Zählt die bKV zu einer betrieblichen Übung?

Vorab: Das ist keine Rechtsberatung!

Viele Geschäftsführer führen eine betriebliche Krankenversicherung ein, ohne sich Gedanken über die rechtlichen Folgen zu machen. Sie zahlen drei Jahre lang die Beiträge, und plötzlich haben sie ein Problem: Die bKV ist zur betrieblichen Übung geworden.

Sie können sie nicht mehr einfach beenden, selbst wenn die wirtschaftliche Lage das erfordern würde. Der Vertrag ist stillschweigend zum festen Bestandteil jedes Arbeitsvertrags geworden.

Wer das vermeiden will, muss von Anfang an die richtigen Weichen stellen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Eine betriebliche Übung entsteht nach dreimaliger vorbehaltloser Gewährung einer Leistung und führt zu einem dauerhaften Rechtsanspruch der Mitarbeiter
• Bei der bKV wird die regelmäßige Beitragszahlung ohne schriftliche Regelung automatisch zur betrieblichen Übung – eine Beendigung ist dann nur noch durch Änderungskündigung oder Zustimmung aller Mitarbeiter möglich
• Eine rechtssichere Versorgungsordnung mit Freiwilligkeitsvorbehalt und Befristung verhindert die betriebliche Übung von Anfang an
• Existiert ein Betriebsrat, hat dieser bei der Ausgestaltung der Versorgungsordnung ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG

Wann entsteht eine betriebliche Übung?

Unter betrieblicher Übung versteht man das regelmäßige Verhalten des Arbeitgebers, von dem Arbeitnehmer erwarten können, dass es auch künftig fortgeführt wird. Durch wiederholte, freiwillige Gewährung von Leistungen kommt es zu einer stillschweigenden Änderung des Arbeitsvertrags – selbst wenn diese Leistungen nie ausdrücklich vereinbart wurden.

Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts stützt sich dabei auf die sogenannte Vertragstheorie: Durch regelmäßige Wiederholung eines bestimmten Verhaltens unterbreitet der Arbeitgeber seiner Belegschaft konkludent ein Vertragsangebot, das die Arbeitnehmer stillschweigend annehmen.

Eine ausdrückliche Annahmeerklärung braucht es nicht. Die wortlose Entgegennahme der Leistung genügt bereits.

Damit eine betriebliche Übung entsteht, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Freiwilligkeit: Der Arbeitgeber muss die Leistung aus freien Stücken erbringen. Besteht bereits eine gesetzliche oder tarifvertragliche Verpflichtung, kann keine betriebliche Übung entstehen.
• Regelmäßiges, gleichförmiges Verhalten: Die Leistung muss in gleichförmiger Weise wiederholt werden. Bei Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld gilt die Regel: Dreimalige vorbehaltlose Gewährung führt zur Verbindlichkeit. Ab dem vierten Jahr besteht ein Rechtsanspruch (BAG, Az.: 10 AZR 266/14).
• Kollektiver Bezug: Die Leistung muss einer Vielzahl oder einer bestimmten abgrenzbaren Gruppe von Arbeitnehmern gewährt werden. Einzelne Sondervereinbarungen mit einzelnen Mitarbeitern reichen nicht aus.

Wichtig zu wissen: Eine betriebliche Übung entsteht auch bei schwankender Leistungshöhe, solange die Leistung regelmäßig gewährt wird. Selbst Sachleistungen mit geringem Wert können Gegenstand einer betrieblichen Übung sein (LAG Hamm, 17.01.2017, 9 Sa 955/16). Auch neu eintretende Mitarbeiter können Ansprüche aus einer bereits bestehenden betrieblichen Übung ableiten.

Entscheidend ist nicht Ihr subjektiver Wille als Arbeitgeber, sondern wie Ihre Mitarbeiter Ihr Verhalten nach Treu und Glauben verstehen mussten (BAG, 19.09.2018, 5 AZR 439/17).

