Betriebliche Krankenversicherung (bKV) in der Lohnabrechnung

Sie wollen eine betriebliche Krankenversicherung für Ihre Mitarbeiter einführen?

Dann sollten Sie genau wissen, wie Sie die bKV in der Lohnabrechnung korrekt behandeln.

Die gute Nachricht vorweg: Bei cleverer Gestaltung bleiben Sie komplett steuer- und sozialabgabenfrei. Schauen wir uns gemeinsam an, wie das funktioniert und welche Fallstricke Sie vermeiden sollten.

Die steuerfreie Variante: Die bKV als steuerfreie Sachbezug

Die beste Lösung für Sie als Arbeitgeber ist die Behandlung der bKV als steuerfreier Sachbezug. Seit 2022 gilt eine Freigrenze von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Solange der bKV-Beitrag diese Grenze nicht überschreitet, bleibt er komplett lohnsteuerfrei.

Das bedeutet konkret, dass dieser Betrag nicht dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzugerechnet wird. Das zu versteuernde Einkommen Ihrer Mitarbeiter erhöht sich also nicht. Die Finanzverwaltung hat dies 2019 nach einigem Hin und Her endgültig klargestellt und die Beiträge zur bKV wieder als Sachlohn anerkannt.

Damit das funktioniert, müssen Sie allerdings einige wichtige Bedingungen erfüllen:

• Sie als Arbeitgeber müssen der Versicherungsnehmer des Vertrags sein
• Die Beiträge müssen direkt an den Versicherer gezahlt werden
• Ihre Mitarbeiter dürfen keine Barauszahlung oder Alternative in Geld verlangen können
• Die 50-Euro-Grenze muss strikt eingehalten werden

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, sind die bKV-Beiträge komplett steuerfrei für Sie und Ihre Mitarbeiter. Das ist wirklich ein enormer Vorteil, den viele Unternehmen noch nicht nutzen.

Ein konkretes Beispiel macht das deutlich. Stellen Sie sich vor, Sie schließen für einen Mitarbeiter eine Zusatzversicherung ab, die Zahnbehandlungen und Sehhilfen abdeckt. Der Monatsbeitrag beträgt 40 Euro. Da dieser Betrag unter der Freigrenze liegt, behandelt die Lohnabrechnung ihn als steuerfreien Sachbezug. Das Bruttogehalt erhöht sich auf dem Papier zwar um 40 Euro, aber dieser Betrag bleibt steuerfrei. Er wird nicht in der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt. Das Nettogehalt Ihres Mitarbeiters ändert sich dadurch nicht.

Auf der Gehaltsabrechnung erscheint lediglich ein Posten „bKV“ oder „Sachbezug bKV“ mit 40 Euro, der transparent ausgewiesen wird. Ihr Mitarbeiter sieht also, was er bekommt, zahlt aber nichts dafür.

Besonders wichtig für Sie zu verstehen: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Das macht einen riesigen Unterschied. Bei einem Freibetrag wären die ersten 50 Euro frei und nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Bei einer Freigrenze hingegen wird bei Überschreitung der gesamte Betrag steuerpflichtig. Wenn Sie also 50,01 Euro zahlen, werden rückwirkend die vollen 50,01 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das kann richtig teuer werden.

Sie müssen also wirklich genau darauf achten, dass die Grenze nicht überschritten wird. Dabei zählen alle Sachbezüge pro Monat zusammen. Bekommt ein Mitarbeiter bereits 30 Euro als Tankgutschein? Dann dürfen für eine steuerfreie bKV nur noch maximal 20 Euro zusätzlich gewährt werden.

Wird insgesamt mehr als 50 Euro gewährt, sind alle Sachbezüge in diesem Monat steuerpflichtig. Das kann schnell teuer werden und den ganzen Vorteil zunichtemachen. Also rechnen Sie genau nach und behalten Sie den Überblick über alle Sachbezüge.

Was passiert, wenn Sie über die 50 Euro gehen wollen?

Falls Sie Ihren Mitarbeitern mehr als 50 Euro monatlich für die bKV bieten möchten, haben Sie mehrere Optionen. Aber ich sage Ihnen gleich: Nicht alle sind empfehlenswert.

Die ungünstigste Variante ist die Behandlung als normaler Barlohn. In diesem Fall wird der bKV-Beitrag wie normales Gehalt voll lohnsteuerpflichtig. Die 50-Euro-Grenze hilft dann nicht mehr, da sie nur für Sachbezüge gilt. Ein arbeitgeberfinanzierter Zuschuss zur Krankenzusatzversicherung des Arbeitnehmers zählt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Was bedeutet das konkret? Der Betrag wird dem Bruttoeinkommen hinzugerechnet und erhöht die Lohnsteuer entsprechend. Auch Sozialabgaben fallen in vollem Umfang an. Für den Mitarbeiter bedeutet das unterm Strich: Sein Netto verringert sich, weil er die Steuerlast auf den Zuschuss selbst tragen muss. Diese Variante wird in der Praxis kaum gewählt, weil sie die Vorteile der bKV aus Mitarbeitersicht komplett zunichtemacht.

