungen erfüllen. Fehlt auch nur eine davon, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Voraussetzung 1: Zusätzlichkeit zum Arbeitslohn

Der Tankgutschein muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Das klingt selbstverständlich, hat aber weitreichende Konsequenzen.

Nach § 8 Absatz 4 EStG bedeutet Zusätzlichkeit konkret:

• Sie dürfen den Gutschein nicht auf den Arbeitslohnanspruch anrechnen
• Sie dürfen das Gehalt nicht zugunsten des Gutscheins herabsetzen
• Sie dürfen den Gutschein nicht anstelle einer bereits vereinbarten Gehaltserhöhung gewähren
• Bei Wegfall des Gutscheins darf das Gehalt nicht steigen

Eine Gehaltsumwandlung ist also ausdrücklich unzulässig. Das Bundessozialgericht hat in seinem Urteil vom 23.02.2021 (Az. B 12 R 21/18 R) klargestellt, dass Tankgutscheine, die anstelle des Bruttoarbeitslohns gewährt werden, sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen.

Voraussetzung 2: Einhaltung der ZAG-Kriterien seit 2020

Seit dem 1. Januar 2020 gelten verschärfte Anforderungen nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Diese Änderung hat viele früher übliche Praktiken unzulässig gemacht.

Welche Tankgutscheine sind steuerlich zulässig?

Tankgutscheine und Tankkarten sind zulässig, wenn sie:

• Ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen
• Nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen eingelöst werden können, zum Beispiel bei einer bestimmten Tankstellenkette
• Nur in Deutschland nutzbar sind
• Keine Bargeldauszahlungsfunktion besitzen

Welche Praktiken führen zur vollen Steuerpflicht?

Die folgenden Praktiken sind nicht mehr zulässig und führen zur vollen Steuerpflicht:

• Bargeldauszahlungen oder Barauszahlungsfunktionen auf Karten
• Universell einsetzbare Prepaid-Karten ohne Einschränkungen
• Nachträgliche Erstattung von Tankquittungen gegen Vorlage von Belegen
• Zweckgebundene Geldleistungen wie „Hier sind 50 Euro, tank damit“

Besonders der letzte Punkt ist wichtig: Die früher übliche Praxis, Mitarbeitern am Monatsende ihre Tankquittungen zu erstatten, ist seit 2020 nicht mehr steuerfrei möglich. Gutscheine müssen im Vorfeld übergeben werden.

Voraussetzung 3: Lückenlose Dokumentation

Alle Sachbezüge müssen im Lohnkonto aufgezeichnet werden, auch wenn sie steuerfrei bleiben. Das schreibt § 4 Absatz 1 Nummer 3 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung vor.

Folgende Angaben sind erforderlich:

• Einzelne Bezeichnung des Sachbezugs
• Abgabetag
• Wert des Gutscheins

Was passiert mit Tankgutscheinen während Krankheit und Elternzeit?

Eine Frage, die mir in Beratungsgesprächen häufig begegnet: Was passiert mit dem Tankgutschein, wenn ein Mitarbeiter längere Zeit krank ist oder in Elternzeit geht?

Während der Entgeltfortzahlung in den ersten sechs Wochen

In den ersten sechs Wochen einer Krankheit besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Für Sachbezüge wie Tankgutscheine gilt: Sie können diese freiwillig weiter gewähren. Die Gutscheine bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei, solange Sie die 50-Euro-Grenze einhalten.

Meine Empfehlung: Gewähren Sie Sachbezüge während der Entgeltfortzahlung uneingeschränkt weiter. Das ist administrativ einfacher und zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie auch in schwierigen Zeiten zu ihnen stehen.

Nach sechs Wochen während des Krankengeldbezugs

Nach sechs Wochen endet die Entgeltfortzahlung und die Krankenkasse zahlt Krankengeld. Hier gelten besondere Regelungen nach § 23c SGB IV.

Arbeitgeberzuschüsse während des Krankengeldbezugs sind sozialversicherungsfrei, solange sie zusammen mit dem Krankengeld das letzte Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro monatlich übersteigen. Auch hier gilt: 50 Euro sind eine Freigrenze, bei Überschreitung wird der gesamte Betrag beitragspflichtig.

