Beispiel: Lohnabrechnung bei einer bKV (Anleitung & Vorlage)

Sie führen eine betriebliche Krankenversicherung ein und fragen sich, wie das Ganze in der Lohnabrechnung aussieht. Verständlich, denn die steuerliche Behandlung einer bKV hat direkte Auswirkungen auf Ihre Personalkosten und auf das Nettogehalt Ihrer Mitarbeiter.

Ich zeige Ihnen anhand konkreter Abrechnungsbeispiele, wie die bKV in der Gehaltsabrechnung erscheint und welches der vier Steuermodelle für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Wie wird die betriebliche Krankenversicherung in der Lohnabrechnung behandelt?

Die steuerliche Behandlung der bKV in der Lohnabrechnung hängt von einer einzigen Frage ab: Handelt es sich um Sachlohn oder um Barlohn? Diese Unterscheidung stellt die Weiche für alles Weitere, und genau hier passieren in der Praxis die meisten Fehler.

Was ist Sachlohn und was ist Barlohn?

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in zwei Grundsatzurteilen aus dem Jahr 2018 die Abgrenzung zwischen Sachlohn und Barlohn abschließend geklärt. Entscheidend ist nicht, wie Sie als Arbeitgeber zahlen, sondern was Ihr Arbeitnehmer beanspruchen kann.

Die beiden Varianten unterscheiden sich grundlegend, und Sie sollten das sauber auseinanderhalten.

Sachlohn liegt vor, wenn alle drei Voraussetzungen erfüllt sind:

• Ihr Unternehmen schließt als Versicherungsnehmer den bKV-Gruppenvertrag ab
• Sie zahlen die Beiträge direkt an den Versicherer
• Ihr Arbeitnehmer kann ausschließlich Versicherungsschutz verlangen und hat keine Möglichkeit, stattdessen eine Geldzahlung zu wählen

Das BFH-Urteil vom 7. Juni 2018 (VI R 13/16) stellt das eindeutig klar: Die Gewährung von Krankenversicherungsschutz ist Sachlohn, wenn der Arbeitnehmer aufgrund des Arbeitsvertrags von seinem Arbeitgeber ausschließlich Versicherungsschutz und nicht auch eine Geldzahlung verlangen kann.

Barlohn liegt dagegen vor, wenn:

• Sie Ihren Mitarbeitern einen Geldzuschuss zahlen und diese die Versicherung selbst abschließen
• Sie den Zuschuss an den Abschluss einer bestimmten Versicherung knüpfen, der Arbeitnehmer aber den Versicherungsvertrag selbst eingeht

Auch wenn Sie den Zuschuss zweckgebunden gestalten, bleibt es Barlohn. Das hat das BFH-Urteil vom 4. Juli 2018 (VI R 16/17) klargestellt. Das BMF-Schreiben vom 15. März 2022 (IV C 5 – S 2334/19/10007:007), das die ursprüngliche Fassung vom 13. April 2021 ersetzt und aktualisiert hat, hat diese Rechtsprechung in die Verwaltungspraxis übernommen.

Warum ist die Unterscheidung so wichtig?

Nur bei Sachlohn stehen Ihnen die steuerlich attraktiven Gestaltungsmöglichkeiten offen. Der Sachbezug kann über die 50-Euro-Freigrenze komplett steuerfrei bleiben oder pauschal versteuert werden. Bei Barlohn müssen Sie den bKV-Beitrag immer individuell als geldwerten Vorteil versteuern, und das ist die teuerste Variante. Das will niemand.

Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung folgt grundsätzlich der steuerlichen Einordnung. Freibeträge gelten beitragsrechtlich nur, soweit sie auch steuerrechtlich bestehen (§ 17 Abs. 1 Satz 1 SGB IV).

Für Ihre Lohnbuchhaltung bedeutet das ganz konkret: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen als Versicherungsnehmer im bKV-Gruppenvertrag steht und Ihre Mitarbeiter keine Wahlmöglichkeit zwischen Versicherungsschutz und Geldauszahlung haben.