Ich zeige Ihnen das mal an einem Beispiel: Sie überweisen einem Mitarbeiter monatlich 60 Euro extra für eine private Zusatzversicherung, bei der er selbst Vertragspartner ist. Diese 60 Euro gelten als normaler Gehaltsbestandteil.

Je nach Steuerklasse und persönlichem Steuersatz gehen davon etwa 20 Euro an Lohnsteuer und Sozialabgaben ab. Das Netto erhöht sich nur um circa 40 Euro statt um 60 Euro. Effektiv zahlt der Mitarbeiter also einen Teil der Versicherungsbeiträge indirekt selbst. Das kommt bei den Mitarbeitern natürlich nicht gut an.

Pauschalversteuerung bei der bKV als Alternative zum Barlohn

Eine deutlich bessere Alternative ist die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG. Dabei übernehmen Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal für alle betroffenen Arbeitnehmer. Diese Option erlaubt es, sonstige Bezüge bis zu 1.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr pauschal zu versteuern.

Allerdings müssen Sie dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

• Die bKV muss als Gruppenvertrag einer größeren Anzahl von Mitarbeitern gewährt werden
• Sie sollte üblicherweise jährlich oder zumindest halbjährlich gezahlt werden
• Das Finanzamt fordert oft mindestens 20 versicherte Mitarbeiter
• Sie müssen die Zustimmung des Betriebsstätten-Finanzamts einholen

Ist die Pauschalversteuerung bewilligt, können Sie die Lohnsteuer für alle bKV-Beiträge einheitlich abführen. Der Steuersatz beträgt meist 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Für die Mitarbeiter hat das den großen Vorteil, dass der bKV-Beitrag nicht in ihrer individuellen Lohnabrechnung auftaucht und ihr Nettogehalt gleich bleibt. Die Arbeitnehmer müssen auf diese Leistung keine eigene Steuer zahlen.

Sie als Arbeitgeber tragen in diesem Modell die komplette Steuerlast. Bei einem Jahresbeitrag von 600 Euro fallen beispielsweise 180 Euro Steuer an. Trotzdem kann es günstiger sein als eine Gehaltserhöhung in gleicher Höhe. Die gesamten Beiträge plus Steuer können Sie als Betriebsausgabe absetzen.

bKV: Vergleich der Steuer-Modelle

Modell	Sachbezug (steuerfrei)	Nettooptimierung (AG übernimmt Steuern)	Barlohn (steuerpflichtig)
Bruttogehalt (vereinbart)	2.000 €	2.000 €	2.000 €
bKV-Zuschuss	+ 48 € (Sachlohn)	+ 83 € (Brutto erhöht, damit nach Steuer 48 € übrig bleiben)	+ 48 € (Barlohn)
Steuerbrutto (Lohnsteuer)	2.000 € (bKV frei)	2.083 € (Bruttoanhebung versteuert)	2.048 € (bKV voll steuerpflichtig)
Lohnsteuer (StKl I)*	157 €	164 € (höheres Brutto)	161 € (inkl. bKV)
Nettogehalt vor bKV	1.482 €	1.482 € (AG gleicht aus)	1.476 € (weniger Netto)
Arbeitnehmer zahlt bKV	–	–	– 48 € (muss aus Netto gezahlt werden)
Auszahlungsbetrag an AN	1.434 € (unverändert)	1.434 € (unverändert)	1.428 € (Netto sinkt)

^{*Beispielrechnungen für ledigen Arbeitnehmer, Steuerklasse I, ohne Kinder. Alle Beträge gerundet zur Veranschaulichung.}

Welche Auswirkungen hat die bKV auf Sozialversicherungsbeiträge?

Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung folgt grundsätzlich der steuerlichen Behandlung.

Diese Grundregel sollten Sie sich gut merken. Ist der bKV-Beitrag lohnsteuerfrei, bleibt er in der Regel auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Wird er hingegen zum steuerpflichtigen Arbeitsentgelt, fallen darauf auch Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an.

Bei der steuerfreien Variante unter 50 Euro zahlen weder Sie noch Ihre Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge auf den bKV-Betrag. Das ist ein enormer Vorteil! Die 50-Euro-Freigrenze gilt beitragsrechtlich aber nur, solange sie auch steuerlich gilt. Überschreiten Sie die Grenze, entfällt beides komplett. Solange der Betrag steuerfrei bleibt, wird er nicht in die Beitragsbemessung einbezogen. Im Lohnkonto wird der Sachbezug zwar dokumentiert, aber nicht dem beitragspflichtigen Brutto hinzugerechnet.

Wird die bKV als normaler Lohnbestandteil behandelt oder liegt der Sachlohn über 50 Euro? Dann zählt der gesamte Beitrag als sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Was bedeutet das für Sie? Die Beitragsgrundlagen für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge erhöhen sich.

Der Arbeitnehmer muss auf den bKV-Betrag seinen Anteil zahlen:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

Sie als Arbeitgeber zahlen Ihren Anteil ebenso. Das Netto des Arbeitnehmers reduziert sich zusätzlich, da die Beitragsanteile vom Brutto einbehalten werden. Für Sie steigen die Lohnnebenkosten entsprechend. Das kann schnell teuer werden.