Steuerlich sind Zuschüsse während des Krankengeldbezugs allerdings lohnsteuerpflichtig, auch wenn sie sozialversicherungsfrei bleiben.

Tankgutscheine während Elternzeit und Mutterschutz

Während Elternzeit und Mutterschutz ruht das Arbeitsverhältnis grundsätzlich. Die Gewährung von Tankgutscheinen ist rechtlich nicht eindeutig geregelt.

Meine Empfehlung: Treffen Sie klare arbeitsvertragliche Regelungen, ob Sachbezüge während dieser Zeiten weiter gewährt werden oder ruhen. Das schafft Transparenz für beide Seiten und vermeidet Diskussionen.

Wie buche ich Tankgutscheine an Mitarbeiter in DATEV?

Die korrekte Buchung von Tankgutscheinen erfordert sowohl eine Lohnbuchung als auch eine Finanzbuchung. Ich zeige Ihnen jetzt die wichtigsten Buchungssätze für den SKR 03 (DATEV).

Konto	Bezeichnung	Verwendung
4140	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	Hauptkonto für steuerfreie Tankgutscheine
4946	Freiwillige Sozialleistungen	Von DATEV empfohlene Alternative
1740	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	Gegenkonto bei Lohnbuchung
1755	Lohnverrechnungskonto	Bei Bruttolohnverbuchung
1200	Bank	Bei Zahlung per Überweisung

Buchungsbeispiel für einen steuerfreien Tankgutschein

Nehmen wir an, Sie übergeben einem Mitarbeiter am 15. Februar 2026 einen Tankgutschein im Wert von 48 Euro. Die Tankstelle stellt zum Monatsende eine Rechnung aus, die per Lastschrift eingezogen wird.

Schritt 1: Ausgabe des Gutscheins über die Lohnabrechnung

Am Tag der Ausgabe an den Mitarbeiter buchen Sie:

Diese Buchung erfolgt automatisch aus DATEV Lohn & Gehalt.

Schritt 2: Bezahlung der Rechnung

Bei Abbuchung der Tankstellenrechnung buchen Sie:

Kein Vorsteuerabzug bei Tankgutscheinen

Ein häufiger Fehler in der Praxis: Bei Tankgutscheinen für Mitarbeiter ist kein Vorsteuerabzug zulässig, da die Leistung privat veranlasst ist. Der Gutschein dient dem privaten Tanken des Mitarbeiters, nicht betrieblichen Fahrten.

Wie sieht der Ausweis auf der Lohnabrechnung aus?

Auch steuerfreie Tankgutscheine müssen auf der Lohnabrechnung erscheinen. Der Ausweis sollte enthalten:

• Bezeichnung des Sachbezugs, zum Beispiel „Tankgutschein“
• Wert des Gutscheins
• Tag der Übergabe
• Vermerk „steuerfrei/sv-frei“

Der Gutschein erhöht zwar das Gesamtbrutto, fließt aber nicht in die Bemessungsgrundlage für Steuern und Sozialversicherung ein.

Wie buche ich Tankgutscheine über 50 Euro mit Pauschalversteuerung?

Wenn Sie die Freigrenze überschreiten, können Sie den geldwerten Vorteil pauschal mit 30 Prozent nach § 37b EStG versteuern. Das ist oft günstiger als die individuelle Versteuerung über das Gehalt des Mitarbeiters.

Die Pauschalversteuerung ist bis zu 10.000 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr möglich.

Welche Alternativen gibt es zum Tankgutschein?

Tankgutscheine sind ein solider Klassiker, aber bei weitem nicht die einzige Möglichkeit, Mitarbeiter steueroptimiert zu unterstützen. Einige Alternativen bieten sogar deutlich höhere Werte, sprechen eine breitere Zielgruppe an oder haben einen nachhaltigeren Effekt auf die Mitarbeiterbindung.

Betriebliche Krankenversicherung: Der aktuell meistgefragte Benefit in Deutschland

Die betriebliche Krankenversicherung (bKV) ist derzeit der mit Abstand am stärksten nachgefragte Mitarbeiterbenefit in Deutschland. Während ein Tankgutschein als nettes Extra wahrgenommen wird, hat die bKV echten Einfluss auf die Mitarbeiterbindung und das Recruiting.

