Steuerliche Behandlung der bKV: Das müssen Sie wissen

Die betriebliche Krankenversicherung (bKV) ist ein spannendes Thema, das viele Arbeitgeber beschäftigt. Warum? Weil Sie damit Ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun können und gleichzeitig Steuern sparen. Doch die steuerliche Behandlung kann verwirrend sein. Welche Variante passt zu Ihrem Unternehmen? Wie vermeiden Sie teure Fehler?

Was ist eine bKV und warum ist ihre steuerliche Behandlung so wichtig?

Eine betriebliche Krankenversicherung ist eine Zusatzversicherung, die Sie als Arbeitgeber für Ihre Mitarbeiter abschließen und bezahlen. Sie übernimmt Kosten, die die normale Krankenkasse nicht zahlt – zum Beispiel für Zahnersatz, Brillen oder Heilpraktikerbehandlungen. Sie schließen einen Gruppenvertrag mit einem Versicherer ab, und Ihre Mitarbeiter profitieren von den Leistungen.

Die steuerliche Behandlung der bKV entscheidet darüber, wie viel die bKV Sie wirklich kostet. Machen Sie es richtig, sparen Sie und Ihre Mitarbeiter Steuern und Sozialabgaben. Machen Sie es falsch, wird aus dem geplanten Benefit eine teure Angelegenheit. Ein Beispiel: Bei richtiger Gestaltung kostet Sie eine bKV für 40 Euro monatlich genau 40 Euro. Bei falscher Gestaltung können daraus schnell 60 Euro oder mehr werden.

Seit 2018 ist durch Urteile des Bundesfinanzhofs klar: Die bKV kann unter bestimmten Bedingungen komplett steuerfrei sein. Diese Urteile haben für Klarheit gesorgt. Vorher haben sich viele Finanzämter geweigert, die bKV als steuerfreien Sachbezug anzuerkennen. Das ist jetzt vorbei. Das Bundesfinanzministerium hat 2022 nochmal bestätigt: Wenn Sie als Arbeitgeber die Versicherung abschließen und die Beiträge zahlen, ist das ein Sachbezug.

Modelle zur Versteuerung der betrieblichen Krankenversicherung

Sie haben vier Möglichkeiten, die bKV steuerlich zu behandeln. Jede hat ihre Vor- und Nachteile. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie viel Sie ausgeben möchten, wie viele Mitarbeiter Sie haben und wie viel Verwaltungsaufwand Sie stemmen können.

Schauen wir uns zunächst die Übersicht an:

Klingt erstmal kompliziert? Keine Sorge, ich erkläre Ihnen jede Variante verständlich.

Steuerfreier Sachbezug bis 50 Euro monatlich

Diese Variante nutzen die meisten Arbeitgeber – aus gutem Grund. Bis zu 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter bleiben komplett steuerfrei. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter zahlen darauf Steuern oder Sozialabgaben. Das ist die einfachste und günstigste Lösung.

Was müssen Sie beachten? Die wichtigsten Voraussetzungen sind:

• Sie zahlen die Beiträge monatlich
• Der Versicherungsvertrag läuft auf Ihre Firma
• Sie überweisen direkt an den Versicherer
• Der Mitarbeiter kann nicht zwischen Geld und Versicherung wählen
• Die bKV kommt zusätzlich zum Gehalt

Ein praktisches Beispiel: Sie schließen für Ihre Mitarbeiterin Frau Müller eine Zusatzversicherung für 35 Euro monatlich ab. Die Versicherung zahlt Zahnreinigung, Brillenzuschüsse und Heilpraktikerleistungen. Da Sie unter 50 Euro bleiben, zahlen weder Sie noch Frau Müller Steuern oder Sozialabgaben. Frau Müllers Nettogehalt bleibt bei 2.500 Euro, sie bekommt aber Leistungen im Wert von 420 Euro pro Jahr dazu.

Ihre Kosten: genau 35 Euro monatlich, nicht mehr.

Pauschalversteuerung nach § 40 EStG

Diese Variante wird interessant, wenn Sie mehr als 50 Euro monatlich ausgeben möchten. Sie können bis zu 1.000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter zahlen. Der Vorteil: keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Nachteil: Sie müssen Pauschalsteuer zahlen.

Wie funktioniert das? Sie zahlen die Beiträge jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich. Das Finanzamt berechnet einen Durchschnittssteuersatz für alle Ihre Mitarbeiter – meist zwischen 20 und 25 Prozent. Diesen Satz zahlen Sie auf die bKV-Beiträge. Ab 20 Mitarbeitern genehmigt das Finanzamt das meist problemlos. Bei weniger Mitarbeitern müssen Sie nachweisen, dass die Pauschalierung die Verwaltung vereinfacht.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ihr Unternehmen hat 30 Mitarbeiter. Sie möchten eine hochwertige bKV für 800 Euro jährlich anbieten. Das Finanzamt berechnet einen Pauschalsteuersatz von 22 Prozent. Sie zahlen also 800 Euro Versicherungsbeitrag plus 176 Euro Pauschalsteuer plus 9,68 Euro Solidaritätszuschlag. Macht zusammen 985,68 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Klingt viel? Bedenken Sie: Bei normaler Versteuerung kämen noch etwa 160 Euro Sozialversicherung dazu.