Dokumentieren Sie das in einer schriftlichen Vereinbarung. Das klingt für viele nach unnötiger Formalität, kann Ihnen aber bei einer Betriebsprüfung viel Ärger ersparen.

Wie hoch ist die Freigrenze für Sachbezüge in 2026?

Die Sachbezugsfreigrenze liegt bei 50 Euro pro Arbeitnehmer und Kalendermonat (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Seit dem 1. Januar 2022 gilt dieser Wert und hat sich seitdem nicht verändert.

Freigrenze ist nicht gleich Freibetrag

Das ist der häufigste Fehler, der mir in Gesprächen mit Personalabteilungen begegnet. Die 50-Euro-Grenze ist eine Freigrenze und kein Freibetrag. Wenn alle Sachbezüge zusammen 50 Euro oder weniger betragen, bleibt der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei.

Übersteigt die Summe die 50 Euro auch nur um einen Cent, wird der gesamte Sachbezug steuer- und sozialversicherungspflichtig. Nicht nur die Differenz, sondern alles.

Schauen Sie sich mal das folgende Beispiel an: Ihr bKV-Beitrag liegt bei 45 Euro und Sie gewähren einem Mitarbeiter zusätzlich einen Tankgutschein über 6 Euro. Die Summe beträgt 51 Euro. In diesem Fall werden nicht nur der eine Euro Differenz, sondern die gesamten 51 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Ein Euro zu viel, und die komplette Steuerfreiheit ist dahin.

Was zählt alles zur 50-Euro-Grenze?

Alle Sachbezüge eines Arbeitnehmers im jeweiligen Kalendermonat fließen in die Prüfung der Freigrenze ein. Dazu gehören neben dem bKV-Beitrag auch Tankgutscheine, Essensgutscheine, Warengutscheine und andere geldwerte Vorteile.

Nicht genutzte Beträge aus einem Monat können Sie nicht auf den nächsten Monat übertragen.

Eine wichtige Ausnahme gibt es allerdings: Wenn Sie den bKV-Beitrag pauschal nach § 37b oder § 40 EStG versteuern, bleibt er bei der Prüfung der 50-Euro-Freigrenze außer Ansatz (R 8.1 Abs. 3 Satz 1 LStR). Die Freigrenze steht dann weiterhin für andere Sachbezüge wie Tankgutscheine zur Verfügung.

Das ist ein entscheidender Vorteil, den viele übersehen.

Mein Tipp: Planen Sie einen Sicherheitspuffer ein. Wenn Sie die Sachbezugsfreigrenze nutzen möchten, sollte der bKV-Beitrag bei maximal 45 bis 48 Euro liegen. Dann haben Sie noch Spielraum für den Fall, dass im selben Monat ein weiterer kleiner Sachbezug hinzukommt (oder eine Beitragserhöhung im kommenden Jahr).

Beispiel: Lohnabrechnung mit und ohne bKV

Am besten lässt sich das an einer vollständigen Lohnabrechnung mit und ohne bKV nachvollziehen, damit Sie den direkten Unterschied schwarz auf weiß sehen. Das folgende Beispiel nutzt die einfachste und günstigste Variante, nämlich die Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.

Rahmendaten des Beispiels:

Für dieses Beispiel verwende ich folgende Ausgangssituation:

• Mitarbeiterin: Anna Müller
• Bruttogehalt: 3.500 Euro monatlich
• Steuerklasse I, keine Kinder, evangelisch (9 Prozent Kirchensteuer)
• Wohnort: Nordrhein-Westfalen
• bKV-Beitrag: 45 Euro monatlich
• Sonstige Sachbezüge: 0 Euro

Die Sozialversicherungswerte für 2026 betragen:

