Eine der häufigsten Fragen, die ich nach der Einführung einer betrieblichen Krankenversicherung bekomme, kommt nicht von der Geschäftsführung. Sie kommt von Mitarbeitenden. “Und wie reiche ich die Rechnung jetzt ein?” Wer das nicht klar kommuniziert, lässt die Nutzungsquote der bKV an genau dieser Stelle einbrechen. Dabei ist der Prozess bei allen großen Anbietern gut durchdacht und in den meisten Fällen auf drei Klicks in einer App reduziert.
Das Wichtigste vorab
- Alle sieben betrachteten Anbieter haben eine eigene App für die Rechnungseinreichung, das ist der schnellste und empfohlene Weg
- Alternativ funktioniert fast überall auch die Einreichung per E-Mail, Upload im Kundenportal oder Post
- Rechnungen brauchen immer Name des Patienten, Diagnose, Leistungsdatum, Gebührenziffern und den Rechnungsbetrag
- Bei GKV-versicherten Mitarbeitenden gilt: erst Abrechnung über die GKV, dann reicht die bKV den Restbetrag
- Gesetzliche Verjährungsfrist für Rechnungen: 3 Jahre, aber viele Anbieter empfehlen Einreichung noch im Jahr der Rechnungsstellung
Wie reichen Mitarbeiter ihre Rechnungen bei der bKV ein?
Der allgemeine Prozess ist bei allen Anbietern ähnlich aufgebaut. Wer ihn einmal kennt, findet sich bei jedem Versicherer schnell zurecht.
- Schritt 1: Der Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker oder das Krankenhaus stellt eine Rechnung aus. GKV-versicherte Mitarbeitende rechnen zuerst über ihre Krankenkasse ab, die bKV erstattet dann den verbleibenden Eigenanteil.
- Schritt 2: Der Mitarbeitende prüft, ob alle Angaben auf der Rechnung vollständig sind. Fehlt die Diagnose oder eine Gebührenziffer, kann das die Bearbeitung verzögern. Vollständige Rechnungen laufen durch, unvollständige kommen zurück.
- Schritt 3: Die Rechnung wird digital erfasst, entweder per Foto in der App, per Scan des QR-Codes bei digitalen Arzt-Rechnungen oder als PDF-Upload im Kundenportal.
- Schritt 4: Die Übermittlung erfolgt per App-Button, Portalupload, E-Mail oder Post.
- Schritt 5: Der Versicherer bestätigt den Eingang, verarbeitet die Rechnung elektronisch und gibt eine Statusrückmeldung. In allen App-Lösungen ist der Bearbeitungsstand nachverfolgbar.
Ein Hinweis für die Einreichung per Post oder E-Mail: Die Unterlagen werden bei allen Anbietern elektronisch ausgelesen. Wer Rechnungen per Brief schickt, sollte deshalb auf lose Blätter setzen statt auf zusammengeheftete Pakete.
Wie reichen Mitarbeiter ihre Rechnungen beim jeweiligen bKV-Anbieter ein?
Der Ablauf ist bei allen sieben Anbietern ähnlich, die Apps unterscheiden sich aber in Details wie QR-Code-Scan, Sammelversand oder dem Zurückhalten von Belegen für die Beitragsrückerstattung. Hier sind die Einreichungswege im Einzelnen.
Rechnungen einreichen bei der Allianz
Die Allianz wickelt bKV-Leistungen technisch über ihre Private-Krankenversicherungs-Infrastruktur ab. Der bevorzugte Weg ist die Allianz Gesundheits-App für iOS und Android.
Ablauf per App:
- App installieren und per Versicherungsnummer registrieren
- Funktion “Rechnung einreichen” wählen
- Rechnung fotografieren oder, bei digitalen Arzt-Rechnungen, den Barcode oder QR-Code (“eA”/”eP”) scannen
- Bildqualität prüfen, alle Seiten einer mehrseitigen Rechnung vollständig erfassen
- Per “Einreichen”-Button übermitteln
- App zeigt Eingangsbestätigung und Bearbeitungsstatus
Besonderheit bei der Allianz: Gesetzliche Zuzahlungen für Arznei-, Heil- und Hilfsmittel lassen sich über eine eigene Maske “Zuzahlung erfassen” separat erfassen und zusammen mit den Belegen einreichen.