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Wie entsteht eine betriebliche Übung bei der bKV?

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine betriebliche Krankenversicherung gewähren, ohne eine ausdrückliche Zusage oder eine Versorgungsordnung zu erstellen, und dies über mindestens drei Jahre wiederholen, entsteht ein dauerhafter Rechtsanspruch aus betrieblicher Übung.

Die bKV-Beitragszahlung durch den Arbeitgeber stellt eine regelmäßig wiederholte Leistung dar. Ihre Mitarbeiter nehmen diese stillschweigend an. Damit liegen alle Voraussetzungen einer betrieblichen Übung vor.

Ein Geschäftsführer aus dem Handwerk hat mir das vor einigen Tagen so geschildert: „Ich habe 2020 eine bKV für meine 15 Mitarbeiter eingeführt, einfach so, ohne Vertrag oder schriftliche Regelung. Ich wollte ihnen etwas Gutes tun. 2023 lief die Wirtschaft schlechter, ich wollte die bKV beenden. Mein Anwalt sagte mir: Das geht nicht mehr. Die ist jetzt Bestandteil jedes Arbeitsvertrags. Ich müsste jedem einzelnen kündigen oder ihn um Zustimmung bitten. Das hat mich 30.000 Euro im Jahr gekostet, die ich eigentlich nicht mehr zahlen wollte.“

Ist eine betriebliche Übung erst einmal entstanden, wird die bKV zum festen Bestandteil des Arbeitsvertrags. Eine Einstellung der Beitragszahlung ist dann nur noch möglich durch:

• Einvernehmliche Vertragsänderung – jeder einzelne Arbeitnehmer muss zustimmen
• Änderungskündigung – die sozial gerechtfertigt sein muss
• Betriebsvereinbarung – nur unter Einhaltung des Günstigkeitsprinzips, der Wegfall der bKV muss durch andere mindestens gleichwertige Leistungen ausgeglichen werden

Ein einseitiger Widerruf oder eine bloße Streichung der Leistung funktioniert nicht, wenn die betriebliche Übung bereits entstanden ist.

Möglichkeiten der Rechtsbegründung einer bKV

Ein Anspruch auf Leistungen der betrieblichen Krankenversicherung kann auf verschiedenen Wegen entstehen. Die folgende Übersicht zeigt die Rechtsgrundlagen und ihre Praxisrelevanz:

• Gesamtzusage: Der Arbeitgeber sagt die Leistung allen oder einer Gruppe von Arbeitnehmern zu. Die stillschweigende Annahme genügt bereits (§ 151 BGB). Dies ist die häufigste Form in Betrieben ohne Betriebsrat.
• Betriebsvereinbarung: Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Sie gilt unmittelbar und zwingend für alle betroffenen Arbeitnehmer.
• Tarifvertrag: Regelung im Tarifvertrag. In Deutschland äußerst selten für bKV.
• Einzelzusage: Individuelle Zusage im Arbeitsvertrag oder in einem Nachtrag zum Arbeitsvertrag.
• Betriebliche Übung: Entsteht durch wiederholte vorbehaltlose Gewährung ohne ausdrückliche Zusage. Dies ist die Gefahr, wenn keine Versorgungsordnung vorhanden ist.
• Gleichbehandlungsgrundsatz: Ein Anspruch kann sich ergeben, wenn andere Arbeitnehmer die Leistung erhalten und ein Ausschluss sachlich nicht gerechtfertigt ist.

Die Gesamtzusage dominiert in der Praxis. Die betriebliche Übung stellt das größte Risiko dar, wenn Sie keine schriftliche Regelung treffen.

Wie vermeidet man eine betriebliche Übung bei der bKV?

Sie haben mehrere Instrumente, um eine betriebliche Übung von vornherein zu verhindern. Die wichtigsten stelle ich Ihnen jetzt vor.

