Wer eine bKV einführt, hat die Entscheidung über Anbieter und Tarif meist schnell getroffen. Was danach kommt, ist für viele Buchhaltungen und Lohnbüros der anspruchsvollere Teil: Wie wird der Beitrag korrekt behandelt? Welches Konto kommt zum Einsatz? Und was passiert, wenn die 50-Euro-Grenze überschritten wird?
Die Antworten hängen davon ab, ob die bKV als Sachlohn oder Barlohn qualifiziert wird. Das ist die Weichenstellung, die alles andere bestimmt.
Das Wichtigste vorab:
- Nur wenn der Arbeitgeber Versicherungsnehmer ist und die Beiträge direkt an den Versicherer zahlt, liegt Sachlohn vor
- Als Sachlohn ist die bKV bis 50 Euro monatlich steuer- und sozialabgabenfrei, § 8 Abs. 2 S. 11 EStG
- Die 50-Euro-Grenze ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Ein Cent darüber macht den gesamten Betrag steuerpflichtig
- Im Lohnkonto muss die bKV getrennt nach Barlohn und Sachbezug mit Betrag, Bezeichnung und Zeitraum dokumentiert werden, § 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV
- Im SKR03 sind Konto 4140 (steuerfrei) und 4145 (steuerpflichtig) die relevanten Aufwandskonten, im SKR04 die Konten 6822 und 6400
Wie wird die betriebliche Krankenversicherung in der Lohnabrechnung behandelt?
Ausgangspunkt ist immer die Frage nach der Qualifikation des Lohns. Sie entscheidet über Steuerpflicht, Sozialversicherung und die Wahl des Buchungskontos.
bKV als Sachlohn oder Barlohn
Der Bundesfinanzhof hat im Juni 2018 klargestellt: Nur wenn der Arbeitgeber Versicherungsnehmer ist und keine Ersatzgeldleistung möglich ist, liegt Sachlohn im Sinne von § 8 EStG vor. Das BMF hat das in einem Schreiben vom 15. März 2022 (IV C 5 – S 2334/19/10007:007) ausdrücklich auf Versicherungsbeiträge übertragen.
Sachlohn liegt vor, wenn der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer auftritt und die Prämien direkt an den Versicherer zahlt, ohne dass eine Geldzahlung an den Mitarbeitenden fließt. Nur in dieser Konstellation greift die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze.
Barlohn liegt vor, wenn der Arbeitgeber einen Geldbetrag auszahlt, mit dem der Mitarbeitende eigenständig einen Versicherungsvertrag abschließt. In diesem Fall ist der Arbeitnehmer selbst Versicherungsnehmer. Das führt zur vollen Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
Prüfen Sie im Zweifel den Versicherungsschein. Steht dort das Unternehmen als Versicherungsnehmer, liegt Sachlohn vor. Steht der Mitarbeitende darin, hilft auch eine Zahlung direkt an den Versicherer nicht mehr.
Was sind die Voraussetzungen für die bKV als Sachbezug?
Damit die bKV als steuerbegünstigter Sachbezug gilt, müssen drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein:
- Der Arbeitgeber ist Versicherungsnehmer des Gruppenvertrags, nicht der Arbeitnehmer
- Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Auszahlung der Prämie, weder direkt noch im Rahmen einer Gehaltsumwandlung
- Die bKV wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, das Zusätzlichkeitserfordernis nach § 8 Abs. 4 EStG ist seit 2020 gesetzlich verankert
Eine Gehaltsumwandlung schließt die Sachbezugsfreigrenze grundsätzlich aus, weil es sich dann nicht um eine zusätzliche Leistung handelt.
Was ist die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge?
Nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG bleiben Sachbezüge lohnsteuerfrei, wenn sie insgesamt 50 Euro je Kalendermonat und Mitarbeitendem nicht übersteigen. Vier Punkte sind für die Lohnabrechnung entscheidend:
- Freigrenze, kein Freibetrag: Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Sachbezug im betreffenden Monat steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil
- Monatliche Betrachtung ohne Kumulierungsmöglichkeit: Die Grenze gilt strikt monatlich, eine Verrechnung mit Vor- oder Folgemonaten ist ausgeschlossen
- Kumulierung aller Sachbezüge: In die 50-Euro-Grenze zählen alle Sachbezüge eines Mitarbeitenden, inklusive Tankgutscheine, Warengutscheine oder sonstige vergünstigte Leistungen. Nicht nur die bKV
- Sozialversicherung folgt der Steuer: Sachbezüge, die lohnsteuerfrei bleiben, sind auch beitragsfrei in der Sozialversicherung gemäß § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV. Es gibt keine eigenständigen SV-Freigrenzen
In der Lohnbuchhaltung kippt die Freigrenze fast nie an der bKV selbst. Sie kippt am Gutschein, den eine andere Abteilung im November zusätzlich ausgibt.
Pauschalversteuerung der bKV
Überschreiten die monatlichen bKV-Prämien die 50-Euro-Freigrenze oder ist diese durch andere Sachbezüge bereits ausgeschöpft, stehen drei Besteuerungsalternativen zur Verfügung.
Eine wichtige Praxisfalle betrifft die Sozialversicherung bei Pauschalversteuerung: Bei § 37b EStG bleibt der Vorteil nicht automatisch sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber trägt zusätzlich zur Pauschalsteuer den vollen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung. Das erhöht die Gesamtkosten erheblich. Bei § 40 Abs. 1 EStG übernimmt der Arbeitgeber die Steuer, aber die Beiträge bleiben als Arbeitsentgelt weiterhin sozialversicherungspflichtig.
| Modell | Steuersatz | Wer trägt die Steuerlast | SV-Pflicht | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| Individuelle Besteuerung | Persönlicher Steuersatz | Arbeitnehmer | Voll SV-pflichtig | Kein Antrag nötig, volle Belastung beim Mitarbeitenden |
| § 40 Abs. 1 EStG | 20 % pauschal, bis 1.000 Euro/Jahr/MA | Arbeitgeber | SV-pflichtig | Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich, jährliche Zahlung |
| § 37b EStG | 30 % pauschal + SolZ | Arbeitgeber | SV-pflichtig, AG trägt beide Anteile | Kein Antrag, aber einheitliche Ausübung für vergleichbare Zuwendungen erforderlich |
| Nettolohnversteuerung | Individueller Steuersatz, AG übernimmt alles | Arbeitgeber vollständig | SV-pflichtig, AG trägt beide Anteile | Höchste Kosten für AG, höchster Nettovorteil für Mitarbeitende |
Nettolohnversteuerung der bKV
Bei der Nettolohnversteuerung übernimmt der Arbeitgeber Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und den vollständigen Sozialversicherungsbeitrag, also auch den Arbeitnehmeranteil. Das bedeutet für den Mitarbeitenden keinen Abzug, für den Arbeitgeber aber die höchste Gesamtbelastung aller Varianten.
In DATEV empfiehlt die Fachcommunity für diesen Fall die Standardlohnart 2620 “Sonstiger Sachbezug, netto” mit der Folgelohnart 9011 als Basis, die auf eine eigene Lohnart mit individueller Bezeichnung kopiert werden sollte. Für die automatische Übernahme der Arbeitnehmer-SV-Beiträge durch den Arbeitgeber ist Lohnart 2770 mit den Folgelohnarten 2780 und 2790 vorgesehen. Bei abweichenden Pauschalsteuersätzen kommen die Bruttolohnarten 3810, 3820 und 3830 zum Einsatz.
Wie werden die Beiträge zur bKV verbucht?
Die buchhalterische Erfassung folgt der steuerlichen Einordnung. Ob ein Beitrag auf Konto 4140 oder 4145 landet, hängt allein davon ab, ob die 50-Euro-Grenze eingehalten wird oder nicht.
Die beiden gebräuchlichen Standardkontenrahmen unterscheiden sich in ihrer Gliederungslogik, nicht in der fachlichen Behandlung der bKV. SKR03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip, SKR04 dem Abschlussgliederungsprinzip. Der Hauptunterschied liegt ausschließlich in der Kontonummerierung.