Bei der Pauschalversteuerung wird es etwas komplexer: Rein rechtlich bleibt der bKV-Beitrag trotz Pauschalsteuer zunächst beitragspflichtiges Entgelt. In der Praxis ist es aber üblich und von Experten empfohlen, dass Sie als Arbeitgeber auch die Sozialversicherungsbeiträge übernehmen. So bieten Sie den Mitarbeitern eine echte Netto-Vergünstigung. Sie zahlen dann sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der Beiträge. Für den Arbeitnehmer entstehen keine Abzüge.

Ich empfehle als bKV-Stratege ausdrücklich, im Pauschalmodell die Sozialabgaben vollständig als Arbeitgeber zu tragen.

Andernfalls würde der Mitarbeiter belastet und der Vorteil der bKV wäre dahin. Bei korrekter Handhabung bleibt dem Arbeitnehmer auch in diesem Modell sein Nettogehalt unverändert. Das sollte Ihr Ziel sein.

Wie sieht die bKV auf der Gehaltsabrechnung aus?

Wie erscheint die bKV nun konkret auf der Gehaltsabrechnung? Das hängt davon ab, welche Variante Sie gewählt haben. Schauen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an.

Bei der steuerfreien Sachbezugsvariante erscheint der Beitrag oft als „Sachbezug bKV“ oder ähnlich. Viele Lohnprogramme machen etwas, das erstmal komisch aussieht: Sie addieren den Sachbezug zum Bruttoverdienst und ziehen ihn dann wieder ab. Warum? Das dient der Transparenz. Der Mitarbeiter soll sehen, was er bekommt.

Auf dem Lohnzettel sieht das dann etwa so aus:

• Bruttogehalt normal: 2.300 Euro
• bKV-Sachbezug: + 41,08 Euro
• Brutto gesamt: 2.341,08 Euro
• Lohnsteuer und Sozialabgaben: nur auf 2.300 Euro berechnet
• Netto vor Abzug: 1.631,47 Euro
• Sachwert bKV: – 41,08 Euro (wird ja nicht ausgezahlt)
• Auszahlungsbetrag: 1.590,39 Euro

Der Mitarbeiter sieht also transparent, welchen Extra-Vorteil er bekommt. Das ist wichtig für die Wertschätzung! Aber finanziell wird nichts von seinem Netto einbehalten. Sie zahlen die Versicherung zusätzlich zum ausgezahlten Lohn. Der Mitarbeiter hat keinen Nettounterschied, erhält aber eine wertvolle Zusatzleistung.

Bei der Pauschalversteuerung könnte die bKV in der individuellen Abrechnung gar nicht auftauchen. Sie führen Steuer und Beiträge separat ab. Der Vorteil muss nicht im individuellen Lohnzettel erscheinen. Er wird nur intern im Lohnkonto dokumentiert. Für den Mitarbeiter sieht die Abrechnung aus wie ohne bKV. Sie informieren ihn separat über die Zusatzversicherung.

Bei steuerpflichtiger Behandlung als Barlohn wird der bKV-Beitrag als normaler Gehaltsbestandteil geführt. Zum Beispiel als „Zuschuss Krankenversicherung“. Dieser fließt ins steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto ein. Der Mitarbeiter sieht ein höheres Brutto und höhere Abzüge. Das Auszahlungsnetto erhöht sich nur um den Rest nach allen Abzügen. Er merkt also, dass nicht alles ankommt. Das ist natürlich unschön und sollte vermieden werden.

Was sind die wichtigsten Voraussetzungen, damit die bKV steuerfrei bleibt?

Damit Ihre bKV steuer- und sozialabgabenfrei bleibt, müssen Sie mehrere zentrale Bedingungen erfüllen. Diese sind nicht verhandelbar und werden bei Betriebsprüfungen genau kontrolliert. Nehmen Sie das ernst!

Zusätzlichkeit zum Arbeitslohn

Die bKV muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Das klingt erstmal einfach, ist aber der häufigste Stolperstein. Was bedeutet das konkret? Die bKV darf niemals ein Ersatz für Gehalt sein. Kein Fall von Gehaltsumwandlung oder Gehaltsverzicht ist erlaubt.

Stellen Sie sich vor, Sie wollen einem Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung von 50 Euro geben. Dann sagen Sie: „Statt der Erhöhung bekommst du eine bKV für 50 Euro.“ Das geht nicht! Das Finanzamt sieht das als verkappten Barlohn. Der Mitarbeiter hätte ja eigentlich Anspruch auf die 50 Euro Gehalt gehabt.

Richtig wäre: Der Mitarbeiter bekommt seine normale Gehaltserhöhung und Sie packen die bKV obendrauf. Oder die bKV kommt ohne jeglichen Bezug zu Gehaltsverhandlungen. Die bKV darf auch nicht auf einen Bonus angerechnet werden. Der Mitarbeiter hätte ohne bKV keinen Anspruch auf die ausgezahlten Versicherungsbeiträge. Das müssen Sie klar dokumentieren, am besten schriftlich in einer Betriebsvereinbarung.