• Krankenversicherung: 14,6 Prozent plus 2,9 Prozent durchschnittlicher Zusatzbeitrag (je hälftig)
• Pflegeversicherung: 4,2 Prozent (kinderlos), Arbeitgeberanteil 3,0 Prozent
• Rentenversicherung: 18,6 Prozent (je hälftig)
• Arbeitslosenversicherung: 2,6 Prozent (je hälftig)

Lohnabrechnung ohne bKV

Die Gesamtkosten für Sie als Arbeitgeber:

Lohnabrechnung mit bKV (Sachbezugsfreigrenze)

Ihre Arbeitgeberkosten mit bKV:

Was zeigt uns dieser Vergleich?

Das Nettogehalt von Anna Müller bleibt mit und ohne bKV exakt gleich bei 2.117,05 Euro. Die Arbeitnehmerin hat keinerlei Abzüge durch die betriebliche Krankenversicherung. Sie als Arbeitgeber tragen lediglich 45 Euro Mehrkosten pro Monat. Keine Steuern, keine Sozialversicherungsbeiträge, kein administrativer Aufwand.

Gleichzeitig erhält Anna Müller Gesundheitsleistungen im Wert von 45 Euro monatlich, also 540 Euro jährlich. Das entspricht einer Gehaltserhöhung, die zu 100 Prozent beim Mitarbeiter ankommt. Wenn Sie den gleichen Nettovorteil über eine klassische Bruttogehaltserhöhung erreichen wollen, müssten Sie deutlich tiefer in die Tasche greifen. Genau das macht die bKV als Benefit so attraktiv.

Wie wird eine betriebliche Krankenversicherung versteuert?

Als Arbeitgeber stehen Ihnen vier verschiedene Versteuerungsmodelle zur Verfügung. Jedes Modell hat eigene Voraussetzungen, unterschiedliche Kosten und einen anderen administrativen Aufwand.

In meinen 12 Jahren als bKV-Berater erlebe ich immer wieder, dass selbst erfahrene Steuerberater nicht alle vier Modelle kennen oder die Unterschiede zwischen § 37b und § 40 EStG verwechseln.

Deshalb gehen wir das jetzt Schritt für Schritt einmal gemeinsam durch.

Modell 1: Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG

Das Prinzip kennen Sie bereits aus dem Beispiel oben. Der bKV-Beitrag bleibt bis zu einer Summe aller Sachbezüge von 50 Euro pro Monat und Arbeitnehmer komplett steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 4 SvEV).

Die Voraussetzungen in der Übersicht:

• Der Arbeitgeber ist Versicherungsnehmer
• Der Arbeitnehmer kann ausschließlich Versicherungsschutz verlangen
• Keine Geldzahlungsoption
• Summe aller Sachbezüge liegt bei maximal 50 Euro monatlich
• Der bKV-Beitrag wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt (§ 8 Abs. 4 EStG)
• Monatliche Beitragszahlweise

Dieses Modell ist die einfachste und kostengünstigste Lösung. Für einen bKV-Beitrag von 45 Euro zahlen Sie als Arbeitgeber exakt 45 Euro. Kein Cent mehr. Wenn das bei Ihnen passt, gibt es keinen Grund, es komplizierter zu machen.

Modell 2: Pauschalversteuerung nach § 37b EStG

Wenn der bKV-Beitrag die 50-Euro-Freigrenze übersteigt oder Sie die Freigrenze bereits für andere Sachbezüge wie Tankgutscheine nutzen, kommt die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ins Spiel. Sie als Arbeitgeber versteuern den bKV-Beitrag pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Die Voraussetzungen im Einzelnen:

• Sachbezug liegt vor
• Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• Einheitliche Pauschalierung für alle Arbeitnehmer im Wirtschaftsjahr
• Höchstgrenze von 10.000 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr
• Monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Zahlweise möglich
• Kein Antrag beim Finanzamt erforderlich

Lass uns das an einem konkreten Fall durchrechnen. Thomas Schmidt verdient 4.200 Euro brutto (Steuerklasse III, 2 Kinder, katholisch in Bayern). Sein bKV-Beitrag liegt bei 75 Euro monatlich, und er erhält bereits einen Tankgutschein über 50 Euro über die Sachbezugsfreigrenze.