Kontenvergleich SKR03 und SKR04:
| Sachverhalt | SKR03-Konto | SKR04-Konto |
|---|---|---|
| Steuerfreier Sachbezug bKV | 4140 | 6822 |
| Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil bKV | 4145 | 6400 |
| Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge | 4149 | Im Rahmen 6822/1781 |
| Verbindlichkeit gegenüber Versicherer | 1748 | 3300 |
| Verrechnungskonto | 1748 | 4946 |
| Bank | 1200 | 1200 |
Buchungssätze im SKR03 für alle Varianten:
Steuerfreier Sachbezug bis 50 Euro, Direktzahlung: Soll 4140 (Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei) an Haben 1200 (Bank), Beispielbetrag 40 Euro.
Steuerpflichtiger Beitrag über 50 Euro: Zunächst Soll 4145 (Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig) an Haben 1748 (Verbindlichkeiten für Einbehaltungen), dann bei Zahlung Soll 1748 an Haben 1200, Beispielbetrag 60 Euro.
Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 1 EStG: Zusätzlich zum Aufwandskonto 4145 wird die Pauschalsteuer über Konto 4149 (Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge) erfasst: Soll 4149 an Haben 1740 (Verbindlichkeit Finanzamt), anschließend Soll 1740 an Haben 1200.
Buchungssätze im SKR04:
| Variante | Buchungssatz | Beispielbetrag |
|---|---|---|
| Steuerfreier Sachbezug, Direktzahlung | 6822 an 1200 Bank | 45,00 Euro |
| Steuerfreier Sachbezug, über Lohnabrechnung | 6822 an 4946 Verrechnungskonto | 45,00 Euro |
| Über 50 Euro, voll steuerpflichtig | 6400 an 1200 Bank | 75,00 Euro |
| Pauschalversteuerung 30 % nach § 37b EStG | 6822 an 1200 Bank + 6822 an 1781 | 78,00 Euro gesamt |
| Nettolohnversteuerung | 6010 an 1200 Bank | Individuell |
Wird die 50-Euro-Grenze überschritten, wechselt die Buchung vollständig. Die gesamte bKV wird lohnsteuerpflichtig und muss auf Konto 6400 statt auf 6822 gebucht werden. In der Praxis bedeutet das Mehrkosten von 40 bis 50 Prozent durch Steuern und Sozialabgaben.
Typische Buchungsfehler, die in der Praxis auftreten:
- bKV-Beiträge werden fälschlich auf ein allgemeines Versicherungskonto gebucht, etwa Konto 4360 im SKR03, statt auf ein Personalaufwandskonto. Als personalbezogener Aufwand gehört die bKV zu den Sozialleistungen in der GuV
- Die 50-Euro-Freigrenze wird isoliert auf die bKV angewendet. Auch ein 30-Euro-Tankgutschein plus 30 Euro bKV-Prämie im selben Monat summieren sich auf 60 Euro und überschreiten die Grenze, mit der Folge, dass beide Beträge vollständig steuerpflichtig werden
- Pauschalversteuerung wird als automatisch SV-frei angesehen. Das trifft besonders bei § 37b EStG nicht zu
- Eine falsch konfigurierte Lohnart behandelt den Beitrag als steuerfrei, obwohl er steuerpflichtig wäre. Das fällt oft erst bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung auf
Den häufigsten Fehler sehe ich beim Wechsel der Kanzlei. Die bKV läuft danach auf dem Konto für betriebliche Versicherungen, und in der Prüfung fehlt der Bezug zum Lohnkonto.
Sonderfall: bKV über eine Entgeltumwandlung
Bei der Entgeltumwandlung verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Bruttogehalts und erhält dafür bKV-Leistungen. Entscheidend ist: Eine bKV via Entgeltumwandlung fällt nicht unter die 50-Euro-Freigrenze. Diese gilt ausschließlich für Leistungen, die zusätzlich zum geschuldeten Lohn gewährt werden.