Der Grund liegt auf der Hand: Gesundheit ist für Arbeitnehmer ein zentrales Thema geworden.

Gerade die jüngere Generation lebt deutlich gesundheitsbewusster und schätzt Benefits, die einen echten Mehrwert im Alltag bieten. Mit einer bKV machen Sie Ihre gesetzlich versicherten Mitarbeiter quasi zu Privatpatienten, ohne dass diese selbst dafür zahlen müssen.

Kosten und steuerliche Behandlung der bKV

Eine bKV kostet je nach Anbieter und Budgethöhe zwischen 5,85 Euro und 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Solange Sie unter der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze bleiben, ist die bKV komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.

Anbieter	Tarif	Budget	Monatsbeitrag
Württembergische	StartBudget300	300 €	5,85 €
Hallesche	FEELfree	600 €	19,75 €
Hallesche	FEELfree	1.200 €	36,16 €
Hallesche	FEELfree_plus	1.500 €	49,00 €

Bei einem Tarif wie dem Hallesche FEELfree mit 1.200 Euro Jahresbudget zahlen Sie 36,16 Euro monatlich.

Nach Betriebsausgabenabzug liegen Ihre tatsächlichen Kosten bei nur 25,31 Euro. Ihre Mitarbeiter erhalten dafür ein Gesundheitsbudget, das sie frei für Zahnbehandlungen, Sehhilfen, Vorsorgeuntersuchungen oder Heilpraktiker nutzen können.

Warum ist die bKV im Recruiting wichtiger als der Tankgutschein?

Ein Tankgutschein über 50 Euro ist nett, aber er hebt Sie nicht mehr von anderen Arbeitgebern ab. Praktisch jedes Unternehmen kann diesen Benefit anbieten, und genau das tun auch viele.

Eine betriebliche Krankenversicherung hingegen signalisiert: Dieses Unternehmen kümmert sich wirklich um die Gesundheit seiner Mitarbeiter. Im Vorstellungsgespräch ist das ein echtes Argument, besonders bei jüngeren Bewerbern, die Gesundheitsthemen ernst nehmen und wissen, wie schwer es ist, als gesetzlich Versicherter schnell einen Facharzttermin zu bekommen.

Essenszuschuss: Bis zu 168 Euro monatlich steuerbegünstigt

Der Essenszuschuss ist einer der wertvollsten Benefits überhaupt. Die amtlichen Sachbezugswerte für 2026 nach der 16. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung vom 19. Dezember 2025 liegen bei:

Mahlzeit	Sachbezugswert 2026
Frühstück	2,37 €
Mittagessen	4,57 €
Abendessen	4,57 €

Der maximale steuerfreie Zuschuss pro Arbeitstag für Mittag- oder Abendessen beträgt 7,67 Euro (Sachbezugswert 4,57 Euro plus steuerfreier Arbeitgeberzuschuss 3,10 Euro). Bei 22 Arbeitstagen ergibt das bis zu 168 Euro monatlich.

Das Beste daran: Der Essenszuschuss läuft zusätzlich zur 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze. Sie können also bKV, Tankgutschein und Essenszuschuss parallel gewähren.

Deutschlandticket: 63 Euro monatlich steuerfrei

Das Deutschlandticket kostet aktuell 63 Euro monatlich und kann nach § 3 Nummer 15 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden, sofern es zusätzlich zum Gehalt gezahlt wird.

Für Mitarbeiter, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommen, ist das Deutschlandticket oft attraktiver als ein Tankgutschein. Es gilt bundesweit im gesamten ÖPNV und kann auch privat genutzt werden.

Auch hier gilt: Das Deutschlandticket läuft zusätzlich zur 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze für andere Sachbezüge.

Fahrtkostenzuschuss: Abhängig von der Entfernung

Der Fahrtkostenzuschuss orientiert sich an der Entfernungspauschale und kann deutlich höher ausfallen als der Tankgutschein:

• Für die ersten 20 Kilometer: 0,30 Euro pro Kilometer einfache Strecke
• Ab dem 21. Kilometer: 0,38 Euro pro Kilometer (befristet bis 31.12.2026)

Der Fahrtkostenzuschuss wird vom Arbeitgeber mit 15 Prozent pauschal versteuert und ist dann für den Mitarbeiter steuerfrei. Er gilt für alle Verkehrsmittel, nicht nur für Autofahrer.