Freiwilligkeitsvorbehalt

Sie müssen bei der Gewährung der bKV ausdrücklich erklären, dass die Leistung freiwillig und ohne Rechtsanspruch für die Zukunft erfolgt.

Ein wirksamer Freiwilligkeitsvorbehalt muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Klar und eindeutig formuliert sein
• Darf nicht mit einem Widerrufsvorbehalt kombiniert werden (BAG 14.09.2011, 10 AZR 526/10) – solche Kombiklauseln sind wegen Widersprüchlichkeit nach § 307 Abs. 1 S. 2, Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB nichtig
• Sollte bei jeder Zahlung wiederholt werden – nicht nur einmalig im Arbeitsvertrag (BAG 14.09.2011, 10 AZR 526/10 äußerte Zweifel, ob eine einmalige Regelung ausreicht)
• Muss konkret auf die bKV bezogen sein – ein allgemeiner Vorbehalt im Arbeitsvertrag für „sonstige Leistungen“ kann unwirksam sein

Eine Beispielformulierung aus Muster-Versorgungsordnungen lautet:

„Die Beitragszahlung des Unternehmens zur betrieblichen Krankenversicherung stellt eine freiwillige soziale Leistung dar ohne Rechtsanspruch auf dauerhafte Bezahlung. Auch die wiederholte Zahlung von Beiträgen oder wiederholte Zusageerteilung begründet keinen Anspruch für die Zukunft aus betrieblicher Übung.“

Widerrufsvorbehalt

Anders als der Freiwilligkeitsvorbehalt setzt ein Widerrufsvorbehalt voraus, dass ein Anspruch bereits besteht, der dann durch einseitige Erklärung beseitigt werden kann.

Ein wirksamer Widerrufsvorbehalt muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Muss sachliche Widerrufsgründe benennen (beispielsweise „aus wirtschaftlichen Gründen“ oder „bei negativem Geschäftsergebnis“) – BAG 21.03.2012, 5 AZR 651/10
• Der widerrufliche Teil darf maximal 25 bis 30 Prozent der Gesamtvergütung betragen (BAG 12.01.2005, 5 AZR 364/04)
• Der Tariflohn darf nicht unterschritten werden
• Die Ausübung des Widerrufs muss im Einzelfall billigem Ermessen entsprechen (§ 315 BGB)
• Formulierungen wie „jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufbar“ sind unwirksam

Befristung der bKV-Zusage

Eine weitere Möglichkeit zur Vermeidung der betrieblichen Übung ist die Befristung der Zusage auf die Laufzeit des zugrunde liegenden Gruppenversicherungsvertrages.

Muster-Versorgungsordnungen enthalten typischerweise folgende Regelung:

„Die Verpflichtung des Unternehmens aus seiner Zusage auf bKV und insbesondere zur Zahlung von Beiträgen ist generell begrenzt auf die Dauer des zugrunde liegenden Gruppenvertrages.“

Achtung vor dem Kongruenzproblem: Wenn der Versicherungsvertrag ausläuft und Sie in Ihrer arbeitsrechtlichen Zusage keine entsprechende Befristung aufgenommen haben, kann die arbeitsrechtliche Verpflichtung über die Laufzeit des Versicherungsvertrags hinaus fortbestehen. Sie müssten dann die Versicherungsleistungen unter Umständen aus eigener Tasche finanzieren.

Schriftformklauseln

Eine im Arbeitsvertrag vereinbarte Schriftformklausel kann das Entstehen betrieblicher Übungen verhindern. Das BAG hat am 19.09.2023 (1 AZR 281/22) bestätigt, dass Schriftformklauseln grundsätzlich geeignet sind, betriebliche Übungen zu blockieren.

Versorgungsordnung als Herzstück der rechtssicheren bKV

Die bKV hat – im Gegensatz zur betrieblichen Altersversorgung (bAV) – keinen eigenen gesetzlichen Rahmen.