Steuerrechtlich handelt es sich bei der Entgeltumwandlung um Barlohn, auf den der Mitarbeitende verzichtet. Der Betrag ist damit voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, ohne die Sonderbegünstigung, die etwa bei der betrieblichen Altersvorsorge für Entgeltumwandlungen existiert.
Buchhalterisch wird die Entgeltumwandlung analog zum steuerpflichtigen, arbeitgeberfinanzierten Fall behandelt: Konto 4145 (SKR03) für den Aufwand, Konto 1748 für die Verbindlichkeit an den Versicherer. Der Mitarbeitende hat keinen zusätzlichen Vorteil, sondern ein reduziertes Bruttogehalt.
Buchungsbeispiel: Ein Mitarbeitender verzichtet monatlich auf 50 Euro Bruttogehalt für einen bKV-Familientarif. Die Buchung lautet: Soll 4145 50 Euro an Haben 1748 50 Euro für den bKV-Anteil, sowie Soll 4120 (Gehälter) 1.950 Euro an Haben 1740 (Verbindlichkeit Lohn) für den verbleibenden Gehaltsanteil.
sauber im Lohnlauf ab?
- Fallbeispiel mit Buchungssätzen
- Muster-Lohnkonto zum Übernehmen
- Checkliste für den Monatslauf
Dokumentationspflichten im Lohnkonto
Nach § 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV muss der Arbeitgeber bei jeder Lohnabrechnung im Lohnkonto den Arbeitslohn getrennt nach Barlohn und Sachbezügen aufzeichnen. Der Gesetzeswortlaut verlangt konkret, dass Sachbezüge einzeln bezeichnet werden und mit Abgabetag oder Abgabezeitraum, Abgabeort und dem Entgelt erfasst werden.
In der Praxis bedeutet das für die bKV: Jede monatliche Prämienzahlung muss im Lohnkonto einzeln bezeichnet sein, zum Beispiel als “bKV-Beitrag Januar 2026”, mit Abgabezeitraum, Abgabeort und Entgelt und exakt mit dem Wert nach § 8 EStG erfasst. Bei pauschal nach § 37b EStG versteuerten Bezügen erfolgt zusätzlich der Eintrag in Zeile 3 der Lohnsteuerbescheinigung.
Für die Wahl der Lohnart in DATEV gilt: Im SKR03 wird eine bKV bis 50 Euro der Lohnart “Sachbezug freiwillige KV vom AG bis 50 Euro steuerfrei” zugeordnet, standardmäßig dem Fibu-Konto 4153, wobei die zugehörige Nettoabzugslohnart 4152 auf Konto 8610 kontiert wird. Nach jeder Einführung oder Anpassung einer bKV-Lohnart empfiehlt sich ein Testlauf mit Prüfung der automatisch erzeugten Buchungssätze.
GoBD-Anforderungen an die bKV-Dokumentation
Die GoBD verlangen für die bKV-Buchhaltung eine lückenlose, nachvollziehbare und unveränderbare Dokumentation. Konkret bedeutet das:
- Einzelnachweis: Zu jeder bKV-Buchung muss ein Beleg vorliegen, die Rechnung oder Beitragsaufstellung des Versicherers pro Zahlungsperiode aufgeschlüsselt nach Mitarbeitenden sowie der zugrunde liegende Versicherungsvertrag
- Lohnkonto-Dokumentation: Für jeden Mitarbeitenden muss aufgezeichnet werden, in welchem Zeitraum welcher Sachbezug in welcher Höhe gewährt wurde
- Verfahrensdokumentation: Es muss dokumentiert sein, wie die bKV in der Lohnsoftware erfasst wird und wie die Daten in die Finanzbuchhaltung überführt werden
- Aufbewahrungsfrist: Lohnunterlagen und Buchungsbelege zur bKV müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, idealerweise in einem revisionssicheren Archivierungssystem
- Arbeitsrechtliche Dokumentation: Eine schriftliche Zusage als Arbeitsvertragsergänzung oder Betriebsvereinbarung sollte festhalten, dass die bKV zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt wird und nicht bar abgegolten werden kann. Das dient als Nachweis der Zusätzlichkeit gegenüber Prüfern
Legen Sie Versorgungsordnung und Gruppenvertrag zusammen mit den Beitragsrechnungen ab. In der Prüfung wird nach dem Zusammenhang gefragt, nicht nach einzelnen Belegen.