Die Steuerbelastung auf den bKV-Beitrag von 75 Euro:

Jetzt kommt der Punkt, den Sie kennen müssen: Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ist sozialversicherungspflichtig (§ 1 Abs. 1 Nr. 14 SvEV). Der bKV-Beitrag von 75 Euro erhöht das sozialversicherungspflichtige Entgelt. Dadurch entstehen zusätzliche SV-Beiträge sowohl für den Arbeitnehmer (ca. 15,86 Euro) als auch für Sie als Arbeitgeber (ca. 16,76 Euro).

Ihre Gesamtkosten bei 75 Euro bKV-Beitrag:

Der Kostenfaktor liegt bei 1,56. Für jeden Euro bKV-Beitrag zahlen Sie also 1,56 Euro. Gleichzeitig bleibt der Tankgutschein über die Sachbezugsfreigrenze abgedeckt, weil pauschalversteuerte Sachbezüge bei der Prüfung der 50-Euro-Grenze außer Ansatz bleiben (R 8.1 Abs. 3 Satz 1 LStR). Das ist ein klarer Vorteil, wenn Sie mehrere Benefits parallel anbieten.

Modell 3: Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 1 EStG

Dieses Modell ist der Geheimtipp unter den Steuergestaltungen, und ich empfehle es regelmäßig bei bKV-Beiträgen zwischen 51 und 83 Euro monatlich. Der Grund ist einfach: Es ist sozialversicherungsfrei. Das spart Ihnen bares Geld im Vergleich zu § 37b.

Sie als Arbeitgeber versteuern den bKV-Beitrag mit einem individuellen Durchschnittssteuersatz, den das Betriebsstättenfinanzamt ermittelt. Dieser liegt typischerweise zwischen 15 und 35 Prozent, abhängig von der Gehaltsstruktur in Ihrem Unternehmen.

Die Voraussetzungen sind allerdings strenger als bei § 37b:

• Der bKV-Beitrag wird jährlich oder halbjährlich gezahlt (nicht monatlich)
• Durch die jährliche Zahlweise stellt der Beitrag einen sonstigen Bezug dar
• Sonstige Bezüge dürfen 1.000 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr nicht übersteigen
• Mindestens 20 Arbeitnehmer erhalten die bKV (bei weniger ist ein aufwendigerer Antrag nötig, R 40.1 Abs. 1 LStR)
• Sie müssen einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt stellen
• Der Antrag ist jährlich zu erneuern

Ein Fall aus der Praxis macht das Ganze greifbarer. Dr. Julia Becker verdient 5.800 Euro brutto (Steuerklasse I, kinderlos, konfessionslos, Berlin). Ihr Unternehmen zahlt den bKV-Beitrag von 900 Euro im Dezember als Jahresbeitrag. Das Betriebsstättenfinanzamt hat einen Durchschnittssteuersatz von 25 Prozent ermittelt.

Die Kosten für den Arbeitgeber pro Jahr:

Der Kostenfaktor liegt bei nur 1,25. Im Vergleich zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG sparen Sie bei diesem Beispiel 23,55 Euro monatlich pro Mitarbeiter, das sind rund 283 Euro im Jahr. Bei 50 Mitarbeitern summiert sich das auf über 14.000 Euro jährlich. Das ist kein Kleingeld.

Julia Becker hat keinerlei Abzüge. Ihr sozialversicherungspflichtiges Entgelt bleibt bei 5.800 Euro, weil der bKV-Beitrag nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SvEV sozialversicherungsfrei ist.

