Wenn die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze bereits ausgeschöpft ist oder Sie höhere bKV-Beiträge gewähren möchten, bietet die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG eine steueroptimierte Alternative. Diese Variante ermöglicht Beiträge bis zu 1.000 Euro jährlich pro Mitarbeiter bei vollständiger Sozialversicherungsfreiheit und moderater Steuerbelastung – ideal für mittelständische Unternehmen ab 20 Mitarbeitern.
Was ist die Pauschalversteuerung nach §40 EStG im Rahmen der betrieblichen Krankenversicherung?
Die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG bietet Ihnen als Arbeitgeber eine interessante Möglichkeit, die betriebliche Krankenversicherung steuerlich günstig zu gestalten, wenn Sie die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nicht nutzen können oder wollen. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits andere Sachbezüge gewähren oder bewusst eine jährliche Zahlweise bevorzugen.
Wie funktioniert die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG?
Bei dieser Versteuerungsvariante zahlen Sie die bKV-Beiträge nicht monatlich, sondern jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich an den Versicherer. Dadurch gelten die Beiträge steuerrechtlich als „sonstiger Bezug“ beim Arbeitnehmer, was Ihnen besondere steuerliche Vorteile verschafft.
Der entscheidende Unterschied zur regulären Versteuerung liegt darin, dass Sie einen pauschalen Steuersatz anwenden können, der meist deutlich unter dem individuellen Steuersatz Ihrer Mitarbeiter liegt.
Die Berechnung des Pauschalsteuersatzes erfolgt nicht willkürlich, sondern Ihr Steuerberater ermittelt einen Durchschnittssteuersatz basierend auf der Zusammensetzung Ihrer Belegschaft.
den Sie brauchen werden.
Dabei fließen die Steuerklassen aller betroffenen Mitarbeiter, deren durchschnittliche Jahresgehälter und die Höhe der geplanten bKV-Beiträge in die Berechnung ein. Dieser errechnete Durchschnittssteuersatz gilt dann einheitlich für alle Mitarbeiter, unabhängig von deren individueller Steuerklasse.
Wann können Sie als Unternehmen die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG nutzen?
Nicht jedes Unternehmen kann die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG einfach so anwenden, denn es müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Die wichtigste Bedingung betrifft die Anzahl der begünstigten Mitarbeiter: Die Finanzverwaltung akzeptiert diese Versteuerungsform grundsätzlich nur für eine „größere Anzahl“ von Arbeitnehmern. Bei mindestens 20 Mitarbeitern wird dies ohne weitere Prüfung anerkannt, während bei weniger Mitarbeitern die besonderen Verhältnisse Ihres Unternehmens berücksichtigt werden und Sie einen Vereinfachungseffekt nachweisen müssen.
Außerdem dürfen die bKV-Beiträge pro Mitarbeiter und Jahr maximal 1.000 Euro betragen, was in der Praxis aber meist ausreicht, da viele hochwertige bKV-Tarife bereits für 120 bis 500 Euro jährlich erhältlich sind. Die arbeitsvertragliche Regelung muss zudem eindeutig festlegen, dass der Mitarbeiter ausschließlich Versicherungsschutz und keine Geldzahlung verlangen kann – nur dann liegt steuerrechtlich Sachlohn vor.
Ablauf in der Praxis: Wie nutzen Sie diese Pauschalversteuerung?
Wenn Sie sich für die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG entscheiden, müssen Sie zunächst einen Antrag beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt stellen.
Dieser Antrag sollte folgende Informationen enthalten: die Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer aufgeschlüsselt nach Steuerklassen, die durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne dieser Mitarbeiter und die Höhe der geplanten bKV-Beiträge pro Person. Ihr Steuerberater unterstützt Sie dabei und berechnet den anzuwendenden Pauschalsteuersatz.
Nach der Genehmigung durch das Finanzamt können Sie die Pauschalversteuerung anwenden, müssen aber beachten, dass der Pauschalsteuersatz jährlich überprüft und gegebenenfalls angepasst werden muss. Dies geschieht insbesondere dann, wenn sich die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft wesentlich ändert oder wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, die von der bKV profitieren sollen.