Pauschalversteuerung nach § 37b EStG

Diese Variante bietet maximale Flexibilität für Premium-Leistungen bis 10.000 Euro jährlich. Der Steuersatz beträgt pauschal 30 Prozent. Diese Option nutzen vor allem Unternehmen, die Führungskräften besondere Zusatzleistungen bieten möchten.

Der Vorteil: Sie brauchen keine Genehmigung vom Finanzamt und können flexibel zahlen. Der Nachteil: Es fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Die Gesamtbelastung kann schnell bei 50 Prozent des Versicherungsbeitrags liegen.

Rechnen wir das mal durch: Sie bieten einer Führungskraft eine Premium-bKV für 200 Euro monatlich (2.400 Euro jährlich). Dazu kommen 30 Prozent Pauschalsteuer (720 Euro), Solidaritätszuschlag (39,60 Euro) und Sozialversicherung (etwa 960 Euro für Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil). Die Gesamtkosten liegen bei etwa 4.120 Euro jährlich. Teuer, aber für Top-Leistungen manchmal nötig.

Nettolohnversteuerung

Bei dieser Variante erhöhen Sie das Bruttogehalt so, dass nach allen Abzügen das gleiche Netto bleibt. Der Mitarbeiter sieht auf seiner Abrechnung genau, was passiert. Das ist transparent, aber aufwendig zu berechnen.

Ein Beispiel: Herr Schmidt verdient 3.000 Euro brutto (1.950 Euro netto). Sie möchten ihm eine bKV für 60 Euro geben. Um sein Netto zu halten, müssen Sie sein Brutto auf etwa 3.095 Euro erhöhen. Die 95 Euro Differenz decken die bKV (60 Euro) plus die darauf anfallenden Abgaben (35 Euro). Für Sie bedeutet das: etwa 114 Euro Gesamtkosten statt nur 60 Euro.

Wie funktioniert die 50-Euro-Freigrenze in der bKV?

Die 50-Euro-Grenze ist der wichtigste Punkt bei der steuerfreien bKV. Viele Arbeitgeber verstehen nicht, dass es eine Freigrenze und kein Freibetrag ist. Der Unterschied ist entscheidend für Ihre Kostenplanung.

Bei einer Freigrenze gilt das Alles-oder-nichts-Prinzip. Bleiben Sie mit allen Sachbezügen unter 50 Euro, ist alles steuerfrei. Überschreiten Sie die Grenze um nur einen Cent, wird alles steuerpflichtig. Das ist der große Unterschied zum Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Teil versteuert würde.

Stellen Sie sich vor: Sie zahlen 49,99 Euro bKV – alles bleibt steuerfrei. Sie erhöhen auf 50,01 Euro – plötzlich fallen etwa 25 Euro Abgaben für den Mitarbeiter und 10 Euro für Sie an. Zwei Cent Unterschied kosten 35 Euro im Monat. Das ist schwer zu erklären und führt zu Unmut.

Besonders wichtig zu wissen: Alle Sachbezüge werden zusammengerechnet. Viele Arbeitgeber vergessen das und wundern sich dann über hohe Nachforderungen. Zur 50-Euro-Grenze zählen:

• Tankgutscheine
• Essensmarken oder Restaurantgutscheine
• Warengutscheine
• Jobtickets (wenn als Sachbezug behandelt)
• Die bKV selbst
• Alle anderen Sachleistungen

Ein typisches Problem aus der Praxis: Ihre Mitarbeiter bekommen seit Jahren einen Tankgutschein über 30 Euro. Jetzt führen Sie eine bKV für 25 Euro ein. Zusammen sind das 55 Euro – beide Leistungen werden steuerpflichtig. Der Mitarbeiter zahlt plötzlich drauf, obwohl Sie ihm etwas Gutes tun wollten. Statt eines Benefits entsteht eine Belastung von 15 bis 20 Euro monatlich.

Was können Sie tun, wenn Sie die 50-Euro-Grenze überschreiten?

Diese Frage stellen mir viele Arbeitgeber. Die gute Nachricht: Sie haben verschiedene Möglichkeiten und müssen nicht auf die bKV verzichten.