Es gibt nur wenige steuerrechtliche Vorgaben, kaum sozialversicherungsrechtliche Normen und so gut wie keine klaren arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Auch eine laufende Rechtsprechung als Orientierungshilfe fehlt weitgehend.

Dennoch stellt die bKV eine Zusage des Arbeitgebers dar und ist Bestandteil des Arbeitsverhältnisses. Ohne eine Versorgungsordnung drohen Ihnen:

• Betriebliche Übung – ungewollte dauerhafte Verpflichtung
• Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz
• Fehlende Kongruenz zwischen arbeitsrechtlicher Zusage und Versicherungsvertrag
• Haftungsrisiken bei Beendigung des Versicherungsvertrags
• Unklare Regelungen bei Elternzeit, Krankheit oder ruhendem Arbeitsverhältnis

Inhalte einer Versorgungsordnung zur bKV:

Eine rechtssichere bKV-Versorgungsordnung sollte mindestens folgende Punkte regeln:

• Sachlicher und persönlicher Geltungsbereich (welche Mitarbeiter, welche Ausnahmen)
• Wirtschaftlich Tragender der Beiträge (Arbeitgeber allein oder Beteiligung Arbeitnehmer)
• Beschränkung der Zahlungsverpflichtung und Befristung
• Freiwilligkeitsvorbehalt – expliziter Ausschluss betrieblicher Übung
• Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung
• Leistungsspektrum (welche Tarife, welche Bausteine)
• Bezug auf Versicherungsbedingungen
• Regelungen bei ruhendem Arbeitsverhältnis (Elternzeit, Krankheit, unbezahlter Urlaub)
• Regelungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Fortführungsrecht in Einzelversicherung)
• Opt-In oder (Opt-Out-Regelung) und Zustimmungspflichten
• Mitwirkungspflichten des Arbeitnehmers
• Datenschutz
• Durchführung und Vertragspartner
• Schluss- und Änderungsbestimmungen

Die Muster-Versorgungsordnung der Alte Leipziger und Hallesche enthält unter § 5 „Befristung“ folgende Formulierung:

„Die Beitragszahlung des Unternehmens zur bKV stellt eine freiwillige soziale Leistung dar ohne Rechtsanspruch auf dauerhafte Bezahlung. Auch die wiederholte Zahlung von Beiträgen oder wiederholte Zusageerteilung begründet keinen Anspruch für die Zukunft aus betrieblicher Übung. Die Verpflichtung des Unternehmens aus seiner Zusage auf bKV und insbesondere zur Zahlung von Beiträgen ist generell begrenzt auf die Dauer des zugrundeliegenden Gruppenvertrages.“

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Sofern ein Betriebsrat besteht, hat dieser gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Versorgungsordnung zur bKV, insbesondere hinsichtlich:

• Art der Versicherungsleistung
• Verteilungsgrundsätze – welche Arbeitnehmergruppen welche Leistungen erhalten

Kein Mitbestimmungsrecht besteht dagegen bei der Grundentscheidung des Arbeitgebers, ob überhaupt eine bKV eingeführt wird, beim Budget, das der Arbeitgeber für die bKV verwenden will, sowie bei der Auswahl des Versicherers.

Führen Sie eine bKV ohne Beteiligung des Betriebsrats ein, obwohl ein Mitbestimmungsrecht besteht, kann der Betriebsrat auf Unterlassung klagen.