Unterschied zu den anderen Steuermodellen
Bei der betrieblichen Krankenversicherung stehen Ihnen verschiedene Steuermodelle zur Verfügung, die sich in Kosten, Aufwand und Voraussetzungen deutlich unterscheiden. Die Wahl des richtigen Modells hängt von Ihrer Unternehmensgröße, der Höhe der gewünschten bKV-Beiträge und Ihrer bestehenden Benefit-Struktur ab.
Die vier Steuermodelle im direkten Vergleich
| Kriterium | Sachbezug (§ 8 EStG) | Pauschal-versteuerung § 40 EStG | Pauschal-versteuerung § 37b EStG | Nettolohn-versteuerung |
|---|---|---|---|---|
| Steuern | Komplett steuerfrei | Durchschnitts-steuersatz (meist 15–25 %) | Pauschal 30 % | Individueller Steuersatz |
| Sozialversicherung | Frei | Frei | Pflichtig (ca. 20 %) | Pflichtig (ca. 20 %) |
| Obergrenze | 50 € pro Monat | 1.000 € pro Jahr | 10.000 € pro Jahr | Keine Grenze |
| Zahlweise | Monatlich | Jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich | Flexibel (monatlich bis jährlich) | Flexibel |
| Mindestanzahl Mitarbeiter | Keine | 20 (weniger mit Nachweis möglich) | Keine | Keine |
| Administrativer Aufwand | Gering | Mittel (jährliche Überprüfung) | Gering | Hoch (individuelle Berechnung) |
| Beantragung beim Finanzamt | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Kombinierbar mit anderen Benefits | Ja, aber Grenze beachten | Ja | Ja | Ja |
Der Sachbezug nach § 8 EStG ist die attraktivste Variante, solange Sie innerhalb der 50-Euro-Freigrenze bleiben. Sie zahlen weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge, allerdings limitiert die niedrige Grenze Ihre Gestaltungsmöglichkeiten erheblich. Wenn Sie bereits Tankgutscheine oder andere Sachbezüge gewähren, wird der Spielraum für eine hochwertige bKV schnell eng.
Die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG bietet einen guten Mittelweg zwischen Kosten und Flexibilität. Mit einem Durchschnittssteuersatz, der meist zwischen 15 und 25 Prozent liegt, und der Sozialversicherungsfreiheit bleiben die Kosten überschaubar. Die Begrenzung auf 1.000 Euro pro Jahr reicht für die meisten bKV-Tarife aus, und der administrative Aufwand hält sich trotz der erforderlichen Beantragung beim Finanzamt in Grenzen. Allerdings benötigen Sie mindestens 20 Mitarbeiter oder müssen bei kleineren Belegschaften einen Vereinfachungseffekt nachweisen.
Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ermöglicht deutlich höhere Beiträge bis zu 10.000 Euro jährlich, ist aber mit 30 Prozent Pauschalsteuer plus Sozialversicherungsbeiträgen die teuerste Pauschalvariante. Sie eignet sich besonders für Premium-bKV-Tarife oder wenn Sie die Pauschalversteuerung für verschiedene Benefits gebündelt nutzen möchten. Der Vorteil liegt in der einfachen Handhabung ohne Mindestmitarbeiterzahl und ohne Beantragung beim Finanzamt.
Die Nettolohnversteuerung schließlich ist die mitarbeiterfreundlichste, aber auch kostenintensivste Lösung. Sie übernehmen alle Steuern und Sozialabgaben, sodass der Mitarbeiter keine Abzüge hat, zahlen aber je nach Steuerklasse und Gehalt des Mitarbeiters unterschiedlich hohe Beträge. Bei einem bKV-Beitrag von 300 Euro jährlich können die Gesamtkosten inklusive aller Abgaben schnell 500 Euro oder mehr betragen.
Für welches Unternehmen lohnt sich die Pauschalversteuerung nach §40 EStG?
Für kleine Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern und moderaten bKV-Beiträgen ist der Sachbezug meist die beste Wahl, sofern die 50-Euro-Grenze nicht anderweitig ausgeschöpft wird.