Die einfachste Lösung ist oft die Reduzierung einzelner Sachbezüge. Prüfen Sie, welche Leistungen wirklich wichtig sind. Reduzieren Sie zum Beispiel den Tankgutschein von 30 auf 20 Euro. Dann passt die bKV mit 25 Euro wieder in die Freigrenze. Die meisten Mitarbeiter verstehen das, wenn Sie offen kommunizieren. Eine gute Krankenversicherung ist schließlich mehr wert als 10 Euro Tankgutschein.

Eine andere Möglichkeit ist der Wechsel zur Pauschalversteuerung für die bKV. Die anderen Sachbezüge bleiben bis 50 Euro steuerfrei, nur die bKV wird pauschal versteuert. Das kostet Sie zwar Pauschalsteuer, aber Sie müssen keine bestehenden Benefits kürzen. Viele Unternehmen wählen diese Lösung, um Diskussionen zu vermeiden.

Sie können auch Sachbezüge zeitlich verteilen. Statt monatlicher Warengutscheine über 20 Euro geben Sie quartalsweise 60 Euro aus. In den Monaten ohne Gutschein haben Sie 50 Euro Spielraum für die bKV. Das erfordert gute Planung, funktioniert aber gut.

Eine weitere Option: Differenzieren Sie nach Mitarbeitergruppen. Neue Mitarbeiter bekommen nur die bKV, Bestandsmitarbeiter behalten ihre bisherigen Sachbezüge. Oder Sie bieten verschiedene Benefit-Pakete an – Paket A mit Tankgutschein und kleiner bKV, Paket B nur mit höherwertiger bKV.

Wichtig zu wissen: Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein.

Führen Sie eine monatliche Übersicht aller Sachbezüge pro Mitarbeiter. So behalten Sie den Überblick und können rechtzeitig reagieren. Viele Lohnabrechnungsprogramme warnen automatisch vor Grenzüberschreitungen – nutzen Sie diese Funktionen. Eine Betriebsprüfung drei Jahre später ist der falsche Zeitpunkt, um Fehler zu entdecken.

Was sind die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der bKV?

Die Steuerfreiheit der bKV ist an klare Bedingungen geknüpft. Bei Betriebsprüfungen schaut das Finanzamt genau hin. Verstöße können richtig teuer werden – Nachzahlungen über 50.000 Euro sind keine Seltenheit.

Die wichtigste Voraussetzung ist die Zusätzlichkeit zum Gehalt. Die bKV muss wirklich zusätzlich kommen, nicht anstelle von Gehalt. Das klingt einfach, ist aber der häufigste Fehler, den Unternehmen machen.

Was ist erlaubt? Sie dürfen die bKV als freiwillige Zusatzleistung einführen, unabhängig von Gehaltsverhandlungen. Sie können sie allen Mitarbeitern einer Gruppe geben, zum Beispiel allen nach der Probezeit. Gehaltserhöhungen und bKV dürfen parallel laufen, müssen aber unabhängig voneinander sein.

Was ist verboten? Jede Form der Gehaltsumwandlung ist tabu. Sie dürfen niemals sagen: „Statt 50 Euro mehr Gehalt gibt es eine bKV.“ Auch die Anrechnung auf Boni oder Weihnachtsgeld ist nicht erlaubt. Besonders kritisch sind Wahlmöglichkeiten zwischen Geld und bKV. Sobald der Mitarbeiter wählen kann, wertet das Finanzamt es als Barlohn.

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie teuer Fehler werden können: Ein Unternehmen bot beim Jahresgespräch an: „50 Euro mehr Gehalt oder bKV für 50 Euro – Sie entscheiden.“ Drei Jahre später kam die Betriebsprüfung. Das Ergebnis: Alle bKV-Verträge wurden als Barlohn gewertet. Nachzahlung von Steuern und Sozialabgaben plus Zinsen: über 80.000 Euro.

Die richtige Formulierung macht den Unterschied. Schreiben Sie im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung: „Die betriebliche Krankenversicherung wird zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt. Ein Anspruch auf Barauszahlung besteht nicht. Bei Verzicht erfolgt keine Ersatzleistung.“ Mit dieser Formulierung sind Sie auf der sicheren Seite.

Weitere wichtige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen:

• Sie müssen Versicherungsnehmer sein: Der Vertrag läuft auf Ihre Firma, nicht auf den Namen der Mitarbeiter. Das ist entscheidend für die Einordnung als Sachbezug. Wenn der Mitarbeiter selbst Versicherungsnehmer ist und Sie nur die Beiträge übernehmen, ist das automatisch steuerpflichtiger Barlohn – auch wenn Sie direkt an die Versicherung zahlen.

• Die Beiträge zahlen Sie direkt an den Versicherer: Das Geld darf nicht erst an den Mitarbeiter fließen. Auch eine nachträgliche Erstattung von Beiträgen, die der Mitarbeiter gezahlt hat, ist nicht erlaubt.