Kein Wahlrecht zwischen Geld und bKV

Der Arbeitnehmer darf nicht wählen können zwischen bKV und Gehalt. Das ist wirklich wichtig! Sobald Sie sagen „Du kannst entweder 40 Euro mehr Gehalt oder eine bKV für 40 Euro haben“, ist die Steuerfreiheit weg. Warum? Weil das Finanzamt dann sagt: Der Mitarbeiter hat einen Geldanspruch, den er nur anders nutzt.

Auch keine Option für andere Vorteile oder eine Auszahlungsprämie darf es geben. Die bKV muss als festes Angebot kommen. Entweder automatisch für alle oder für definierte Gruppen. Aber niemals als Wahlmöglichkeit. Sie können höchstens sagen: „Die bKV ist da, wer sie nicht will, verzichtet darauf.“ Aber dann gibt es kein Geld stattdessen.

Ein praktisches Beispiel: Sie führen die bKV für alle Mitarbeiter nach der Probezeit ein. Jeder bekommt sie automatisch. Wer sie partout nicht will, kann schriftlich verzichten. Aber er bekommt dann nichts anderes dafür. So ist es rechtlich sauber.

Arbeitgeber als Versicherungsnehmer

Der Vertrag muss auf Ihren Namen als Arbeitgeber laufen. Sie sind Vertragspartner der Versicherung, nicht der Mitarbeiter. Das ist essentiell für die Einstufung als Sachbezug. Wenn der Mitarbeiter selbst Versicherungsnehmer ist und Sie nur die Beiträge zahlen, ist das Barlohn und voll steuerpflichtig.

Der Vertrag sollte eine Gruppe von Mitarbeitern umfassen. Bei der normalen Steuerfreiheit bis 50 Euro reichen auch kleine Gruppen. Theoretisch geht sogar ein einzelner Mitarbeiter, aber das ist unüblich und könnte Fragen aufwerfen. Bei der Pauschalsteuer fordert das Finanzamt meist mindestens 20 Personen, damit der Gruppencharakter klar ist.

Wichtig auch: Der Mitarbeiter hat keinen direkten Anspruch gegen die Versicherung, sondern nur gegen Sie als Arbeitgeber. Sie garantieren ihm den Versicherungsschutz, solange er bei Ihnen arbeitet. Nach dem Ausscheiden kann er den Vertrag eventuell privat übernehmen, aber während der Beschäftigung läuft alles über Sie.

Die 50-Euro-Grenze strikt einhalten

Der monatliche Wert aller Sachbezüge pro Mitarbeiter darf 50 Euro nicht überschreiten. Und hier wird es knifflig! Es zählen wirklich alle Sachzuwendungen zusammen:

• Tankgutscheine
• Essensmarken oder Restaurantgutscheine
• Jobtickets (wenn als Sachbezug behandelt)
• Warengutscheine
• Und natürlich die bKV selbst

Sie müssen den kompletten Überblick behalten. Ein Beispiel macht das Problem deutlich: Ihr Mitarbeiter bekommt jeden Monat einen 30-Euro-Tankgutschein. Jetzt führen Sie eine bKV für 25 Euro ein. Zusammen sind das 55 Euro. Die Folge? Beide Sachbezüge werden komplett steuerpflichtig! Nicht nur die 5 Euro über der Grenze, sondern die vollen 55 Euro.

Die Lösung: Entweder Sie reduzieren den Tankgutschein auf 20 Euro oder die bKV auf 20 Euro. Oder Sie wechseln bei einem der Benefits auf Pauschalversteuerung. Aber das müssen Sie vorher durchrechnen und planen.

Saubere Dokumentation der Sachbezüge

Alle Sachbezüge müssen im Lohnkonto ausgewiesen sein, auch die steuerfreien! Viele denken: „Ist doch steuerfrei, muss ich nicht dokumentieren.“ Falsch! Bei einer Prüfung will das Finanzamt sehen, dass Sie die 50-Euro-Grenze eingehalten haben. Ohne Dokumentation können Sie das nicht beweisen.

Was gehört ins Lohnkonto?

• Der monatliche bKV-Beitrag als Sachbezug
• Alle anderen Sachbezüge des Monats
• Die Summe aller Sachbezüge
• Der Vermerk „steuerfrei nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG“ (wenn unter 50 Euro)

Die Versicherungsleistungen selbst dürfen nur als Kostenübernahme erfolgen, niemals als Bargeld an den Mitarbeiter. Das ist bei normalen Krankenversicherungen kein Problem, die erstatten ja Arztrechnungen oder rechnen direkt ab. Aber achten Sie darauf, dass keine „Gesundheitsprämien“ oder ähnliches in bar ausgezahlt werden.