Weitere Einreichungswege bei der Allianz:
- Kundenportal “Meine Allianz”: Upload von PDF oder Bilddateien
- E-Mail an krankenversicherung@allianz.de mit Versicherungsnummer im Betreff
- Post: Allianz Private Krankenversicherungs-AG, 10870 Berlin
- Fax: 0800 4400 103
Bei Fragen zur Leistungseinreichung: 0800 4100 141, für tarifliche bKV-Fragen: 0800 5893 396.
Für Arbeitgeber gibt es zusätzlich das Portal “FirmenOnline” zur Verwaltung von bKV-Gruppenverträgen. Die Rechnungseinreichung der Mitarbeitenden läuft aber über die App oder “Meine Allianz”, nicht über das Arbeitgeberportal.
Rechnungen einreichen bei der DKV
Die DKV bietet vier parallele Einreichungswege, wobei die App “Meine DKV” klar im Vordergrund steht.
Ablauf per App:
Auf jeder Rechnung braucht der Versicherer den Namen des Patienten, die Diagnose, das Leistungsdatum, die Gebührenziffern und den Rechnungsbetrag. Fehlt eine dieser Angaben, kommt der Beleg zurück.
- App installieren und über das Kundenportal “Meine Versicherungen” registrieren
- Menüpunkt “Rechnungen einreichen” wählen
- Zwei Optionen: QR-Code oder Barcode scannen bei digitalen Arzt-Rechnungen, oder fotografieren für alle anderen Belege
- Belege in der App prüfen, einzelne Seiten lassen sich vor dem Senden noch löschen
- Sammelversand per “Einreichen”-Button
- Statusverfolgung unter “Rechnungsübersicht” mit Angaben zu Eingangszeit, Abrufstatus und Fehlerursachen
Besonderheit bei der DKV: Es gibt einen “Parkplatz” für Rechnungen. Belege können bewusst zurückgehalten werden, um Beitragsrückerstattung oder Selbstbehalt zu steuern. Wer einen Tarif mit Rückerstattung hat und erst die Selbstbeteiligung erreichen muss, profitiert davon.
Weitere Einreichungswege bei der DKV:
- Kundenportal “Meine Versicherungen”: Login und Uploadfunktion
- Belegupload ohne Login direkt auf der DKV-Website
- E-Mail an service@dkv.com, Anhang als Datei (PDF, JPG, PNG, TIFF und weitere Formate), nicht als eingebettetes Bild
- Post: DKV AG, 50594 Köln, möglichst Kopien ohne Heftungen
Versicherungsnummer genügt als Angabe, kein gesondertes Antragsformular nötig.
Was die DKV auf ihrer Checkliste für vollständige Rechnungen verlangt: Name des Patienten, Name und Berufsbezeichnung des Leistungserbringers, Diagnose, Behandlungstage, Gesamtbetrag, Gebührenziffern mit Leistungsbezeichnungen. Bei Medikamenten zusätzlich PZN, Packungsgröße und Preis. Bei Sehhilfen Dioptrienwerte und Einzelpreise.
Rechnungen einreichen bei der HanseMerkur
HanseMerkur arbeitet mit zwei Hauptkanälen: der ServiceApp und dem Postweg.
Ablauf per App:
Die HanseMerkur ServiceApp, auch als RechnungsApp oder Advigon RechnungsApp verfügbar, ermöglicht die fotobasierte Einreichung von Arztrechnungen, Verordnungen und Überweisungen. Mitarbeitende fotografieren die Belege und erhalten eine unmittelbare Eingangsbestätigung. Der Bearbeitungsstatus ist in der App nachverfolgbar.
Die häufigste Frage nach einer Einführung kommt nicht aus der Geschäftsführung, sondern aus der Belegschaft: wie reiche ich die Rechnung jetzt ein? Wer darauf keine klare Antwort hat, verliert genau hier die Nutzungsquote.
Einreichung per Post:
HanseMerkur Krankenversicherung, Leistungsabteilung, Postfach 30 24 50, 20308 Hamburg.