Wann sind Rückstellungen bei einer bKV erforderlich?
In der überwiegenden Mehrheit der Fälle sind für die laufende bKV keine Rückstellungen in der Handelsbilanz zu bilden. Es handelt sich um jährliche Versicherungsverträge, deren Aufwendungen periodengerecht als Betriebsausgaben erfasst werden.
Drei Ausnahmen erfordern Rückstellungen oder Abgrenzungspositionen:
- Langfristige Zusagen über das aktive Arbeitsverhältnis hinaus: Verspricht der Arbeitgeber die Fortführung der bKV für ausgeschiedene Mitarbeitende im Ruhestand, entsteht eine ungewisse Verbindlichkeit nach § 249 HGB, ähnlich einer Pensionsrückstellung
- Zugesagte künftige Beitragssteigerungen: Verpflichtet sich der Arbeitgeber heute zu einer bestimmten Zahlung in der Zukunft, kann das ebenfalls eine Rückstellung erfordern
- Vorauszahlung über das Geschäftsjahr hinaus: Wird die bKV-Prämie für ein volles Jahr im Voraus bezahlt, ist zum Bilanzstichtag eine aktive Rechnungsabgrenzung (RAP) für den ins Folgejahr fallenden Anteil zu bilden. Das ist keine Rückstellung, sondern eine Abgrenzungsposition
Fallbeispiel: bKV in der Lohnabrechnung
Eine GmbH mit zehn Mitarbeitenden schließt für fünf Beschäftigte einen bKV-Gruppenvertrag ab und zahlt monatlich 45 Euro je versicherter Person direkt an den Krankenversicherer. Andere Sachbezüge erhalten diese Mitarbeitenden im selben Monat nicht.
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Monatliche Prämie je Mitarbeitendem | 45,00 Euro |
| Andere Sachbezüge im selben Monat | 0,00 Euro |
| Gesamtsachbezug pro Monat und Mitarbeitendem | 45,00 Euro |
| 50-Euro-Freigrenze eingehalten | Ja |
| Lohnsteuer- und SV-Pflicht | Keine |
| Monatliche Gesamtkosten Arbeitgeber für fünf Mitarbeitende | 225,00 Euro |
| Jährliche Gesamtkosten Arbeitgeber | 2.700,00 Euro |
Da die Freigrenze eingehalten wird, lautet die monatliche Buchung im SKR04: Personalaufwand bKV (Konto 6822) an Verbindlichkeiten gegenüber Versicherer (Konto 3300), 225 Euro.
Erhöht die GmbH die Prämie auf 55 Euro monatlich je Mitarbeitendem, wird die gesamte Prämie steuerpflichtig. Die 50-Euro-Freigrenze ist überschritten, und das nicht nur für die 5 Euro darüber, sondern für den vollen Betrag von 55 Euro. Wählt die GmbH die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, entstehen zusätzlich rund 16,50 Euro Pauschalsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag je Mitarbeitendem und Monat, zuzüglich der SV-Beiträge auf den geldwerten Vorteil. Die Buchung wechselt vollständig: Statt Konto 6822 kommt Konto 6400 zum Einsatz.
Empfehlung für diese GmbH: Den Beitrag bei 45 Euro belassen und auf keine weiteren Sachbezüge in diesem Monat. Damit bleibt die bKV steuer- und sozialabgabenfrei, ohne jeden Verwaltungsaufwand.
Nehmen Sie die Freigrenze als festen Prüfschritt in die monatliche Lohnabrechnung auf. Wer sie nur einmal bei der Einführung prüft, bemerkt eine Überschreitung erst in der Betriebsprüfung.