Einen Punkt sollten Sie außerdem kennen: Das Bundessozialgericht hat mit Urteil vom 23. April 2024 (B 12 BA 3/22 R) klargestellt, dass die Pauschalversteuerung tatsächlich mit der Entgeltabrechnung erfolgen muss, spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres.

Die bloße Möglichkeit der Pauschalversteuerung reicht für die Sozialversicherungsfreiheit nicht mehr aus. Wenn Sie also den Jahresbeitrag im Dezember zahlen, muss die Pauschalversteuerung spätestens mit der Dezember-Abrechnung oder der Korrekturmeldung im Februar des Folgejahres erfolgen.

Verpassen Sie diese Frist, behandelt die Deutsche Rentenversicherung den Beitrag nachträglich als sozialversicherungspflichtig. Das ist ärgerlich und teuer, also geben Sie das unbedingt an Ihre Lohnbuchhaltung weiter.

Modell 4: Individuelle Versteuerung und Nettolohnversteuerung

Das vierte Modell kommt dann zum Einsatz, wenn keines der drei vorherigen Modelle greift.

Das passiert, wenn die bKV als Barlohn einzuordnen ist, wenn Sie auf die Pauschalversteuerung verzichten oder wenn die Voraussetzungen für § 37b oder § 40 EStG nicht erfüllt sind. Innerhalb dieses Modells gibt es zwei Varianten mit sehr unterschiedlichen Auswirkungen, und die sollten Sie kennen.

Variante 4a: Individuelle Versteuerung beim Arbeitnehmer

Bei dieser Variante rechnen Sie den bKV-Beitrag als geldwerten Vorteil zum Bruttogehalt hinzu. Ihr Arbeitnehmer versteuert den Betrag mit seinem individuellen Steuersatz und zahlt darauf Sozialversicherungsbeiträge. Das Nettogehalt sinkt entsprechend. Und genau hier liegt das Problem.

Dazu einmal ein Beispiel zum besseren Verständnis. Michael Weber verdient 4.000 Euro brutto (Steuerklasse I, kinderlos, evangelisch in NRW). Sein Arbeitgeber gewährt eine bKV mit 75 Euro monatlichem Beitrag und wählt die individuelle Versteuerung.

Die Auswirkungen auf die Lohnabrechnung:

Michael Weber hat am Monatsende also 38,36 Euro weniger Netto in der Tasche, obwohl sein Arbeitgeber 75 Euro in seine Gesundheit investiert. Von den 75 Euro kommen beim Arbeitnehmer nach Abzug der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nur 36,64 Euro an tatsächlichem Mehrwert an.

Das sehe ich regelmäßig bei Unternehmen, die nicht richtig beraten wurden, und es drückt die Akzeptanz der bKV in der Belegschaft massiv. Wenn Ihre Mitarbeiter plötzlich weniger Netto auf dem Konto haben, werden sie die bKV nicht als Vorteil wahrnehmen, sondern als Belastung.

Ihre Arbeitgeberkosten:

Der Kostenfaktor liegt bei 1,22 und damit scheinbar günstiger als bei § 37b. Allerdings trägt hier der Arbeitnehmer die Steuerlast. Das macht die bKV als Benefit nahezu wirkungslos.

Variante 4b: Nettolohnversteuerung durch den Arbeitgeber

Bei der Nettolohnversteuerung übernehmen Sie als Arbeitgeber sämtliche Steuer- und Sozialversicherungsbelastungen, die durch den bKV-Beitrag entstehen. Das Nettogehalt Ihres Mitarbeiters bleibt vollständig unverändert.

Das klingt zunächst attraktiv, hat aber einen erheblichen Haken: Sie müssen den bKV-Beitrag auf ein fiktives Bruttogehalt hochrechnen, damit nach Abzug aller Abgaben genau der gewünschte Nettobetrag übrig bleibt.