Für Fragen zur Einreichung und Bearbeitung: Kundenservice-Center 040 4119 1190, erreichbar 8 bis 20 Uhr.
Rechnungen einreichen bei der Hallesche
Die Hallesche setzt stark auf ihre App “Hallesche4u” und bietet zusätzlich E-Mail und Briefpost.
Ablauf per App:
- App laden und anmelden
- Beleg auf möglichst dunklem oder weißem Untergrund fotografieren, Schatten vermeiden, keine Knicke
- Kleinere Belege einzeln fotografieren
- Bei mehrseitigen Dokumenten Vorder- und Rückseiten nacheinander aufnehmen, dann “Abschließen” wählen
- Mehrere Dokumente lassen sich gesammelt mit einem Einreichvorgang per “Papierflieger”-Symbol übermitteln
Wichtig: Was per App eingereicht wurde, soll nicht zusätzlich per Post geschickt werden. Das führt zu Doppelverarbeitung.
Einreichung per E-Mail:
Bei gesetzlich versicherten Mitarbeitenden läuft die Abrechnung zuerst über die Krankenkasse. Erst den verbleibenden Betrag übernimmt die bKV.
Adresse: service@hallesche.de, Betreff mit Versicherungsnummer und Stichwort “Rechnungseinreichung”, Belege als einzelne Scans in PDF, JPG oder PNG, maximal 30 MB Gesamtgröße. Keine Cloud-Links, keine passwortgeschützten Anhänge.
Einreichung per Brief:
Hallesche Krankenversicherung a.G. auf Gegenseitigkeit, 70166 Stuttgart. Für die Briefeinreichung gibt es ein PDF-Formular “Kurzmitteilung für Rechnungen”, das oben auf die Unterlagen gelegt wird und Versicherungsnummer sowie Bankverbindung enthält.
Was die Hallesche auf Rechnungen prüft: Name der behandelten Person, durchgeführte Leistung mit Gebührenziffern, Datum der Leistungserbringung. Bei Rezepten für Arzneimittel: PZN, Apothekenstempel mit Datum, Preis. Bei Heil- und Hilfsmitteln: ärztliche Verordnung vor Behandlungsbeginn, Behandlungsbeginn innerhalb von 28 Tagen nach Verordnung.
Verjährung: Gesetzlich 3 Jahre, empfohlen wird Einreichung noch im Rechnungsjahr.
Rechnungen einreichen bei der Nürnberger
Die Nürnberger bietet mehrere digitale Wege und den klassischen Postweg.
Einreichungswege im Überblick:
Ich empfehle, den Weg der Rechnungseinreichung schon bei der Einführung schriftlich festzuhalten. Eine halbe Seite im Intranet erspart der Personalabteilung im ersten Jahr erstaunlich viele Rückfragen.
- Online-Formular auf der Kundenservice-Seite
- Kundenportal “MeineNÜRNBERGER” mit Vertragsübersicht und Schadenmeldung
- App “Easy Scan” für die fotobasierte Einreichung
- E-Mail an nkv-leistung@nuernberger.de mit Rechnung, Vertragsnummer und ggf. Bankverbindung
- Einreichung per Post
Ablauf per Easy Scan-App: Belege fotografieren und digital übermitteln. Wer die App nutzt, muss die Bankverbindung einmalig hinterlegen, falls sie noch nicht vorliegt. Das gilt ebenso für die E-Mail-Einreichung.
Rechnungen einreichen bei AXA
AXA hat die Rechnungseinreichung seit 2025 in die App My AXA Mobile integriert. Die frühere App “Meine Gesundheit” wurde eingestellt, My AXA Mobile übernimmt seitdem die Funktion.
Ablauf per App:
- App My AXA Mobile öffnen
- Rechnung oder Scan hochladen (Arztrechnung, Heil-/Kostenplan, AU-Bescheinigung)
- Bearbeitungsstatus bis zur Auszahlung nachverfolgen
- Bankverbindung und persönliche Daten lassen sich direkt in der App aktualisieren
Für bKV-Gruppenverträge gibt es zusätzlich ein eigenständiges bKV-Portal für Mitarbeitende. Über dieses Portal können Rechnungen von Ärzten, Krankenhäusern oder Zahnärzten elektronisch übermittelt werden. Originalbelege oder separate Leistungsformulare sind dabei nicht notwendig.