Dienstfahrrad: 0,25 Prozent statt 1 Prozent Versteuerung

Seit 2020 gelten besondere Steuervergünstigungen für Dienstfahrräder. Bei der Gehaltsumwandlung wird nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises monatlich als geldwerter Vorteil versteuert, bei Autos wäre es 1 Prozent.

Wenn Sie das Dienstrad zusätzlich zum Gehalt gewähren, ist die Privatnutzung sogar komplett steuer- und abgabenfrei.

Kindergartenzuschuss: Unbegrenzt steuerfrei

Für Mitarbeiter mit nicht schulpflichtigen Kindern ist der Kindergartenzuschuss besonders attraktiv. Nach § 3 Nummer 33 EStG ist er steuer- und sozialversicherungsfrei in unbegrenzter Höhe.

Das bedeutet: Sie können einem Mitarbeiter die kompletten Kitakosten von 300, 400 oder mehr Euro monatlich steuerfrei erstatten. Es gibt keine Obergrenze wie bei anderen Sachbezügen.

Kombinationsmöglichkeiten für maximale Steueroptimierung

Die verschiedenen Benefits lassen sich kombinieren, um Mitarbeitern einen erheblichen steuerfreien Mehrwert zu bieten:

Benefit	Monatlicher Wert	Steuerliche Behandlung
Betriebliche Krankenversicherung	36 €	Steuerfrei (Sachbezug)
Essenszuschuss	168 €	Steuerfrei/pauschal 25%
Deutschlandticket	63 €	Steuerfrei
Gesamt	267 €

Das ergibt einen jährlichen Nettovorteil von über 3.200 Euro für Ihre Mitarbeiter, ohne dass Sie als Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen.

Vergleich: Tankgutschein vs. Gehaltserhöhung

Um zu verstehen, warum steuerfreie Benefits so attraktiv sind, hilft ein direkter Vergleich. Angenommen, ein Mitarbeiter soll 50 Euro netto mehr erhalten:

Option	Erforderlicher Aufwand Arbeitgeber
Gehaltserhöhung	ca. 113 € (Brutto + AG-Anteil SV)
Tankgutschein steuerfrei	50 €
Ersparnis	63 € pro Monat

Bei 100 Mitarbeitern sparen Sie mit Tankgutscheinen statt Gehaltserhöhungen rund 75.660 Euro jährlich.

Fazit: Tankgutscheine sind steuerlich attraktiv, aber für echte Mitarbeiterbindung brauchen Sie heute mehr

Der Tankgutschein ist ein solider Klassiker unter den Mitarbeiterbenefits. Mit 50 Euro monatlich steuerfrei entlasten Sie Ihre Mitarbeiter spürbar, ohne selbst Sozialabgaben zahlen zu müssen. Die Buchung in DATEV ist überschaubar, und in Kombination mit anderen Benefits wie Essenszuschüssen oder dem Deutschlandticket können Sie auf über 260 Euro monatlich steueroptimiert kommen.

Aber seien wir ehrlich: Ein Tankgutschein ist heute kein Differenzierungsmerkmal mehr. Praktisch jeder Arbeitgeber kann 50 Euro im Monat für Sprit ausgeben. Im Bewerbungsgespräch reißt das niemanden mehr vom Hocker.

Wenn Sie Mitarbeiter wirklich binden und im Recruiting punkten möchten, sollten Sie über Benefits nachdenken, die einen echten Unterschied im Leben Ihrer Mitarbeiter machen. Die betriebliche Krankenversicherung ist genau so ein Benefit. Sie macht Ihre Mitarbeiter quasi zu Privatpatienten, ermöglicht schnelle Facharzttermine und zeigt, dass Ihnen die Gesundheit Ihrer Belegschaft wirklich am Herzen liegt.

Gerade die jüngere Generation lebt deutlich gesundheitsbewusster als frühere Generationen. Ein Upgrade zur Privatpatientenversorgung ist für diese Zielgruppe wesentlich attraktiver als ein Tankgutschein, der am Ende des Monats einfach im Tank verschwindet.