Gleichbehandlung und Gruppencharakter

Die bKV sollte für alle oder zumindest für objektiv abgrenzbare Gruppen gelten. Zum Beispiel:

• Alle Festangestellten
• Alle Mitarbeiter nach der Probezeit
• Alle Vollzeitkräfte
• Alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung

Was nicht geht: Einzelne Mitarbeiter rauspicken nach Sympathie oder nur die Führungskräfte. Das Finanzamt mag keine Rosinenpickerei. Es soll ein echter Gruppenvorteil sein, keine versteckte Gehaltserhöhung für Lieblingsmitarbeiter.

Dokumentieren Sie die Kriterien klar: „Alle Mitarbeiter mit unbefristetem Vertrag nach Ablauf der Probezeit erhalten eine bKV.“ So ist es transparent und nachvollziehbar.

Besonderheiten bei verschiedenen Mitarbeitergruppen

Bei Minijobbern können Sie ebenfalls eine bKV anbieten. Das Tolle daran: Steuerfreie Sachbezüge bis 50 Euro zählen nicht zum Minijob-Entgelt. Die 520-Euro-Grenze wird dadurch nicht berührt. Die Minijob-Zentrale bestätigt das ausdrücklich. Sie können Ihren geringfügig Beschäftigten also eine bKV bieten, solange der Wert unter 50 Euro bleibt.

Aber Vorsicht: Geben Sie einem Minijobber eine bKV im Wert von 70 Euro? Dann wird dieser Betrag voll steuer- und beitragspflichtig. Er zählt zum Entgelt. Verdient der Minijobber regulär 500 Euro und bekommt 70 Euro obendrauf, liegt er bei 570 Euro. Der Minijobstatus ist futsch! Also auch hier: strikt unter 50 Euro bleiben.

Für Minijobber zahlen Sie pauschale Beiträge:

• 13 Prozent zur Krankenversicherung
• 15 Prozent zur Rentenversicherung

Ein steuerfreier Sachbezug bis 50 Euro wird nicht zum Lohn addiert. Es fallen keine zusätzlichen pauschalen Beiträge an. Das ist perfekt!

Dokumentieren Sie bei Minijobbern besonders sorgfältig.

Im Prüffall muss klar sein: Der reguläre Verdienst überschreitet die Grenze nicht. Die Extras waren steuerfrei. Eine bKV ist gerade für Minijobber attraktiv. Sie wertet das geringe Einkommen auf, ohne Kosten zu verursachen. Minijobber haben meist keine anderen Benefits. Da ist eine kleine bKV Gold wert. Und für Sie sind es überschaubare Kosten.

Ihre Dokumentations- und Verwaltungspflichten

Die Einführung einer bKV bringt administrative Pflichten mit sich, die Sie ernst nehmen sollten. Aber keine Sorge, mit System ist das alles gut machbar. Ich zeige Ihnen genau, was Sie beachten müssen.

Lohnkonto-Führung richtig gemacht

Alle Sachbezüge müssen im Lohnkonto erfasst sein, auch wenn sie steuerfrei sind. Das wird oft falsch gemacht! Viele denken: „Ist doch steuerfrei, warum dokumentieren?“ Aber genau das kann Sie bei einer Prüfung teuer zu stehen kommen.

Was genau müssen Sie dokumentieren?

• Den monatlichen bKV-Beitrag als Sachbezug (z.B. „Sachbezug bKV: 30,00 Euro“)
• Die klare Trennung zwischen Barlohn und Sachlohn
• Alle anderen Sachbezüge des jeweiligen Monats einzeln aufgeführt
• Die Gesamtsumme aller Sachbezüge pro Mitarbeiter
• Den steuerlichen Status (z.B. „steuerfrei gem. § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG“)

Diese Dokumentation brauchen Sie für Lohnsteuer-Außenprüfungen und SV-Prüfungen. Der Prüfer will auf einen Blick sehen: Wurde die 50-Euro-Grenze eingehalten? Welche Versteuerungsart wurde gewählt? Ohne ordentliche Dokumentation stehen Sie dumm da.

Ein praktischer Tipp: Führen Sie eine Excel-Tabelle mit allen Mitarbeitern und ihren monatlichen Sachbezügen. So behalten Sie den Überblick und können bei Bedarf schnell nachweisen, dass alles korrekt war.

Nachweis der Zusätzlichkeit sichern

Halten Sie schriftlich fest, dass die bKV zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt wird. Das ist wirklich wichtig! Aber wo und wie dokumentieren Sie das am besten?

Möglichkeiten der Dokumentation:

• In einer Betriebsvereinbarung (bei Betriebsrat Pflicht)
• Als Zusatz zum Arbeitsvertrag
• In einer separaten Vereinbarung zur bKV
• In einer schriftlichen Richtlinie für alle Mitarbeiter

Der Text könnte etwa so lauten: „Die betriebliche Krankenversicherung wird zusätzlich zum vereinbarten Bruttogehalt gewährt. Ein Anspruch auf Barauszahlung oder Umwandlung in andere Leistungen besteht nicht. Bei Verzicht auf die bKV erfolgt keine Kompensation.“

Lassen Sie das von den Mitarbeitern unterschreiben. Bei einer Prüfung haben Sie dann einen wasserdichten Beleg. Der Prüfer kann nicht behaupten, es sei verkappter Barlohn gewesen.