Steuerliche Einordnung der bKV und Bezug zur betrieblichen Übung

Die vom Arbeitgeber geleisteten Versicherungsbeiträge zur bKV sind Sachbezüge. Voraussetzungen für die Steuerfreiheit im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze:

• Arbeitgeber ist alleiniger Versicherungsnehmer und Beitragszahler
• Zusage erfolgt ausschließlich auf Versicherungsschutz, nicht auf Geldzahlung
• Der Arbeitnehmer darf kein Wahlrecht zwischen bKV und Geldzahlung haben (BFH 07.06.2018, VI R 13/16)
• Alle Sachbezüge des Monats zusammen dürfen 50 Euro nicht überschreiten
• Freigrenze, kein Freibetrag – bei Überschreitung um auch nur einen Cent wird der gesamte Betrag steuerpflichtig

Die steuerliche Behandlung hat keinen direkten Einfluss auf die Frage der betrieblichen Übung. Diese ist rein arbeitsrechtlich zu beurteilen. Die Qualifikation als Sachbezug ändert nichts daran, dass eine betriebliche Übung entstehen kann, wenn die Beitragszahlung regelmäßig und ohne Vorbehalt erfolgt.

Haftungsrisiken bei der bKV

Werden bestimmte Arbeitnehmer oder Gruppen ohne sachlichen Grund von der bKV ausgeschlossen, droht Ihnen Haftung: Sie müssen unter Umständen unmittelbar für Krankheitskosten aufkommen, weil keine Versicherung besteht.

Besonders kritisch sind folgende Fälle:

• Ausschluss von geringfügig Beschäftigten (Minijobbern): Verstoß gegen § 4 Abs. 1 TzBfG (LAG München, 13.01.2016, 10 Sa 544/15)
• Ausschluss von Teilzeitbeschäftigten: Ebenfalls Verstoß gegen § 4 TzBfG
• Ausschluss von befristet Beschäftigten: Verstoß gegen § 4 TzBfG, soweit keine sachbezogene Befristung vorliegt

Zulässige Differenzierungen – sogenannte Positivauswahl – sind möglich nach Betriebszugehörigkeit (beispielsweise Probezeit), Stellung im Unternehmen (Innendienst versus Außendienst), erstes versus zweites Arbeitsverhältnis, sowie bei Auszubildenden.

Kongruenzrisiko

Wenn der Versicherungsvertrag eine bestimmte Laufzeit hat, die arbeitsrechtliche Zusage aber nicht befristet wurde, besteht die Gefahr, dass nach Ablauf des Versicherungsvertrags die arbeitsrechtliche Verpflichtung fortbesteht.

Zustimmung des Arbeitnehmers

Bei steuer- und sozialabgabenfreier bKV (Sachbezug bis 50 Euro): Keine ausdrückliche Zustimmung erforderlich – eine Opt-Out-Regelung genügt (§ 308 Nr. 5 BGB).

Bei finanzieller Belastung des Arbeitnehmers (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge): Ausdrückliche Zustimmung (Opt-In) erforderlich.

Wie lässt sich eine bereits entstandene betriebliche Übung bei der bKV beseitigen?

Ist eine betriebliche Übung erst einmal entstanden, stehen Sie vor einem massiven Problem. Die gute Nachricht: Es gibt Lösungswege. Die schlechte Nachricht: Alle sind aufwendig, teuer oder riskant.

Gegenläufige betriebliche Übung funktioniert nicht

Das BAG hat am 18.03.2009 seine frühere Rechtsprechung explizit aufgegeben (10 AZR 281/08). Sie können nicht durch dreimaliges Zahlen unter Freiwilligkeitsvorbehalt oder dreimaliges Nichtzahlen eine bestehende betriebliche Übung beseitigen. Einmal entstandene Ansprüche bleiben dauerhaft bestehen.

Ein Steuerberater aus Düsseldorf hat mir das letzte Woche so beschrieben: „Ich hatte einen Mandanten, der dachte, er könne die bKV einfach drei Jahre lang unter Freiwilligkeitsvorbehalt zahlen und dann sei die betriebliche Übung weg. Der Anwalt musste ihm erklären: So funktioniert das seit 2009 nicht mehr.“

Einseitiger Widerruf ist unmöglich

Ohne wirksamen, vorab vereinbarten Widerrufsvorbehalt funktioniert kein einseitiger Widerruf. Sie können nicht nachträglich erklären, die bKV sei ab jetzt widerrufbar.