FAQ: Tankgutscheine für Mitarbeiter

Wie buche ich Tankgutscheine an Mitarbeiter?

Steuerfreie Tankgutscheine buchen Sie im SKR03 auf Konto 4140 (Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei) und im SKR04 auf Konto 6130. Alternative DATEV-Konten sind SKR03 Konto 4946 bzw. SKR04 Konto 6822 (Freiwillige Sozialleistungen).

Bei Ausgabe des Gutscheins:

Soll	Haben	Betrag
4140 (Freiwillige soziale Aufwendungen)	1740 (Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt)	48,00 €

Bei Zahlung der Tankstellenrechnung:

Soll	Haben	Betrag
1740 (Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt)	1200 (Bank)	48,00 €

Weisen Sie den Sachbezug auf der Lohnabrechnung separat aus, inklusive genauer Bezeichnung, Wert und Steuerkennzeichen. Bewahren Sie alle Belege digital oder als Kopie auf, damit Sie bei einer Lohnsteuerprüfung alles nachweisen können.

Kann der Arbeitgeber den Tankgutschein steuerlich absetzen?

Ja, vollständig. Tankgutscheine sind betrieblich veranlasste Sachzuwendungen und damit als Betriebsausgaben voll abzugsfähig. Das gilt sowohl für steuerfreie Gutscheine innerhalb der 50-Euro-Grenze als auch für pauschal versteuerte Zuwendungen.

Das macht Tankgutscheine besonders attraktiv: Sie setzen die Kosten als Betriebsausgabe ab, zahlen aber gleichzeitig keine Lohnsteuer und Sozialabgaben (bei Einhaltung der Freigrenze). Im Vergleich zu einer entsprechenden Gehaltserhöhung sparen Sie als Arbeitgeber die Lohnnebenkosten, und Ihr Mitarbeiter bekommt den vollen Betrag ohne Abzüge.

Kann ein Tankgutschein pauschal versteuert werden?

Ja, nach § 37b EStG können Sie Tankgutscheine mit 30 Prozent pauschal versteuern, wenn die 50-Euro-Freigrenze überschritten wird. Die Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber, der Mitarbeiter bleibt steuerfrei.

Drei Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Die Sachzuwendung muss zusätzlich zum Arbeitslohn erfolgen
• Die Aufwendungen dürfen 10.000 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr nicht übersteigen
• Das Wahlrecht muss für alle Zuwendungen eines Jahres einheitlich ausgeübt werden

Ein Beispiel: Ihr Mitarbeiter erhält monatlich einen Einkaufsgutschein über 50 Euro (steuerfrei innerhalb der Freigrenze) und zusätzlich einen Tankgutschein über 25 Euro. Den Tankgutschein können Sie pauschal mit 30 Prozent versteuern, während der Einkaufsgutschein steuerfrei bleibt.

Welche Regeln gelten für Tankgutscheine für Mitarbeiter?

Fünf Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein, damit Tankgutscheine steuerfrei bleiben:

• Zusätzlichkeit zum Arbeitslohn: Der Gutschein muss zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist seit dem 1. Januar 2020 nicht mehr zulässig. Eine Ausnahme besteht nur bei einer zukunftsgerichteten Änderung des Arbeitsvertrags ab dem Folgemonat.
• Einhaltung der 50-Euro-Freigrenze: Die Grenze gilt pro Monat und Mitarbeiter, inklusive Umsatzsteuer. Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Bei Überschreitung um nur einen Cent wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.
• Monatliche Gewährung: Sie dürfen Gutscheine nicht für mehrere Monate im Voraus aushändigen. Der Zufluss erfolgt bei Ausgabe, nicht bei Einlösung. Händigen Sie beispielsweise acht Gutscheine à 50 Euro gleichzeitig aus, fließen 400 Euro im Ausgabemonat zu und werden vollständig steuerpflichtig. Mitarbeiter dürfen ihre Gutscheine aber ansparen und später einlösen.
• Erfüllung der ZAG-Kriterien: Der Gutschein muss die Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen. Das bedeutet konkret: Zweckbindung auf Kraftstoff oder Waren einer bestimmten Tankstelle, keine Bargeldauszahlung möglich und Einlösung nur bei einem begrenzten Netzwerk von Akzeptanzstellen.
• Keine Bargeldersatzfunktion: Ist eine Barauszahlung oder Überweisung auf ein Konto möglich, wird der Gutschein als Barlohn eingestuft und ist vollständig steuerpflichtig.