Pauschalsteuer-Antrag beim Finanzamt

Wollen Sie pauschal versteuern, weil Ihre bKV über 50 Euro liegt? Dann müssen Sie das beim Finanzamt beantragen. Das ist etwas Papierkram, aber machbar.

Was gehört in den Antrag?

• Anzahl der betroffenen Mitarbeiter (mindestens 20 sollten es sein)
• Höhe der monatlichen bKV-Beiträge pro Person
• Gesamtvolumen der jährlichen Beiträge
• Zahlungsweise (monatlich, quartalsweise, jährlich)
• Begründung für die Pauschalversteuerung
• Nachweis des Gruppencharakters

Das Finanzamt prüft den Antrag und erteilt eine Genehmigung. Die kann auch Auflagen enthalten, zum Beispiel dass wirklich alle Mitarbeiter einer Gruppe die bKV bekommen müssen. Nach Genehmigung führen Sie die pauschale Lohnsteuer mit der normalen Lohnsteuer-Anmeldung ab. Das sind dann 30 Prozent plus Soli und eventuell Kirchensteuer.

Monatliche Kontrolle der 50-Euro-Grenze

Die Lohnbuchhaltung sollte ein System haben, um die 50-Euro-Grenze zu überwachen.

Das klingt banal, ist aber essentiell. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen hatte jahrelang 30 Euro bKV und 25 Euro Tankgutscheine gewährt. Alles gut. Dann erhöhte der Versicherer die bKV auf 31 Euro. Niemand hat’s gemerkt. Ergebnis: Bei der nächsten Prüfung wurden drei Jahre nachversteuert. Das wurde richtig teuer!

So organisieren Sie die Kontrolle:

• Richten Sie in Ihrer Lohnsoftware eine automatische Warnung ein
• Die Software sollte alle Sachbezüge summieren
• Bei Überschreitung der 50 Euro sollte eine Meldung kommen
• Legen Sie fest, was dann passiert (Reduzierung oder Versteuerung)
• Prüfen Sie monatlich die Summen in einer Übersichtsliste

Manche Software kann das automatisch, bei anderer müssen Sie manuell ran. Aber die Kontrolle lohnt sich! Einmal im Monat 30 Minuten investieren ist besser als später Tausende Euro Nachzahlung.

Verwaltung mit dem Versicherer organisieren

Die Zusammenarbeit mit dem Versicherer muss gut organisiert sein. Das betrifft verschiedene Bereiche, die Sie im Blick haben müssen.

Neue Mitarbeiter anmelden:

• Wann melden Sie an? (Sofort nach Einstellung oder nach Probezeit?)
• Wer ist zuständig? (HR oder Lohnbuchhaltung?)
• Welche Daten braucht der Versicherer?
• Wie schnell ist der Versicherungsschutz aktiv?

Ausscheidende Mitarbeiter abmelden:

• Meldung zum Austrittsdatum
• Klärung der Fortführungsoption für den Mitarbeiter
• Rückabwicklung bereits gezahlter Beiträge
• Information an den Mitarbeiter über seine Optionen

Laufende Verwaltung:

• Beitragsanpassungen (meist jährlich)
• Änderungen bei Mitarbeiterdaten (Name, Adresse)
• Verwaltung von Mitarbeiter-Zuzahlungen
• Abwicklung von Leistungsfällen (wenn Sie involviert sind)

Viele Versicherer bieten Online-Portale an. Nutzen Sie die! Das spart enorm Zeit. Sie können Mitarbeiter selbst an- und abmelden, Übersichten abrufen und Änderungen durchführen. Manche Portale können sogar mit Ihrer Lohnsoftware gekoppelt werden.

Dokumentation von Mitarbeiteranteilen

Falls Mitarbeiter eigene Anteile zahlen (für Upgrades oder Familienangehörige), müssen Sie das sauber dokumentieren. Wie läuft das ab?

Bei Gehaltsabzug:

• Einrichten als Nettoabzug (nicht steuer- oder SV-relevant)
• Klare Bezeichnung: „Abzug private bKV-Erweiterung“
• Monatliche Kontrolle der Abbuchungen
• Weiterleitung an den Versicherer

Bei Direktzahlung:

• Mitarbeiter zahlt direkt an Versicherer
• Sie dokumentieren nur, dass eine Erweiterung besteht
• Keine Involvierung in die Zahlungsabwicklung
• Eventuell Info bei Austritten

Wichtig: Diese privaten Anteile haben nichts mit Ihrer arbeitgeberfinanzierten bKV zu tun. Sie dürfen nicht vermischt werden. In der Dokumentation muss klar getrennt sein: Das zahlt der Arbeitgeber (Sachbezug), das zahlt der Mitarbeiter privat.

Aufbewahrungsfristen beachten

Alle Unterlagen zur bKV müssen Sie aufbewahren. Aber wie lange?

