Wenn die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze bereits ausgeschöpft ist oder Sie höhere bKV-Beiträge gewähren möchten, bietet die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG eine steueroptimierte Alternative. Diese Variante ermöglicht Beiträge bis zu 1.000 Euro jährlich pro Mitarbeiter bei Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung und moderater Steuerbelastung. Ab 20 Mitarbeitenden ist sie oft der günstigste Weg oberhalb der Freigrenze.
Was ist die Pauschalversteuerung nach §40 EStG im Rahmen der betrieblichen Krankenversicherung?
Die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG bietet Ihnen als Arbeitgeber eine interessante Möglichkeit, die betriebliche Krankenversicherung steuerlich günstig zu gestalten, wenn Sie die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nicht nutzen können oder wollen. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits andere Sachbezüge gewähren oder bewusst eine jährliche Zahlweise bevorzugen.
Wie funktioniert die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG?
Bei dieser Versteuerungsvariante zahlen Sie die bKV-Beiträge nicht monatlich, sondern jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich an den Versicherer. Dadurch gelten die Beiträge steuerrechtlich als “sonstiger Bezug” beim Arbeitnehmer, was Ihnen besondere steuerliche Vorteile verschafft.
Der entscheidende Unterschied zur regulären Versteuerung liegt darin, dass Sie einen pauschalen Steuersatz anwenden können, der meist deutlich unter dem individuellen Steuersatz Ihrer Mitarbeiter liegt.
Die Berechnung des Pauschalsteuersatzes erfolgt nicht willkürlich, sondern Ihr Steuerberater ermittelt einen Durchschnittssteuersatz basierend auf der Zusammensetzung Ihrer Belegschaft.
Dabei fließen die Steuerklassen aller betroffenen Mitarbeiter, deren durchschnittliche Jahresgehälter und die Höhe der geplanten bKV-Beiträge in die Berechnung ein. Dieser errechnete Durchschnittssteuersatz gilt dann einheitlich für alle Mitarbeiter, unabhängig von deren individueller Steuerklasse.
Wann können Sie als Unternehmen die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG nutzen?
Nicht jedes Unternehmen kann die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG einfach so anwenden, denn es müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Die wichtigste Bedingung betrifft die Anzahl der begünstigten Mitarbeiter: Die Finanzverwaltung akzeptiert diese Versteuerungsform grundsätzlich nur für eine “größere Anzahl” von Arbeitnehmern. Bei mindestens 20 Mitarbeitern wird dies ohne weitere Prüfung anerkannt, während bei weniger Mitarbeitern die besonderen Verhältnisse Ihres Unternehmens berücksichtigt werden und Sie einen Vereinfachungseffekt nachweisen müssen.
Außerdem greift die Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 Satz 3 EStG nur, soweit die sonstigen Bezüge je Arbeitnehmer 1.000 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen. Wird die Grenze gerissen, fällt allein der übersteigende Teil heraus und ist individuell zu versteuern. Die arbeitsvertragliche Regelung muss zudem eindeutig festlegen, dass der Mitarbeitende ausschließlich Versicherungsschutz und keine Geldzahlung verlangen kann, denn nur dann liegt steuerrechtlich Sachlohn vor (BFH vom 07.06.2018, VI R 13/16).
Ablauf in der Praxis: Wie nutzen Sie diese Pauschalversteuerung?
Wenn Sie sich für die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG entscheiden, müssen Sie zunächst einen Antrag beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt stellen.
Dieser Antrag sollte folgende Informationen enthalten: die Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer aufgeschlüsselt nach Steuerklassen, die durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne dieser Mitarbeiter und die Höhe der geplanten bKV-Beiträge pro Person. Ihr Steuerberater unterstützt Sie dabei und berechnet den anzuwendenden Pauschalsteuersatz.
Nach der Genehmigung durch das Finanzamt können Sie die Pauschalversteuerung anwenden, müssen aber beachten, dass der Pauschalsteuersatz jährlich überprüft und gegebenenfalls angepasst werden muss. Dies geschieht insbesondere dann, wenn sich die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft wesentlich ändert oder wenn neue Mitarbeitende hinzukommen, die von der bKV profitieren sollen.
Auf die pauschale Lohnsteuer kommen der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent und die Kirchensteuer obendrauf. Im vereinfachten Verfahren gilt dafür ein ermäßigter Landessatz zwischen 4 und 7 Prozent, in Nordrhein-Westfalen sind es 7 Prozent. Beides fehlt in vielen Vergleichsrechnungen und verschiebt das Ergebnis spürbar.