Wie das konkret aussieht, zeige ich Ihnen am folgenden Beispiel. Nehmen wir wieder Michael Weber mit seinen 4.000 Euro brutto und einem bKV-Beitrag von 75 Euro. Bei der Nettolohnversteuerung müssen Sie so viel zusätzliches Brutto ansetzen, dass nach Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherung exakt 75 Euro netto übrig bleiben.

Je nach Steuerklasse und persönlichem Grenzsteuersatz kann der Hochrechnungsfaktor bei 2,5 bis 4,0 liegen. In Steuerklasse I mit Kirchensteuer rechnen Sie grob mit dem Faktor 3,0 bis 3,5.

Der Kostenfaktor liegt bei rund 3,3 bis 4,0. Das macht diese Variante zur teuersten aller vier Modelle. Sie rechnet sich nur in Ausnahmefällen, etwa wenn Sie ein hochqualifiziertes Team mit hoher Fluktuation haben und die bKV gezielt als Bindungsinstrument einsetzen wollen. Für die meisten Unternehmen gibt es bessere Wege.

Vergleich: Alle vier Steuermodelle für die bKV

Die folgende Tabelle stellt die vier Modelle bei einem bKV-Beitrag von 75 Euro monatlich nebeneinander. Für Modell 1 gilt die Einschränkung, dass 75 Euro die 50-Euro-Freigrenze übersteigen und das Modell daher nicht anwendbar ist.

Fazit: Welches Steuermodell eignet sich für Ihr Unternehmen?

Die Wahl des richtigen Modells hängt von drei Faktoren ab: der Höhe Ihres bKV-Beitrags, der Struktur Ihres Unternehmens und der Frage, ob Sie bereit sind, einen jährlichen Antrag beim Finanzamt zu stellen.

Hieran können Sie sich dabei orientieren:

• Liegt der bKV-Beitrag bei maximal 45 bis 48 Euro und Sie gewähren keine weiteren Sachbezüge, nehmen Sie Modell 1. Die Sachbezugsfreigrenze ist die einfachste und günstigste Lösung. Fertig.
• Liegt der Beitrag zwischen 51 und 83 Euro monatlich und Ihr Unternehmen kann den Beitrag jährlich oder halbjährlich zahlen, prüfen Sie Modell 3. Die Sozialversicherungsfreiheit spart Ihnen im Vergleich zu § 37b rund 28 Prozent an Nebenkosten.
• Liegt der Beitrag über 83 Euro monatlich (über 1.000 Euro jährlich) oder eine jährliche Zahlung ist nicht umsetzbar, bleibt Modell 2. Die Pauschalversteuerung nach § 37b ist unkompliziert und erfordert keinen Antrag beim Finanzamt.
• Modell 4a mit individueller Versteuerung sollten Sie nur wählen, wenn es wirklich nicht anders geht, etwa weil die bKV als Barlohn einzuordnen ist. Der Nettoverlust beim Arbeitnehmer macht die bKV als Benefit fast wirkungslos.
• Modell 4b mit Nettolohnversteuerung rechnet sich nur in Ausnahmefällen. Wenn Sie allerdings ein starkes Signal an Ihre Belegschaft senden wollen und die Kosten tragen können, ist es die Variante mit der höchsten Mitarbeiterzufriedenheit.

Eines gilt für alle Modelle: Sämtliche Arbeitgeberaufwendungen für die bKV, also sowohl der Versicherungsbeitrag als auch die übernommenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Dieser Punkt geht in vielen Gesprächen unter, reduziert aber die tatsächliche Belastung nochmals spürbar.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die konkrete Umsetzung und lassen Sie sich den individuellen Durchschnittssteuersatz für § 40 EStG berechnen. Oft zeigt sich erst in der konkreten Kalkulation, welches Modell für Ihr Unternehmen tatsächlich am günstigsten ist.

Und wenn Sie sich unsicher sind, welcher bKV-Tarif und welches Steuermodell am besten zusammenpassen, lohnt sich immer ein Gespräch mit einem unabhängigen bKV-Berater, der beide Seiten kennt.

*Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung da.