Aufbewahrungspflichten:

• Lohnunterlagen: 6 Jahre (für Lohnsteuer)
• Sozialversicherungsunterlagen: 4 Jahre
• Versicherungsverträge: Während der gesamten Laufzeit plus 3 Jahre
• Betriebsvereinbarungen: Während der Gültigkeit plus 3 Jahre
• Korrespondenz mit Finanzamt: 10 Jahre (bei Pauschalsteuer)

Digital ist okay. Sie müssen nicht alles in Papierform haben. Aber die Dokumente müssen bei einer Prüfung verfügbar und lesbar sein. Ein vernünftiges Ablagesystem zahlt sich aus.

Konkrete Handlungsempfehlungen für die optimale Umsetzung einer bKV

Jetzt wird es richtig praktisch.

Ich zeige Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die bKV optimal in Ihrem Unternehmen einführen und dabei alle Vorteile nutzen.

Wählen Sie die richtige Finanzierung

Wählen Sie eine Variante, bei der die bKV für Mitarbeiter komplett kostenfrei ist. Das ist wirklich der wichtigste Punkt überhaupt. Ideal ist der Sachbezug bis 50 Euro, weil Sie dann keinerlei Steuern oder Sozialabgaben zahlen müssen.

Bei höheren Beiträgen sollten Sie die Pauschalversteuerung prüfen. Übernehmen Sie dann aber auch die Sozialabgaben komplett. Ihre Mitarbeiter sollten wirklich null Abzüge haben. Vermeiden Sie unbedingt, dass Mitarbeiter selbst Steuern oder Abgaben zahlen müssen. Das kommt nicht gut an und zerstört den ganzen Benefit-Charakter.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen hatte eine tolle bKV für 60 Euro eingeführt, aber die Mitarbeiter mussten die Steuern selbst tragen. Resultat? Die Mitarbeiter waren sauer, weil plötzlich 20 Euro von ihrem Netto abgingen. Die Stimmung war im Keller. Nach drei Monaten wurde auf Pauschalversteuerung umgestellt, bei der das Unternehmen alles trägt. Erst dann waren die Mitarbeiter zufrieden.

Legen Sie den passenden Betrag fest

Überlegen Sie genau, was Sie investieren wollen. Die Erfahrung zeigt, dass oft schon 20 bis 30 Euro pro Monat ausreichen. Damit können Sie bereits viel abdecken. Bei 25 Euro monatlich bekommen Ihre Mitarbeiter zum Beispiel ein Jahresbudget von 300 Euro. Das reicht für eine professionelle Zahnreinigung, einen ordentlichen Brillenzuschuss und noch ein paar Extras.

Der große Vorteil dieser Beträge: Sie liegen sicher unter der Freigrenze. Sie haben noch Luft nach oben, falls der Versicherer mal die Beiträge erhöht. Und Sie können problemlos noch andere kleine Sachbezüge gewähren.

Wollen Sie mehr bieten? Dann kalkulieren Sie die Mehrkosten durch Steuern ein. Bei 60 Euro monatlich zahlen Sie mit Pauschalsteuer und Sozialabgaben schnell 100 Euro pro Mitarbeiter. Das muss es Ihnen wert sein. Rechnen Sie genau durch, ob sich das lohnt oder ob Sie lieber bei 45 Euro bleiben und dafür steuerfrei sind.

Beziehen Sie eine breite Mitarbeitergruppen ein

Bieten Sie die bKV möglichst vielen Mitarbeitern an. Je mehr Teilnehmer, desto besser für Sie. Warum? Sie bekommen bessere Konditionen vom Versicherer. Das Finanzamt akzeptiert eher den Gruppencharakter. Und es gibt keinen Neid unter den Mitarbeitern.

Definieren Sie klare, objektive Kriterien. Zum Beispiel: „Alle Mitarbeiter mit unbefristetem Vertrag nach Ende der Probezeit.“ Oder: „Alle Vollzeitkräfte und Teilzeitkräfte ab 20 Wochenstunden.“ So ist es transparent und fair.

Dokumentieren Sie diese Kriterien schriftlich. Am besten in einer Betriebsvereinbarung oder Richtlinie. Schreiben Sie auch rein: Die bKV ist ein freiwilliges Zusatzangebot des Arbeitgebers. Es besteht kein individueller Rechtsanspruch. Das schützt Sie vor späteren Forderungen.

Stimmen Sie sich frühzeitig mit dem Lohnbüro ab

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Lohnbüro oder Steuerberater. Die müssen die bKV in der Software einrichten. Das ist nicht kompliziert, muss aber gemacht werden.

Was müssen Sie klären?

• Wie wird die bKV als Lohnart angelegt?
• Unter welcher Bezeichnung erscheint sie?
• Wie wird die Steuerfreiheit eingestellt?
• Wie erfolgt die Darstellung auf dem Lohnzettel?

Testen Sie unbedingt mit einem Beispiel! Lassen Sie eine Probe-Abrechnung machen. Prüfen Sie: Werden Steuern und Sozialversicherung richtig berechnet? Bleibt das Netto wirklich unverändert? Erscheint die bKV auf dem Lohnzettel? Erst wenn alles passt, führen Sie die bKV für alle ein.