Nachträgliche Freiwilligkeitserklärung bleibt wirkungslos

Der einmal durch betriebliche Übung begründete Anspruch besteht fort (BAG 18.03.2009, 10 AZR 281/08). Sie können nicht im Nachhinein einen Freiwilligkeitsvorbehalt draufsetzen und hoffen, dass damit alles geklärt ist.

Einvernehmliche Vertragsänderung als Lösung

Sie verhandeln mit jedem einzelnen Mitarbeiter. Jeder muss individuell zustimmen. Lehnt auch nur ein Mitarbeiter ab, bleibt für diesen die bKV bestehen. In der Praxis bieten Sie eine Kompensation an – Gehaltserhöhung, zusätzliche Urlaubstage oder andere Benefits. Das kostet Sie meist mehr als die bKV selbst.

Ich hatte erst letztens einen ähnlichen Fall: Ein Unternehmer aus dem Maschinenbau wollte die bKV für 20 Mitarbeiter beenden. 15 haben zugestimmt, fünf abgelehnt. Für die fünf zahlt er weiter. Die anderen 15 bekamen 80 Euro brutto mehr Gehalt – mehr als die bKV kostete.

Änderungskündigung bei wirtschaftlichen Schwierigkeiten

Sie kündigen das Arbeitsverhältnis und bieten gleichzeitig die Fortsetzung zu geänderten Bedingungen an – ohne bKV. Die Kündigung muss sozial gerechtfertigt sein. Sie brauchen dringende betriebliche Gründe. Der Mitarbeiter kann Änderungsschutzklage erheben. Das ist rechtlich heikel und nur bei wirtschaftlichen Schwierigkeiten realistisch.

Ablösende Betriebsvereinbarung mit Kompensation

Wenn Sie einen Betriebsrat haben, können Sie mit diesem eine ablösende Betriebsvereinbarung aushandeln. Der Wegfall der bKV muss aber durch andere, mindestens gleichwertige Leistungen ausgeglichen werden. Sie tauschen also eine Leistung gegen eine andere. Günstiger wird es dadurch nicht.

Relevante BAG-Rechtsprechung zur betrieblichen Übung

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts zur betrieblichen Übung:

• BAG 28.07.2004 (10 AZR 19/04): Ob eine betriebliche Übung entstanden ist, wird danach beurteilt, wie die Arbeitnehmer das Verhalten des Arbeitgebers nach Treu und Glauben verstehen mussten.
• BAG 04.05.1999 (10 AZR 290/98): Dreimalige Wiederholung einer Verhaltensweise genügt für betriebliche Übung.
• BAG 18.03.2009 (10 AZR 281/08): Gegenläufige betriebliche Übung ist nicht mehr möglich. Einmal entstandene Ansprüche bestehen fort.
• BAG 25.11.2009 (10 AZR 779/08): Anspruch aus betrieblicher Übung kann nur durch Kündigung oder einvernehmliche Vertragsänderung beseitigt werden.
• BAG 14.09.2011 (10 AZR 526/10): Ein allgemeiner Freiwilligkeitsvorbehalt für „sonstige Leistungen“ im Arbeitsvertrag kann unwirksam sein (AGB-Kontrolle).
• BAG 15.05.2012 (3 AZR 128/11): Betriebliche Übung kann auch bei Versorgungsleistungen entstehen. Schriftformerfordernis und Freiwilligkeitsvorbehalt stehen dem nicht zwingend entgegen.
• BAG 19.09.2018 (5 AZR 439/17): Für betriebliche Übung kommt es allein darauf an, wie die Arbeitnehmer das Verhalten des Arbeitgebers nach Treu und Glauben verstehen mussten.
• BAG 19.09.2023 (1 AZR 281/22): Schriftformklauseln können das Entstehen betrieblicher Übungen verhindern.
• LAG Hamm 17.01.2017 (9 Sa 955/16): Auch Sachleistungen mit geringem Wert können betriebliche Übung begründen.
• LAG Hamm 01.12.2011 (8 Sa 1245/11): Arbeitsvertraglicher Freiwilligkeitsvorbehalt kann betriebliche Übung verhindern.