Die Beitragsfreiheit hängt am Zeitpunkt. Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV bleibt der Bezug nur dann beitragsfrei, wenn er mit der Entgeltabrechnung des jeweiligen Abrechnungszeitraums pauschal besteuert wird. Das Bundessozialgericht hat das am 23.04.2024 bestätigt (B 12 BA 3/22 R): Wer die Pauschalierung erst in der Betriebsprüfung nachholt, zahlt die Sozialabgaben nach.
Unterschied zu den anderen Steuermodellen
Bei der betrieblichen Krankenversicherung stehen Ihnen verschiedene Steuermodelle zur Verfügung, die sich in Kosten, Aufwand und Voraussetzungen deutlich unterscheiden. Die Wahl des richtigen Modells hängt von Ihrer Unternehmensgröße, der Höhe der gewünschten bKV-Beiträge und Ihrer bestehenden Benefit-Struktur ab.
Die vier Steuermodelle im direkten Vergleich
| Kriterium | Sachbezug (§ 8 EStG) | Pauschal-versteuerung § 40 EStG | Pauschal-versteuerung § 37b EStG | Nettolohn-versteuerung |
|---|---|---|---|---|
| Steuern | Komplett steuerfrei | Durchschnitts-steuersatz (amtliches Beispiel 26,1 %) zuzüglich Soli und Kirchensteuer | Pauschal 30 % zuzüglich Soli und Kirchensteuer | Individueller Steuersatz |
| Sozialversicherung | Frei | Frei | Pflichtig (21,15 % Arbeitgeberanteil) | Pflichtig (21,15 % Arbeitgeberanteil) |
| Obergrenze | 50 € pro Monat | 1.000 € je Arbeitnehmer und Kalenderjahr | 10.000 € pro Jahr | Keine Grenze |
| Zahlweise | Monatlich | Jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich | Flexibel (monatlich bis jährlich) | Flexibel |
| Mindestanzahl Mitarbeiter | Keine | 20 (weniger mit Nachweis möglich) | Keine | Keine |
| Administrativer Aufwand | Gering | Mittel (jährliche Überprüfung) | Gering | Hoch (individuelle Berechnung) |
| Beantragung beim Finanzamt | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Kombinierbar mit anderen Benefits | Ja, aber Grenze beachten | Ja | Ja | Ja |
Der Sachbezug nach § 8 EStG ist die attraktivste Variante, solange Sie innerhalb der 50-Euro-Freigrenze bleiben. Sie zahlen weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge, allerdings limitiert die niedrige Grenze Ihre Gestaltungsmöglichkeiten erheblich. Wenn Sie bereits Tankgutscheine oder andere Sachbezüge gewähren, wird der Spielraum für eine hochwertige bKV schnell eng.
Unter zwanzig Mitarbeitenden lohnt der Antrag beim Finanzamt trotzdem. Der Aufwand fällt einmal an, die Ersparnis jedes Jahr.
Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ermöglicht deutlich höhere Beiträge bis zu 10.000 Euro jährlich, ist aber mit 30 Prozent Pauschalsteuer plus Sozialversicherungsbeiträgen die teuerste Pauschalvariante. Sie eignet sich besonders für Premium-bKV-Tarife oder wenn Sie die Pauschalversteuerung für verschiedene Benefits gebündelt nutzen möchten. Der Vorteil liegt in der einfachen Handhabung ohne Mindestmitarbeiterzahl und ohne Beantragung beim Finanzamt. Beachten Sie dabei: Wer sich einmal für § 37b EStG entschieden hat, kann für dieselben Zuwendungen nicht mehr nach § 40 Abs. 1 EStG pauschalieren (BMF-Schreiben vom 19.05.2015, Rz. 22).
Die Nettolohnversteuerung schließlich ist die mitarbeiterfreundlichste, aber auch kostenintensivste Lösung. Sie übernehmen alle Steuern und Sozialabgaben, sodass der Mitarbeiter keine Abzüge hat, zahlen aber je nach Steuerklasse und Gehalt des Mitarbeiters unterschiedlich hohe Beträge. Bei einem bKV-Beitrag von 300 Euro jährlich können die Gesamtkosten inklusive aller Abgaben schnell 500 Euro oder mehr betragen.
bringt Ihnen die bKV?
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Für welches Unternehmen lohnt sich die Pauschalversteuerung nach §40 EStG?
Für kleine Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern und moderaten bKV-Beiträgen ist der Sachbezug meist die beste Wahl, sofern die 50-Euro-Grenze nicht anderweitig ausgeschöpft wird.
Mittelständische Unternehmen ab 20 Mitarbeitern fahren oft mit der Pauschalversteuerung nach § 40 EStG am besten, da sie Sozialversicherungsbeiträge spart und moderate Steuerkosten verursacht. Wichtig ist dabei die Beachtung des Durchschnittssteuersatzes der Belegschaft. Ist dieser besonders hoch, sollten Sie die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG in Betracht ziehen, während die Nettolohnversteuerung sich vor allem für Führungskräfte oder als besonderes Zeichen der Wertschätzung eignet.