Kalkulieren Sie die Steuerersparnis mit ein

Vergessen Sie nicht: Die bKV-Kosten sind Betriebsausgaben. Sie können sie steuerlich absetzen. Bei Körperschaftsteuer sparen Sie etwa 30 Prozent der Kosten. Ein Beitrag von 50 Euro kostet Sie effektiv nur 35 Euro nach Steuern.

Das relativiert die Kosten erheblich. Bei 100 Mitarbeitern zahlen Sie nominal 5.000 Euro im Monat. Nach Steuerersparnis sind es real nur 3.500 Euro. Das sollten Sie bei Ihrer Kalkulation berücksichtigen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die genaue Ersparnis in Ihrem Fall.

Planen Sie eine jährliche Überprüfung

Prüfen Sie jedes Jahr, ob alles noch passt. Besonders wichtig ist die 50-Euro-Grenze. Versicherer erhöhen regelmäßig die Beiträge, meist um 3 bis 5 Prozent jährlich. Wenn Sie bei 48 Euro sind und es kommen 5 Prozent dazu, liegen Sie plötzlich über 50 Euro.

Setzen Sie sich eine Wiedervorlage im Kalender. Immer im November sollten Sie prüfen:

• Wie entwickeln sich die Beiträge?
• Bleiben wir unter 50 Euro?
• Müssen wir den Tarif anpassen?
• Oder wechseln wir zur Pauschalsteuer?

Reagieren Sie rechtzeitig! Wenn Sie erst merken, dass Sie über der Grenze sind, wenn die Januar-Abrechnung läuft, ist es zu spät. Dann wird nachträglich alles steuerpflichtig.

Nutzen Sie die bKV für das Recruiting (Employer Branding)

Nutzen Sie die bKV aktiv im Employer Branding. Das ist ein echter Wettbewerbsvorteil! Viele Unternehmen bieten noch keine bKV. Sie heben sich damit positiv ab.

Wo sollten Sie die bKV erwähnen?

• In jeder Stellenanzeige („Wir bieten: … betriebliche Krankenversicherung“)
• Auf Ihrer Karriere-Website ausführlich erklären
• In Vorstellungsgesprächen als Benefit nennen
• Bei Jobmessen und Recruiting-Events hervorheben
• In Arbeitgeberbewertungsportalen erwähnen

Machen Sie konkret klar, was die bKV wert ist. Sagen Sie nicht nur „Wir haben eine bKV“, sondern „Wir übernehmen eine Kranken-Zusatzversicherung im Wert von 360 Euro jährlich für Sie.“ Das macht Eindruck!

Auch für Bestandsmitarbeiter ist die bKV wertvoll. Sie zeigt Wertschätzung. Mitarbeiter erzählen Familie und Freunden davon. Das verbessert Ihr Image als Arbeitgeber nachhaltig. Und es bindet Mitarbeiter. Wer einmal eine gute bKV hatte, will sie nicht mehr missen.

Stellen Sie die richtige Kommunikation der bKV-Einführung sicher

Kommunizieren Sie die bKV richtig. Viele Mitarbeiter verstehen nicht sofort, was sie da bekommen. Erklären Sie es deutlich und mehrfach.

Bei der Einführung sollten Sie:

• Eine Infoveranstaltung machen (der Versicherer hilft oft dabei)
• Ein Infoblatt erstellen mit allen wichtigen Punkten
• Die Vorteile klar benennen („Für Sie komplett kostenfrei!“)
• Konkrete Beispiele geben, was abgedeckt ist
• Die Steuerfreiheit betonen
• Ansprechpartner für Fragen nennen

Nach der Einführung sollten Sie regelmäßig erinnern. Viele Mitarbeiter vergessen, dass sie eine bKV haben. Schicken Sie quartalsweise eine Erinnerung: „Denken Sie an Ihre bKV! Sie haben noch X Euro Budget für dieses Jahr.“ So wird der Benefit auch wirklich genutzt und geschätzt.

Fazit: „Die steueroptimale bKV ist ein großer Wettbewerbsvorteil, der Sie sofort von der Konkurrenz abhebt“

Die betriebliche Krankenversicherung ist ein hochwertiger Benefit, der bei richtiger Gestaltung steuer- und sozialabgabenfrei bleibt. Halten Sie die Rahmenbedingungen ein, besonders die 50-Euro-Grenze und die Kollektiv-Regelungen. Dann ist die Umsetzung unproblematisch.

Mit guter Kommunikation und einfacher Abrechnung sorgt die bKV für zufriedene Mitarbeiter. Sie kann ein echtes Plus in Ihrem Vergütungssystem sein. Die Verwaltung ist überschaubar, vor allem als Sachbezug. Es ist nur ein weiterer Posten in der Lohnabrechnung. Im Vergleich zu anderen Benefits wie Firmenwagen ist das wirklich einfach.

Wichtig ist die saubere Dokumentation. Die Begünstigungen dürfen nicht gefährdet werden. Ziehen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater hinzu. Dokumentieren Sie die Einführung sorgfältig. Dann steht dem Erfolg Ihrer bKV nichts im Weg. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Und Sie positionieren sich als moderner, fürsorglicher Arbeitgeber. Im Wettbewerb um die besten Talente ist das Gold wert