Sind Tankgutscheine umsatzsteuerpflichtig?

Dem Arbeitgeber steht kein Vorsteuerabzug aus Tankgutscheinen zu, die als Sachbezug an Mitarbeiter ausgegeben werden. Der Grund: Bei Ausgabe der Gutscheine steht bereits fest, dass diese für die private Verwendung der Mitarbeiter bestimmt sind. Die Umsatzsteuer wurde bereits beim Kauf der Gutscheine durch die Tankstelle erfasst.

Tankgutscheine sind in der Regel Einzweckgutscheine, da der Leistungsgegenstand (Kraftstoff) und der Steuersatz hinreichend konkretisiert sind. Bei Einzweckgutscheinen entsteht die Umsatzsteuer bereits bei Ausgabe des Gutscheins, nicht erst bei Einlösung. Bei der Ausgabe an Mitarbeiter handelt es sich um eine unentgeltliche Wertabgabe, für die keine zusätzliche Umsatzsteuer anfällt.

Wie oft darf ein Tankgutschein für Mitarbeiter steuerfrei ausgegeben werden?

Tankgutscheine können einmal pro Monat bis zu 50 Euro steuerfrei gewährt werden. Das ergibt maximal 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter. Die Gewährung kann regelmäßig (jeden Monat), unregelmäßig (nur in bestimmten Monaten) oder einmalig erfolgen. Entscheidend ist, dass in dem jeweiligen Monat die Freigrenze nicht überschritten wird.

Mehrere Gutscheine im selben Monat sind zulässig, solange die Summe 50 Euro nicht übersteigt. Zum Beispiel: 30 Euro am 5. des Monats und 20 Euro am 20. desselben Monats.

Eine Nachholung vergessener Monate ist nur möglich, wenn die monatliche Freigrenze nicht überschritten wird. Wenn Sie normalerweise 40 Euro geben und einen Monat vergessen, können Sie im Folgemonat nicht 80 Euro aushändigen, da die gesamte Summe steuerpflichtig würde.

Zusätzlich zur monatlichen Freigrenze können Sie zu persönlichen Anlässen (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, bestandene Prüfung) weitere 60 Euro als Aufmerksamkeit steuerfrei gewähren. Diese werden nicht auf die 50-Euro-Freigrenze angerechnet und können sogar im selben Monat gewährt werden.

Welche Gutscheine für Mitarbeiter sind steuerfrei 2026?

Nicht jeder Gutschein erfüllt die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG und qualifiziert sich damit als steuerfreier Sachbezug. Entscheidend ist, dass der Gutschein entweder bei einem begrenzten Netzwerk von Akzeptanzstellen einlösbar ist oder nur für eine sehr begrenzte Produktpalette gilt. Universalgutscheine, die praktisch überall und für alles eingesetzt werden können, gelten als Barlohn und sind steuerpflichtig.

Zulässige Gutscheine:

• Tankgutscheine (Shell, Aral, TotalEnergies, Esso)
• Deutschlandticket und BahnCard
• Mietwagen (SIXT)
• IKEA, Bauhaus
• Fitnessstudio-Mitgliedschaften (einzelne Studios oder Ketten)
• Regionale CityCards (auf PLZ-Bezirke begrenzt)
• Einzelne Modeketten mit einheitlichem Marktauftritt

Nicht zulässige Gutscheine:

• Amazon (zu breite Produktpalette, Marketplace-Modell mit Drittanbietern)
• Zalando (Verkauf auch über Drittanbieter, keine ausreichende Beschränkung)
• Edeka (einlösbar bei verschiedenen Vertriebsschienen wie Marktkauf, zu breite Produktpalette)

Diese Anbieter erfüllen weder das Kriterium der limitierten Akzeptanzstellen noch das der sehr begrenzten Produktpalette und gelten daher als Barlohn.