Die Rechtsprechung zeigt eine klare Linie: Das BAG hat die Anforderungen an Arbeitgeber über die Jahre verschärft. Die gegenläufige betriebliche Übung funktioniert seit 2009 nicht mehr.

Freiwilligkeitsvorbehalte müssen präzise und konkret formuliert sein. Allgemeine Klauseln helfen nicht.

Für die bKV heißt das: Ohne saubere Versorgungsordnung mit spezifischem Freiwilligkeitsvorbehalt und Befristung riskieren Sie eine dauerhafte Verpflichtung, die Sie nicht mehr loswerden.

Checkliste: Wie lässt sich eine bKV ohne betriebliche Übung einführen?

Bevor Sie eine betriebliche Krankenversicherung einführen, sollten Sie systematisch vorgehen.

Die folgende Checkliste stellt sicher, dass Sie keine rechtlichen Fallstricke übersehen.

• Schriftliche Versorgungsordnung mit allen relevanten Regelungen erstellen
• Freiwilligkeitsvorbehalt konkret auf die bKV bezogen formulieren
• Befristung der Zusage auf die Laufzeit des Gruppenversicherungsvertrags aufnehmen
• Kein Wahlrecht zwischen bKV und Geldzahlung einräumen (BFH 07.06.2018, VI R 13/16)
• Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG beteiligen, falls vorhanden
• Gleichbehandlungsgrundsatz beachten – keine Minijobber oder Teilzeitkräfte ohne sachlichen Grund ausschließen
• Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat inklusive aller anderen Sachbezüge prüfen
• Kongruenz zwischen arbeitsrechtlicher Zusage und Versicherungsvertrag sicherstellen
• Opt-Out-Verfahren bei steuerfreier Gestaltung, Opt-In bei finanzieller Belastung des Arbeitnehmers
• Datenschutz DSGVO- und BDSG-konform regeln
• Regelungen für Sonderfälle treffen (Elternzeit, Krankheit, Mutterschutz, unbezahlter Urlaub)
• Freiwilligkeit bei jeder Beitragszahlung dokumentieren (Gehaltsabrechnung, Rundschreiben)

Fazit: „Vermeiden Sie teure Fehler von Anfang an“

Die betriebliche Krankenversicherung kann zur betrieblichen Übung werden, wenn Sie keine Versorgungsordnung erstellen. Nach dreimaliger vorbehaltloser Gewährung entsteht ein dauerhafter Rechtsanspruch Ihrer Mitarbeiter. Eine nachträgliche Korrektur funktioniert nicht – einmal entstandene Ansprüche bestehen fort.

Die Lösung liegt in einer rechtssicheren Versorgungsordnung mit klarem Freiwilligkeitsvorbehalt, Befristung auf die Laufzeit des Versicherungsvertrags und präzisen Regelungen für alle Sonderfälle. Der Aufwand für die Erstellung dieser Dokumente beträgt wenige Stunden. Die Kosten für eine nachträgliche Beseitigung einer betrieblichen Übung können Zehntausende Euro erreichen – wenn sie überhaupt noch möglich ist.

Wer eine bKV einführt, sollte von Anfang an professionell vorgehen. Die Versorgungsordnung ist kein bürokratischer Luxus, sondern rechtliche Notwendigkeit. Ohne sie riskieren Sie eine dauerhafte Verpflichtung, die Sie nicht mehr loswerden – selbst wenn sich Ihre wirtschaftliche Lage dramatisch verschlechtert.