• Kein Wahlrecht zwischen verschiedenen Geldleistungen: Die Mitarbeiter dürfen nicht zwischen verschiedenen Benefits wählen können. Cafeteria-Systeme, bei denen zwischen Tankgutschein, bKV oder Fitnessstudio gewählt werden kann, machen alle Leistungen steuerpflichtig.

• Einheitliche Regelung für definierte Gruppen: Sie müssen sachliche Kriterien für die Gewährung haben. „Alle Mitarbeiter nach der Probezeit“ ist okay. „Nur Mitarbeiter, die ich mag“ geht nicht.

Ein praktischer Tipp aus meiner Erfahrung: Dokumentieren Sie alles von Anfang an. Bewahren Sie alle Unterlagen auf – den Gruppenversicherungsvertrag, die arbeitsvertraglichen Regelungen, die Beitragszahlungen. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie lückenlos nachweisen können, dass alle Voraussetzungen erfüllt waren.

Das Finanzamt prüft genau und kennt alle Tricks.

Die bKV in der Lohnabrechnung

Die richtige Darstellung der bKV in der Lohnabrechnung ist wichtig für Transparenz und Prüfungssicherheit. Je nach Variante sieht das unterschiedlich aus.

Bei der steuerfreien Variante erscheint die bKV auf der Abrechnung, beeinflusst aber das Netto nicht. Das verwirrt manche Mitarbeiter zunächst.

Erklären Sie es so: Der Sachbezug wird zum Brutto addiert, um zu zeigen, was der Mitarbeiter insgesamt bekommt. Da er aber nicht ausgezahlt wird, wird er vorm Netto wieder abgezogen.

Ein Beispiel macht das klar:

Der Mitarbeiter sieht: Er bekommt 40 Euro zusätzlich, sein ausgezahltes Gehalt bleibt aber gleich.

Bei der Pauschalversteuerung erscheint die bKV oft gar nicht auf der Abrechnung. Die Mitarbeiter sehen ihre normale Abrechnung ohne Änderung. Deshalb sollten Sie separat informieren, zum Beispiel mit einem jährlichen Benefit-Statement. Zeigen Sie dort den Wert aller Zusatzleistungen. So verstehen die Mitarbeiter, was Sie für sie tun.

Bei der Nettolohnversteuerung sieht der Mitarbeiter alles auf der Abrechnung. Sein Brutto steigt, die Abzüge steigen auch, aber sein Netto bleibt gleich. Das ist transparent und zeigt Ihre Wertschätzung.

Fazit: „Die bKV ist eine Investition, die sich doppelt auszahlt“

Die betriebliche Krankenversicherung ist mehr als nur ein netter Benefit. Richtig umgesetzt, ist sie eine Investition in die Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, die sich mehrfach auszahlt. Sie reduzieren Krankheitstage, steigern die Motivation und positionieren sich als moderner Arbeitgeber – und das bei optimaler Steuergestaltung.

Der steuerfreie Sachbezug bis 50 Euro ist für die meisten Unternehmen der Königsweg. Er bietet maximale Steuervorteile bei minimalem Verwaltungsaufwand. Keine andere Variante ist so einfach und gleichzeitig so effektiv. Aber auch die Pauschalversteuerungsvarianten haben ihre Berechtigung, wenn Sie höhere Leistungen bieten möchten oder spezielle Anforderungen haben.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel: Verstehen Sie den Unterschied zwischen Freigrenze und Freibetrag. Achten Sie penibel auf die Zusätzlichkeit zum Gehalt. Dokumentieren Sie alles sauber von Anfang an. Und vergessen Sie nie: Alle Sachbezüge werden zusammengerechnet.

Entscheidend für den Erfolg ist nicht nur die richtige Steuergestaltung. Genauso wichtig sind klare Prozesse und vor allem gute Kommunikation. Ihre Mitarbeiter müssen den Wert der bKV verstehen. Zeigen Sie ihnen, was eine vergleichbare private Versicherung kosten würde. Erinnern Sie regelmäßig an die Leistungen. Nur wenn die bKV aktiv genutzt wird, entfaltet sie ihre volle Wirkung.

Mit dem Wissen aus diesem Artikel vermeiden Sie die typischen Fehler, die andere Unternehmen teuer bezahlen. Sie kennen jetzt die vier Besteuerungsvarianten, verstehen die 50-Euro-Grenze und wissen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Sie sind bestens vorbereitet, um die bKV erfolgreich einzuführen oder zu optimieren.

Die bKV ist eine Win-Win-Situation, wenn Sie es richtig machen. Ihre Mitarbeiter bekommen wertvolle Zusatzleistungen ohne eigene Kosten. Sie als Arbeitgeber profitieren von gesünderen, motivierteren Mitarbeitern und einem besseren Image. Und dank der steuerlichen Vorteile kostet Sie das weniger, als Sie vielleicht denken. Nutzen Sie diese Chance – Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen werden es Ihnen danken.