Rechnungen einreichen bei der Debeka
Die Debeka hat ihren Leistungsprozess stark digitalisiert und setzt auf die App “Debeka Gesundheit” als Primärkanal.
Ablauf per App:
- App herunterladen (Android und iOS), Servicenummer und persönliche Daten eingeben
- Aktivierungscode per Post anfordern, Code eingeben, dann mit Benutzername und Passwort einloggen
- Button “Belegerfassung” wählen
- Beleg per Barcode-Scan (für digitale Arzt-Rechnungen mit eA/eP-Codes), Fotoaufnahme oder PDF-Upload erfassen
- Qualität prüfen, fehlerhafte Seiten verwerfen und neu aufnehmen, dann “Beleg vollständig erfasst” wählen
- Mehrere Belege sammeln über “Beleg hinzufügen”, dann alles auf einmal per “Alles einreichen” übermitteln
- Push-Mitteilungen bei Eingang, Bearbeitung und Leistungsmitteilung, Bearbeitungsstand in der App sichtbar
Die App ermöglicht auch das Sammeln und spätere Einreichen, also bewusstes Zurückhalten von Belegen etwa für Beitragsrückerstattungs-Überlegungen.
Weitere Wege bei der Debeka:
Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Viele Anbieter empfehlen dennoch, Belege noch im Jahr der Behandlung einzureichen.
- Online-Formular “Leistungsauftrag” auf der Debeka-Website mit Upload von Scans oder E-Rechnungen
- Post mit Leistungsauftrag-Formular
- QR-Code-Verfahren für eA/eP-Codes auch auf diesem Weg möglich
bKV-Tarif für Ihr Team.
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- Ungebunden und kostenlos
Sollten Unternehmen die Rechnungseinreichung bei der bKV-Einführung vorstellen?
Ja, unbedingt. Das ist kein Nice-to-have, sondern der entscheidende Schritt zwischen einer bKV, die auf dem Papier gut klingt, und einer bKV, die tatsächlich genutzt wird.
In meinen Gesprächen mit Unternehmen höre ich regelmäßig, dass die Nutzungsquoten neuer bKVs in den ersten Monaten niedrig sind. Der häufigste Grund: Mitarbeitende wissen nicht, wie sie die erste Rechnung einreichen sollen. Sie probieren es einmal, stoßen auf eine Frage, für die sie keine schnelle Antwort bekommen, und legen das Thema beiseite.
Was beim Onboarding wirklich hilft:
- Eine kurze Live-Demo der App, entweder im Team-Meeting oder per kurzes Erklärvideo
- Klärung des bevorzugten Einreichungswegs des jeweiligen Anbieters, damit Mitarbeitende nicht zwischen vier Optionen wählen müssen
- Hinweis auf die Anforderungen an vollständige Rechnungen, bevor die erste Rechnung mit fehlender Diagnose zurückkommt
- Hinweis auf die Bankverbindung: Bei manchen Anbietern muss sie einmalig hinterlegt werden, das passiert am besten schon beim Einrichten der App
- Erklärung der QR-Code-Funktion bei Anbietern wie DKV und Debeka, weil diese Funktion viele Mitarbeitende nicht kennen und sie die Einreichung erheblich beschleunigt
Wer Mitarbeitende mit einer Präsentation durch die ersten Schritte in der App führt und gleichzeitig die häufigsten Fragen beantwortet, erhöht die Nutzungsquote spürbar. Eine bKV, die niemand nutzt, bindet keine Mitarbeitenden. Sie ist eine monatliche Ausgabe ohne Wirkung.
Ein praktischer Tipp für die Kommunikation: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden beim Onboarding auch, dass der Bearbeitungsstand in der App sichtbar ist. Das nimmt die Unsicherheit, ob eine Rechnung wirklich angekommen ist, und macht den Prozess greifbar. Die meisten Mitarbeitenden sind positiv überrascht, wie gut diese Funktionen bei allen großen Anbietern inzwischen umgesetzt sind.
Welcher Anbieter welchen Weg anbietet, sehen Sie im bKV-Anbietervergleich.