Mittelständische Unternehmen ab 20 Mitarbeitern fahren oft mit der Pauschalversteuerung nach § 40 EStG am besten, da sie Sozialversicherungsbeiträge spart und moderate Steuerkosten verursacht. Wichtig ist dabei die Beachtung des Durchschnittssteuersatzes der Belegschaft. Ist dieser besonders hoch, sollten Sie die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG in Betracht ziehen, während die Nettolohnversteuerung sich vor allem für Führungskräfte oder als besonderes Zeichen der Wertschätzung eignet.
Die Wahl des Steuermodells sollten Sie auch davon abhängig machen, welche anderen Benefits Sie bereits anbieten.
Wenn die 50-Euro-Sachbezugsgrenze durch Tankgutscheine oder ähnliches bereits belegt ist, bleibt Ihnen nur eine der Pauschalversteuerungsvarianten oder die Nettolohnversteuerung. Bedenken Sie auch, dass Sie das einmal gewählte Modell während des Kalenderjahres nicht wechseln sollten, da dies zu erheblichen administrativen Komplikationen führen kann.
Fallbeispiel: bKV für 35 Euro monatlich im Steuermodell-Vergleich
Nehmen wir an, Sie möchten Ihren 25 Mitarbeitern eine betriebliche Krankenversicherung für 35 Euro monatlich (420 Euro jährlich) anbieten. Dieser Betrag ermöglicht bereits einen hochwertigen Gesundheitsschutz mit einem Budget von beispielsweise 500 Euro jährlich für Ihre Mitarbeiter.
Schauen wir uns an, was die verschiedenen Steuermodelle für Sie als Arbeitgeber konkret bedeuten.
| Steuermodell | bKV-Beitrag (jährlich) | Steuern | Sozial-versicherung | Gesamtkosten pro Mitarbeiter | Gesamtkosten für 25 Mitarbeiter |
|---|---|---|---|---|---|
| Sachbezug | 420 € | 0 € | 0 € | 420 € | 10.500 € |
| § 40 EStG | 420 € | 84 € (20%) | 0 € | 504 € | 12.600 € |
| § 37b EStG | 420 € | 126 € (30%) | 84 € (20%) | 630 € | 15.750 € |
| Nettolohn | 420 € | 168 € (40%) | 84 € (20%) | 672 € | 16.800 € |
Die Zahlen zeigen deutlich: Wenn Sie die Möglichkeit haben, die bKV als Sachbezug abzurechnen, sollten Sie diese Chance nutzen. Sie sparen gegenüber der Nettolohnversteuerung 6.300 Euro jährlich – Geld, das Sie in weitere Benefits oder die Unternehmensentwicklung investieren können.
„Die Sozialversicherungsfreiheit macht § 40 EStG zur wirtschaftlich attraktivsten Pauschalversteuerungsvariante“
Die Pauschalversteuerung nach § 40 EStG hat sich in der Praxis als effiziente Gestaltungsvariante für die betriebliche Krankenversicherung etabliert, wenn die Sachbezugsfreigrenze nicht zur Verfügung steht. Sie kombiniert moderate Steuerbelastungen mit vollständiger Sozialversicherungsfreiheit und schafft damit einen ausgewogenen Kompromiss zwischen Kosteneffizienz und Benefit-Qualität.
Für mittelständische Unternehmen ab 20 Mitarbeitern stellt diese Versteuerungsform oft die optimale Lösung dar. Mit einem Durchschnittssteuersatz von typischerweise 15 bis 25 Prozent bleiben die Zusatzkosten überschaubar, während die Sozialversicherungsfreiheit eine Ersparnis von etwa 20 Prozent gegenüber anderen steuerpflichtigen Varianten bedeutet.
Bei einem jährlichen bKV-Beitrag von 420 Euro entstehen Ihnen Gesamtkosten von etwa 504 Euro – das entspricht Mehrkosten von lediglich 20 Prozent gegenüber dem steuerfreien Sachbezug, aber einer Ersparnis von 25 Prozent gegenüber der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG.
Die administrative Handhabung erfordert zwar eine einmalige Beantragung beim Betriebsstättenfinanzamt und jährliche Überprüfungen des Pauschalsteuersatzes, dieser Aufwand relativiert sich jedoch angesichts der dauerhaften Steuervorteile. Die Begrenzung auf 1.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr stellt in der Praxis kaum eine Einschränkung dar, da hochwertige bKV-Tarife bereits für 300 bis 500 Euro jährlich erhältlich sind.