Die Wahl des Steuermodells sollten Sie auch davon abhängig machen, welche anderen Benefits Sie bereits anbieten.
Wenn die 50-Euro-Sachbezugsgrenze durch Tankgutscheine oder ähnliches bereits belegt ist, bleibt Ihnen nur eine der Pauschalversteuerungsvarianten oder die Nettolohnversteuerung. Bedenken Sie auch, dass Sie das einmal gewählte Modell während des Kalenderjahres nicht wechseln sollten, da dies zu erheblichen administrativen Komplikationen führen kann.
Fallbeispiel: Hallesche FEELfree:up_plus im Steuermodell-Vergleich
Rechnen wir das an einem Tarif durch, den es wirklich gibt. Sie möchten Ihren 75 Mitarbeitenden den Budgettarif FEELfree:up_plus der Hallesche mit 1.500 Euro Jahresbudget anbieten. Der Beitrag liegt bei 56,03 Euro im Monat, also bei 672,36 Euro im Jahr. Damit reißt er die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro und bleibt zugleich unter der Grenze von 1.000 Euro, die § 40 Abs. 1 EStG zieht.
Für die Pauschalierung rechne ich mit einem Bruttosteuersatz von 26,1 Prozent. Der Wert stammt aus dem amtlichen Beispiel in H 40.1 LStH, das einen Nettosteuersatz von 20,7 Prozent nach der Formel 100 mal 20,7 geteilt durch 79,3 hochrechnet. Ihr eigener Satz fällt je nach Lohnniveau und Steuerklassenverteilung anders aus und muss vom Finanzamt genehmigt werden.
| Steuermodell | bKV-Beitrag (jährlich) | Steuern mit Soli und Kirchensteuer | Sozial-versicherung Arbeitgeber | Gesamtkosten je Mitarbeitendem | Gesamtkosten für 75 Mitarbeitende |
|---|---|---|---|---|---|
| Sachbezug | 672,36 € | nicht anwendbar, der Monatsbeitrag liegt über der Freigrenze von 50 € | |||
| § 40 Abs. 1 EStG | 672,36 € | 197,42 € | 0,00 € | 869,78 € | 65.233,63 € |
| § 37b EStG | 672,36 € | 226,92 € | 142,20 € | 1.041,49 € | 78.111,42 € |
Der Unterschied liegt fast vollständig in der Sozialversicherung. Über § 40 Abs. 1 EStG sparen Sie bei 75 Mitarbeitenden 12.877,79 Euro im Jahr gegenüber § 37b EStG, und bei Ihren Mitarbeitenden kommt der volle Wert an, weil kein Arbeitnehmeranteil abgeht. Unter § 37b sind das 12,19 Euro im Monat, die vom Netto abgehen.
Fazit: § 40 EStG spart die Sozialabgaben und verlangt dafür den Antrag
Die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG hat sich in der Praxis als effiziente Gestaltungsvariante für die betriebliche Krankenversicherung etabliert, wenn die Sachbezugsfreigrenze nicht zur Verfügung steht. Sie kombiniert moderate Steuerbelastungen mit vollständiger Sozialversicherungsfreiheit und schafft damit einen ausgewogenen Kompromiss zwischen Kosteneffizienz und Benefit-Qualität.
Für Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden ist diese Versteuerungsform oft die günstigste Lösung oberhalb der Freigrenze. Der entscheidende Hebel liegt nicht im Steuersatz, sondern in der Beitragsfreiheit: Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung von 21,15 Prozent entfällt, und beim Mitarbeitenden geht nichts vom Netto ab.
Bei einem Jahresbeitrag von 672,36 Euro kommen Sie mit dem amtlichen Beispielsatz auf 869,78 Euro Gesamtkosten je Mitarbeitendem. Das sind 29,4 Prozent Aufschlag auf den reinen Beitrag, gegenüber 54,9 Prozent bei der Pauschalierung nach § 37b EStG.
Der Aufwand bleibt überschaubar: eine einmalige Beantragung beim Betriebsstättenfinanzamt und danach die jährliche Überprüfung des Satzes. Wichtiger als der Aufwand ist die Frist. Die Pauschalierung muss mit der Entgeltabrechnung laufen, in der Sie den Jahresbeitrag als sonstigen Bezug abrechnen, sonst ist die Beitragsfreiheit verloren. Die Grenze von 1.000 Euro je Arbeitnehmer und Kalenderjahr schränkt selten ein, der Hallesche-Tarif aus dem Beispiel liegt mit 672,36 Euro deutlich darunter.
